Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh đã trở thành yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử còn tăng tính minh bạch, thuận tiện trong quản lý thuế. Bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới, cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.

1. Quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh theo nghị định 70/2025/NĐ-CP

1.1 Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Lưu ý:

Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

(Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP)

1.2 Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hộ kinh doanh

Căn cứ theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền phải có các nội dung bắt buộc như sau:

(1) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

Trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân xuất hóa đơn.

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua

Trường hợp người mua yêu cầu thì người bán phải ghi thêm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân, số điện thoại của người mua theo quy định. 

(3) Thông tin về hàng hóa dịch vụ

Trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải có các thông tin về hàng hóa dịch vụ gồm:

• Tên hàng hóa, dịch vụ; 
• Đơn giá;
• Số lượng hàng hóa, dịch vụ;
• Giá thanh toán.

Ngoài ra, tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng. 

(4) Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là thông tin quan trọng làm căn cứ xác định thời điểm kê khai, kỳ tính thuế… do đó hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc có nội dung này. 

(5) Mã của cơ quan thuế hoặc thông tin để truy xuất

Theo quy định trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin.

Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

Xem ngay: Những Thay Đổi Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

2. Cách đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần gửi yêu cầu đăng ký hoá đơn điện tử lên cơ quan thuế. Cụ thể:

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn

Thực hiện đăng ký trên trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử

• Bước 1: Đăng nhập trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
• Bước 2: Chọn ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu rồi bấm gửi

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai hệ thống sẽ gửi email thông báo việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Nếu được chấp nhận tờ khai đăng ký hộ kinh doanh sẽ nhận được email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử

Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

Đối với các trường hợp có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý khi thực hiện: Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định khi tờ khai được chấp nhận hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

Xem thêm: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

3. Cách xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

3.1 Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu hộ kinh doanh đã chủ động triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, việc xuất hóa đơn sẽ tuân theo quy trình chung sau:

a. Thủ tục ban đầu: Đăng ký mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (nếu không dùng Cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế).

Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn (nội dung, hình thức, ký hiệu, số thứ tự…).

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế qua cổng etax.gdt.gov.vn, kèm theo:

• Mẫu hóa đơn (file XML, PDF đính kèm).
• Quyết định sử dụng hóa đơn.
• Hợp đồng cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có).

Lưu ý: Hóa đơn chỉ được sử dụng sau khi cơ quan thuế chấp thuận và cấp mã số hóa đơn điện tử.

b. Lập và gửi hóa đơn

• Sau khi được cấp phép, hộ kinh doanh có thể phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký.
• Dữ liệu hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ tùy cấu hình hệ thống.
• Hộ kinh doanh nên kiểm tra thường xuyên mục “Tra cứu hóa đơn” trên Cổng thuế điện tử để đảm bảo hóa đơn đã được tiếp nhận hợp lệ.

3.2 Trường hợp chưa đăng ký – Xuất hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhỏ chưa sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng (thường là doanh nghiệp), họ có thể xin cấp hóa đơn điện tử lẻ từ cơ quan thuế.

a. Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ bao gồm:

Theo Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ hoặc chứng từ chứng minh giao dịch (nếu có).
• Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Căn cước công dân hoặc CMND của người đại diện.

Nếu không có hợp đồng, cơ quan thuế vẫn có thể cấp hóa đơn nếu xét thấy giao dịch là hợp lý và có đủ thông tin.

b. Cách nộp hồ sơ

Có 2 cách nộp:

• Trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế.
• Nộp qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn

Sau khi được duyệt, Chi cục Thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã, hộ kinh doanh có thể in hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng theo định dạng điện tử (PDF, XML…).

Một số lưu ý quan trọng:

• Hóa đơn chỉ có giá trị khi được cấp mã của cơ quan thuế và thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc (tên hộ kinh doanh, MST, hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thuế suất…).
• Không nên tự ý viết tay hoặc in hóa đơn nếu chưa có sự cho phép, vì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Đăng Ký Hộ Kinh Doanh 2025: Cần Lưu Ý Gì Để Tránh Sai Sót?

4. Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể

Bạn có thể tham khảo các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể dưới đây:

4.1 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng

Áp dụng cho hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng mẫu số 01. Đây là mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể phổ biến cho các giao dịch cần khấu trừ thuế.

4.2 Hóa đơn điện tử bán hàng

Dành cho hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, sử dụng mẫu số 02. Mẫu này đơn giản, phù hợp với các giao dịch bán hàng thông thường.

4.3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Dùng để ghi chép xuất kho và vận chuyển, lập theo mẫu số 03, áp dụng theo Điều 2 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Mẫu này đảm bảo ghi rõ thông tin xuất kho, vận chuyển, phương tiện, và người vận chuyển.

4.4 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù

Áp dụng cho các trường hợp đặc thù, không yêu cầu đầy đủ nội dung, lập theo mẫu số 04 (theo Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC).

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Cách Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Hộ Kinh Doanh“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn