Từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam sẽ chuyển sang tự kê khai và nộp thuế theo quy định mới. Sự thay đổi này nhằm minh bạch hóa quản lý thuế, giúp hộ kinh doanh được khấu trừ chi phí hợp lý và giảm gánh nặng thuế nếu doanh thu thực tế thấp. Cùng EasyInvoice tìm hiểu 6 lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế bên dưới đây nhé. 

1. Vì sao hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ mắc lỗi?

Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ mắc lỗi do nhiều nguyên nhân liên quan đến sự thay đổi về quy trình, chế độ kế toán và yêu cầu chứng từ hợp pháp, hợp lệ. 

• Khi chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định, trong khi trước đó ở hình thức thuế khoán, việc này thường rất đơn giản, không yêu cầu nhiều về sổ sách và chứng từ. Việc này gây khó khăn cho các hộ kinh doanh vì thường quy mô nhỏ, không có đủ nhân sự hoặc kinh nghiệm để quản lý kế toán đúng chuẩn.​
• Hộ kinh doanh quen với phương pháp thuế khoán là nộp thuế cố định, không cần chứng từ phức tạp nên khi chuyển sang kê khai phải chứng minh doanh thu, chi phí thực tế. Điều này dễ gây sai sót, thiếu sót do thiếu kiến thức hoặc lúng túng trong việc lưu trữ, lập hóa đơn và báo cáo thuế đúng cách.​
• Việc kê khai thuế theo phương pháp mới cũng đòi hỏi hiểu biết về các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải khấu trừ đầu vào – đầu ra, điều mà hộ kinh doanh trước đây không làm, nên gây khó khăn và mắc lỗi kê khai.​
• Do thói quen và tâm lý ngại phức tạp, ngại minh bạch, nhiều hộ kinh doanh chưa thích nghi kịp với quy định mới và công nghệ hỗ trợ kê khai thuế điện tử nên dễ dẫn đến lỗi.

Xem ngay: Từ 2026 Bỏ Thuế Khoán: Hộ Kinh Doanh Cần Chuẩn Bị Gì Để Kê Khai Thuế Đúng Quy Định

2. 6 lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế

Dựa trên kinh nghiệm từ các đợt chuyển đổi thí điểm và phản hồi từ cơ quan thuế, dưới đây là 6 lỗi phổ biến nhất mà hộ kinh doanh hay mắc phải khi kê khai thuế.

2.1 Không nắm rõ nghĩa vụ thuế khi chuyển sang phương pháp kê khai

Nhiều hộ kinh doanh nghĩ rằng chuyển sang kê khai chỉ thay đổi cách nộp tiền, mà không hiểu đầy đủ các nghĩa vụ như đăng ký phương pháp thuế, lập sổ sách kế toán tối thiểu theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

• Nguyên nhân: Thiếu thông tin cập nhật từ cơ quan thuế hoặc không tham gia hội thảo hướng dẫn.
• Hậu quả: Bị từ chối khấu trừ chi phí, dẫn đến nộp thuế cao hơn thực tế và phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng.
• Cách tránh: Đăng ký nhận thông báo từ Cục Thuế địa phương và tham gia các khóa đào tạo miễn phí trên cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

2.2 Không ghi chép đầy đủ doanh thu – chi phí hằng ngày

Đây là lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh kê khai thuế, với việc khai sai doanh thu dù vô ý hay cố tình.

• Nguyên nhân:
  • Ghi chép thủ công bằng sổ tay, dễ tính nhầm.
  • Bỏ sót doanh thu phát sinh từ bán hàng online.
  • Cố tình che giấu để giảm thuế.

• Hậu quả: Truy thu thuế + phạt 0,03%/ngày chậm nộp, thậm chí truy cứu hình sự nếu nghiêm trọng.
• Cách tránh: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động ghi nhận; đối chiếu định kỳ với sao kê ngân hàng.

2.3 Lỗi không nộp tờ khai thuế đúng hạn

Đôi khi khi quá bận rộn, có thể hộ kinh doanh sẽ quên mất mốc nộp tờ khai GTGT/TNCN hàng tháng/quý hoặc thuế môn bài trước 30/1 hàng năm.

• Quy định cụ thể: Tờ khai tháng cần nộp trước ngày 20 tháng sau; quý trước ngày 30 quý sau.
• Hậu quả: Phạt từ 2-8 triệu đồng/lần, cộng lãi chậm nộp 0,03%/ngày.
• Cách tránh: Thiết lập lịch nhắc nhở trên Google Calendar hoặc dùng app kê khai thuế điện tử; thuê dịch vụ kế toán nếu cần.

Xem thêm: Hướng Dẫn Kê Khai Thuế Hộ Kinh Doanh Trên HTKK

2.4 Không lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Lỗi này thường hay gặp ở những hộ kinh doanh nhỏ lẻ, thường chỉ nhớ trong đầu hoặc ghi sổ đơn giản mà không có hóa đơn hay lưu trữ giấy tờ rõ ràng khiến việc khó chứng minh khi kiểm tra. 

• Hậu quả: Chi phí không được khấu trừ, thuế tăng vọt; bị đưa vào danh sách giám sát.
• Cách tránh: Lưu trữ điện tử qua Google Drive; áp dụng sổ sách kế toán đơn giản theo mẫu của Bộ Tài chính.

2.5 Sai sót khi kê khai thuế GTGT và TNCN

Với việc kê khai thuế gặp nhiều thiếu sót, lỗi tính toán khấu trừ đầu vào – đầu ra sai hoặc không phân bổ đúng thuế TNCN cho thành viên hộ,…. hộ kinh doanh đều có thể sẽ phải đối mặt với việc bị truy thu thuế và xử phạt. 

• Nguyên nhân: Không nắm rõ tỷ lệ khấu trừ, không kê khai đúng với khoản doanh thu phát sinh, “giấu” doanh thu.
• Hậu quả: Truy thu + phạt phần trăm số thuế sai; mất uy tín với cơ quan thuế; trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy cứu hình sự. 
• Cách tránh: Sử dụng công cụ tính thuế online từ Tổng cục Thuế; đối chiếu với ngân hàng và các hóa đơn đầu ra.

2.6 Không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định

Từ 1/6/2025, hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nhưng nhiều hộ vẫn dùng hóa đơn giấy truyền thống.

• Nguyên nhân: Chưa quen công nghệ hoặc thiếu thiết bị.
• Hậu quả: Phạt 4-8 triệu đồng/lần vi phạm; hóa đơn không hợp lệ, không khấu trừ được thuế.
• Cách tránh: Chuyển ngay sang giải pháp như hóa đơn máy tính tiền EasyInvoice – phần mềm tự động hóa hóa đơn điện tử, kết nối trực tiếp với máy tính tiền, giúp bạn tuân thủ 100% quy định mà không tốn kém. Với giao diện đơn giản, EasyInvoice hỗ trợ hộ kinh doanh nhỏ lẻ ghi nhận doanh thu realtime và xuất báo cáo thuế chỉ trong vài cú click.

Phía trên là 6 lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế. Chuyển từ thuế khoán sang kê khai là cơ hội để hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí thuế, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh lỗi phạt không đáng có.

Xem thêm: Từ Năm 2026, Hộ Kinh Doanh Sẽ Tính Thuế Theo 3 Nhóm Mới

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “6 lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, tránh sai sót.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn