Chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh là các khoản phí thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh. Yêu cầu phải có hóa hơn và chứng từ hợp pháp nếu muốn được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết những điều cần biết về chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh ngay trong bài viết này!

1. Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh là gì?

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh là các khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và phù hợp với quy mô kinh doanh. Những chi phí này được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNCN.​

Để được công nhận là chi phí hợp lý, khoản chi này phải phát sinh thực tế và liên quan đến ngành nghề đăng ký kinh doanh. Đồng thời đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật. Mức chi phải hợp lý so với quy mô, tránh trường hợp bất thường như chi quảng cáo quá lớn với hộ nhỏ lẻ.​ 

2. Chi phí hợp lý khi tính thuế hộ kinh doanh 2026

Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh:

2.1 Chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh

Chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh bao gồm các khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Yêu cầu là có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Những chi phí này giúp xác định thu nhập chịu thuế TNCN (doanh thu trừ chi phí).​ Các khoản chi được trừ bao gồm:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa sử dụng cho kinh doanh.​
• Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.​
• Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ kinh doanh.​
• Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, internet, vận chuyển, thuê tài sản.​
• Chi phí lãi vay vốn sản xuất kinh doanh từ tổ chức tín dụng.​
• Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp kinh doanh có chứng từ hợp pháp.​

2.2 Chi phí không được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh

Chi phí không được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh là các khoản chi không đáp ứng điều kiện hợp lý, thiếu chứng từ hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh. Những khoản này bị loại khỏi phần trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

• Chi phí cá nhân của chủ hộ như ăn uống, du lịch, sinh hoạt gia đình.​
• Chi phí thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.​
• Chi không liên quan trực tiếp đến kinh doanh, như phạt vi phạm hành chính.​
• Tiền lương, thưởng của chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ.​
• Khấu hao tài sản cố định vượt mức quy định hoặc không phục vụ kinh doanh.​

Xem thêm: Mức phạt chậm kê khai thuế hộ kinh doanh

3. Phương pháp tính thuế hộ kinh doanh 2026

Từ năm 2026, hộ kinh doanh áp dụng các phương pháp tính thuế mới theo Luật Thuế GTGT và TNCN sửa đổi, với ngưỡng doanh thu chịu thuế nâng lên 500 triệu đồng/năm, bỏ thuế khoán và chuyển sang tự kê khai. Hộ kinh doanh được phân nhóm dựa trên doanh thu để chọn phương pháp phù hợp, sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc.​

• Dưới 500 triệu đồng/năm: Miễn thuế GTGT và TNCN.​
• 500 triệu – 3 tỷ đồng/năm: Tính trực tiếp theo tỷ lệ % trên doanh thu (GTGT và TNCN tùy ngành nghề) hoặc theo thu nhập (doanh thu trừ chi phí hợp lý × 15%).​
• Trên 3 tỷ – 50 tỷ đồng/năm: Theo thu nhập tính thuế × 17% (thu nhập = doanh thu – chi phí hợp lý).​
• Trên 50 tỷ đồng/năm: Theo thu nhập tính thuế × 20%.​

Công thức tính thuế chính như sau: 

• Thuế GTGT = Doanh thu chịu thuế x tỷ lệ % (1-5% tùy ngành, phương pháp trực tiếp).​
• Thuế TNCN = (Doanh thu – chi phí hợp lý) x thuế suất lũy tiến hoặc tỷ lệ % trên doanh thu.​

Hộ cần kê khai theo tháng/quý, quyết toán năm, có thể sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử. Khi hạch toán chi phí phải có chứng từ đầy đủ, mở tài khoản ngân hàng riêng và nộp thuế điện tử. Nếu doanh thu thay đổi nhóm, hộ cần điều chỉnh phương pháp kịp thời để tránh phạt

4. Hóa đơn, chứng từ cần có để ghi nhận chi phí hợp lý

Để ghi nhận chi phí hợp lý, hộ kinh doanh cần chuẩn bị hóa đơn và chứng từ như sau. Những chứng từ này chứng minh tính thực tế, hợp pháp và liên quan trực tiếp đến kinh doanh khi cơ quan thuế kiểm tra.​

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử từ nhà cung cấp.​
• Biên bản bàn giao, hợp đồng thuê mướn tài sản, dịch vụ.​
• Bảng lương, chứng từ khấu trừ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.​
• Phiếu nhập/xuất kho, bảng kiểm kê hàng tồn kho đầu kỳ (đặc biệt năm 2026).​
• Sao kê ngân hàng hoặc ủy nhiệm chi cho thanh toán lớn.​

Một số chi phí không hóa đơn vẫn được trừ nếu thuộc 5 trường hợp theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, như mua nông sản từ người sản xuất nông nghiệp. Hộ phải lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm và ghi sổ theo mẫu HKD (S2a, S2b-HKD). 

Xem thêm: Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế không?

5. Cách quản lý chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh hiệu quả

Việc quản lý chi phí hợp lý sẽ dễ dàng hơn khi hộ kinh doanh áp dụng các phương pháp như sau: 

• Ghi nhận doanh thu, chi phí theo mẫu sổ kế toán HKD (S2a, S2b-HKD) theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. 
• Phân loại chi phí thành hợp lý (nguyên liệu, lương, khấu hao) và không hợp lý (cá nhân, phạt). 
• Rà soát định kỳ để loại bỏ chi phí bất thường so với quy mô kinh doanh.​
• Sử dụng phần mềm kế toán như EasyInvoice để tự động hóa theo dõi và xuất báo cáo.​
• Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh, ưu tiên thanh toán chuyển khoản để dễ chứng minh.​
• Thuê dịch vụ kế toán định kỳ nếu doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm.​
• Theo dõi dòng tiền hàng tháng, dự phòng 15-20% cho thuế và chi phí phát sinh.
• Điều chỉnh giá bán nếu chi phí tăng, kiểm tra chứng từ trước kê khai để tránh loại trừ. 
• Đào tạo thói quen ghi chép từ đầu năm để tuân thủ quy định mới và giảm rủi ro kiểm tra thuế.​

Việc quản lý chi phí hợp lý không chỉ giúp giảm thuế mà còn tăng tính minh bạch, hỗ trợ hộ kinh doanh phát triển bền vững theo quy định mới 2026. Do đó bạn hãy chuẩn bị sớm và đầy đủ để tránh phạt và tối ưu nghĩa vụ thuế hiệu quả.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Hộ kinh doanh đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để xuất hóa đơn nhanh, đúng quy định và quản lý bán hàng dễ dàng ngay từ hôm nay.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn