Mẫu hóa đơn thương mại số 4 ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT‑BTC là loại hóa đơn thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Khi làm hóa đơn, kế toán cần tuân thủ các quy định về thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn thương mại. Các kế toán có thể tìm hiểu sâu hơn qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây. 

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI) là chứng từ thương mại do người bán lập và gửi cho người mua để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong thương mại quốc tế và nội địa, loại hóa đơn này mang những vai trò trọng yếu sau:

• Khai báo hải quan và tính thuế: Là căn cứ bắt buộc để cơ quan Hải quan tiến hành áp mã, tính thuế suất khi xuất, nhập khẩu hàng hóa. Chứng từ này thường đi kèm với hóa đơn vận chuyển (Bill of Lading) và các giấy tờ XNK khác.
• Căn cứ thanh toán và đối chiếu: Là bằng chứng pháp lý thể hiện rõ các điều kiện giao dịch bao gồm: mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, đơn vị tiền tệ, điều kiện giao hàng (Incoterms), và điều kiện thanh toán. Các bên liên quan như ngân hàng (khi mở L/C), công ty bảo hiểm và đơn vị vận chuyển sẽ dựa vào đây để đối chiếu thông tin.
• Giải quyết khiếu nại: Khi xảy ra tranh chấp hoặc tổn thất lô hàng, hóa đơn thương mại là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện khiếu nại.

Xem thêm: Hóa Đơn Thương Mại Điện Tử Là Gì?

2. Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất

Hiện nay, mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất (Commercial Invoice – CI) trong xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế là mẫu tham khảo số 4 ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT‑BTC về hóa đơn, chứng từ, áp dụng từ 01/06/2025. 

3. Phân biệt 8 loại hóa đơn thương mại phổ biến tại Việt Nam

Để tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán và làm thủ tục hải quan, bạn cần phân biệt rõ 8 loại hóa đơn sau: 

Xem thêm: Hóa Đơn Thương Mại Điện Tử Được Lập Khi Nào?

4. Quy định về các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn thương mại

Theo Thông tư 32/2025/TT‑BTC hướng dẫn Nghị định 123/2020/NĐ‑CP về hóa đơn, chứng từ, các thông tin bắt buộc trên một hóa đơn thương mại phải gồm các nhóm nội dung sau. Đây là các yêu cầu chung, áp dụng cho cả hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hóa đơn GTGT/bán hàng dùng trong giao dịch thương mại. 

Thông tin người bán

• Tên người bán (tổ chức, cá nhân).
• Địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ giao dịch.
• Mã số thuế (MST) của người bán.

Thông tin người mua

• Tên người mua (tổ chức, cá nhân, đối tác nước ngoài).
• Địa chỉ người múa (nếu có).
• Mã số thuế (nếu người mua là đối tượng nộp thuế, tổ chức trong nước).

Số hóa đơn và ngày lập

• Số hóa đơn (theo thứ tự, không được trùng, thiếu số).
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn (phải là thời điểm giao dịch, giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ).

Thông tin hàng hóa/dịch vụ

• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng.
• Đơn giá, thành tiền chưa có thuế (nếu có thuế GTGT).
• Thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu là hóa đơn GTGT hoặc có áp thuế).
• Tổng cộng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế nếu có).

Thông tin thanh toán

• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ…).
• Số tài khoản, ngân hàng (nếu có chuyển khoản).
• Số chứng từ thanh toán kèm (nếu có, ví dụ: số biên lai, số phiếu thu…).

Chữ ký, chức danh người lập và ký

• Chữ ký hoặc chữ ký điện tử của người bán (hoặc người đại diện theo pháp luật).
• Chức danh người ký (nếu là người không phải là chủ/DN).
• Tên, chữ ký (hoặc chữ ký điện tử) của người mua khi có yêu cầu (theo mẫu hóa đơn, thường là hóa đơn bán hàng nội địa).

Mã số, ký hiệu (nếu có mã cơ quan thuế)

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
• Mã số tra cứu hóa đơn (QR code hoặc mã trên hóa đơn điện tử).

Ghi chú riêng cho hóa đơn thương mại/XNK

Đối với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) dùng trong XNK, ngoài các nội dung bắt buộc trên, thường phải ghi thêm:

• Số hợp đồng ngoại, Incoterms, cảng đi/đến, phương thức vận chuyển.
• Loại ngoại tệ, tỷ giá quy đổi (nếu cần cho kế toán, thuế).
• Ghi chú “Hàng xuất khẩu không chịu thuế GTGT” hoặc “Dịch vụ xuất khẩu…”.

Tìm hiểu thêm: Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thương mại tốt nhất năm 2026

5. Những lưu ý quan trọng khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại

Để tránh rủi ro bị cơ quan thuế phạt, hải quan giữ hàng hoặc ngân hàng từ chối thanh toán (đặc biệt là phương thức L/C), kế toán và nhân viên XNK cần lưu ý các điểm sau:

Kiểm tra thông tin người bán và người mua

• Người bán phải là người thụ hưởng L/C hoặc tổ chức nêu trong hợp đồng. Nếu là bên thứ ba, trong L/C phải ghi rõ điều kiện chấp nhận hóa đơn do bên thứ ba lập.
• Tên, địa chỉ, MST người mua phải khớp hoàn toàn giữa L/C, hợp đồng, vận đơn (B/L). Mọi thay đổi về người nhận hàng phải được sửa đổi bằng văn bản thỏa thuận hợp đồng/LC.

Nội dung hàng hóa và giá cả

• Mô tả hàng hóa trên CI phải khớp chính xác với tên hàng, mã HS, kiểu dáng, ký mã hiệu trong L/C. Việc mô tả chi tiết hơn L/C được chấp nhận, nhưng nếu sơ sài hoặc sai lệch sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán.
• Số lượng, đơn giá, đơn vị tính và tổng trị giá phải phù hợp với thực tế giao hàng (khớp với Packing list và Bill of Lading), đồng thời không được vượt quá dung sai cho phép của L/C.

Điều kiện giao hàng và loại tiền tệ

• Ghi rõ điều kiện cơ sở giao hàng (Incoterms: FOB, CIF, DDP…) và loại ngoại tệ. Nếu ghi đồng thời ngoại tệ và VND, tỷ giá quy đổi phải rõ ràng, chính xác theo quy định kế toán.
• Tổng trị giá phải đúng với bản chất Incoterms.

Tính hợp lệ, ngày lập và chữ ký

• Số hóa đơn là duy nhất. Ngày lập phải nằm trong thời hạn cho phép của L/C/Hợp đồng và không được quá xa thời gian giao hàng thực tế.
• Tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa tự ý. Nếu có sửa đổi bổ sung phải được ký và đóng dấu xác nhận rõ ràng.
• Đảm bảo chữ ký, chức danh đầy đủ (hoặc chữ ký điện tử hợp lệ). Nếu L/C không yêu cầu chữ ký thì có thể bỏ qua nhưng vẫn phải đảm bảo tính hợp lệ theo quy tắc UCP (Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ).

Đối chiếu hệ thống chứng từ và quy định thuế Việt Nam

• Luôn đối chiếu chéo: Kiểm tra tính nhất quán giữa Commercial Invoice với Hợp đồng, L/C, vận đơn, packing list, chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm dịch và bảo hiểm.
• Đối với hàng nhập khẩu: Đảm bảo CI có đủ căn cứ hợp pháp để hạch toán giá vốn, tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào. File điện tử (PDF/XML) phải tuân thủ đầy đủ thông tin của Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Đối với hàng xuất khẩu: Kiểm tra kỹ dòng trạng thái “Hàng xuất khẩu không chịu thuế GTGT”, đảm bảo khớp với hóa đơn GTGT điện tử truyền lên cơ quan thuế.

Xử lý các mẫu hóa đơn thương mại chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và một tư duy đối chiếu sắc bén giữa hàng loạt chứng từ liên quan. Tuy nhiên, khi đã nắm vững các nguyên tắc cốt lõi và những lưu ý quan trọng, áp lực từ những mùa quyết toán thuế sẽ không còn là rào cản đối với các kế toán.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “mẫu bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn