Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ngày càng phổ biến tại các hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ ăn uống… Tuy nhiên, trong quá trình lập và phát hành hóa đơn, sai sót là điều khó tránh khỏi. Bài viết sau của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn máy tính tiền, các lỗi thường gặp và cách xử lý khi hóa đơn từ máy tính tiền bị sai sót để tránh bị xử phạt.

1. Hiểu đúng về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1.1 Hóa đơn từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Lưu ý:

Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

(Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP)

Tìm hiểu ngay: Lợi Ích Của Hóa Đơn Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Với Hộ Kinh Doanh Nhỏ Lẻ

1.2 Đối tượng sử dụng hóa đơn máy tính tiền

Căn cứ tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

[…]

Như vậy, từ 01/6/2025, 05 trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cụ thể như sau:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên (theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).

(2) Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe có động cơ khác).

(3) Nhà hàng, ăn uống, khách sạn.

(4) Dịch vụ vận tải hành khách và các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.

(5) Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

2. Những lỗi sai hóa đơn máy tính tiền thường gặp

– Sai sót về tên, địa chỉ của người mua 

– Sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

–  Trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng

-Nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót

-Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của CQT) lập sai.

3. Hướng dẫn xử lý khi hóa đơn từ máy tính tiền bị sai sót

 Bước 1. Xác định loại sai sót và mức độ ảnh hưởng

– Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai:

+ Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

– Trường hợp sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin về hàng hóa (quy cách, chất lượng, chủng loại): Cần xác định để lựa chọn cách xử lý phù hợp (điều chỉnh hoặc thay thế) theo hướng dẫn tại các bước 2 đến bước 6.

(ii) Bước 2. Chọn hình thức xử lý phù hợp

– Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi chỉ cần sửa một hoặc một số thông tin; có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.

– Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi nội dung hóa đơn cũ sai toàn bộ hoặc sai nhiều thông tin quan trọng, không thể chỉ điều chỉnh cục bộ.

– Nguyên tắc áp dụng:

+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

+ Trường hợp hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.

– Bước 3. Thể hiện thông tin hóa đơn cũ trên hóa đơn mới

+ Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi:  “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

+ Trên hóa đơn thay thế phải ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

– Bước 4. Xử lý trường hợp nhiều hóa đơn sai cùng kỳ

Nếu nhiều hóa đơn cùng sai sót và cùng khách hàng, thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

– Bước 5. Hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế và khách hàng

+ Ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

+ Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc diện cấp mã).

+ Đồng thời, gửi hóa đơn mới cho khách hàng để lưu trữ, sử dụng.

+ Trường hợp người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh/thay thế phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

+ Trường hợp người mua là cá nhân: chỉ cần thông báo cho người mua hoặc công bố trên website (nếu có).

– Bước 6. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ:

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải lưu giữ: Hóa đơn gốc (sai sót), Hóa đơn điều chỉnh/thay thế, Bảng kê (nếu có), Biên bản xác nhận với khách hàng (nếu lập).

Hồ sơ này sẽ phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.

(Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Tìm hiểu thêm: Hộ Kinh Doanh Không Có Hóa Đơn Đầu Vào Thì Có Được Xuất Hóa Đơn Bán Ra Không?

4. Mức phạt không áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh

Kể từ ngày 01/06/2025 trường hợp hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn.

Theo đó, cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật. Mức xử phạt không áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh như sau:

(1) Trường hợp không đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Hộ kinh doanh không đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế:

– Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 (đồng) đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn quy định tại Điểm d, Khoản 4 Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

– Phạt tiền từ: 5.000.000 – 10.000.000 (đồng) đối với hành vị không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định tại (theo Khoản 3, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

(2) Trường hợp đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền:

– Phạt tiền từ: 2.000.000 – 4.000.000 (đồng) (theo Điểm g, Khoản 4, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

(3) Các hình thức phạt khác

Ngoài phạt tiền, hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng cố tình không thực hiện còn có thể bị buộc thực hiện biện pháp xử phạt khác như:

– Tạm dừng hoạt động kinh doanh.

– Cơ quan thuế thực hiện cưỡng chế, gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn giấy nếu còn sử dụng hoặc áp dụng biện pháp khác theo Luật Quản lý thuế.

Để tránh bị phạt, hộ kinh doanh nên chủ động cập nhật quy định, lựa chọn thiết bị phù hợp và phối hợp với cơ quan thuế để triển khai kịp thời.

5. Cách để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn từ máy tính tiền

Để giảm thiểu rủi ro sai sót, các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nên:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục Thuế chấp nhận.
• Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa, khách hàng trước khi phát hành.
• Phân quyền rõ ràng cho nhân viên trong thao tác lập hóa đơn.
• Đào tạo định kỳ cho bộ phận bán hàng và kế toán.

Giải pháp gợi ý: Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – được Tổng cục Thuế chấp thuận kết nối trực tiếp với máy tính tiền, hỗ trợ tự động lập, phát hành và truyền dữ liệu hóa đơn. EasyInvoice còn có chức năng điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót nhanh chóng, giúp người bán tuân thủ quy định mà không mất nhiều thời gian thao tác thủ công.

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Xử Lý Khi Hóa Đơn Từ Máy Tính Tiền Bị Sai Sót“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật đúng quy định thuế mới nhất

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn