Trong kinh doanh, chi phí là một phần rất quan trọng không thể thiếu. Nhưng đôi khi, chi phí bỏ ra vượt quá mức cần thiết mà không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thì sẽ gây lãng phí. Thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay thì lãng phí được coi là “chất độc” giết chết doanh nghiệp dần dần. 

Vậy làm thế nào để tránh lãng phí và giải pháp khắc phục là gì? Cùng EasyInvoice theo dõi bài viết dưới đây để biết 6 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang lãng phí nhé!

>>> Xem thêm:

• Hóa đơn điện tử
• Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay
• Quy định về xử lý hóa đơn đầu vào kê khai sót năm 2021

1. Không phát huy hết năng lực của nhân viên

Shark Hưng đã từng chia sẻ rằng: “Nếu bạn tuyển nhân viên mà không thể khai thác 100%, 120%, 150% năng lực của họ, chứng tỏ bạn đang lãng phí nghiêm trọng và tự khắc nhân viên cũng thấy chán nản và bỏ bạn. Vì vậy, người lao động không chỉ cần tiền khi đi làm mà họ còn cần được thể hiện bản thân và được tôn vinh”.

Chính vì vậy, bạn phải khai thác được tối thiểu 100% năng lực nhân viên của doanh nghiệp mình và được phụ thuộc vào 4 yếu tố sau:

– Xét năng lực khi phỏng vấn: sắp xếp đúng vị trí, sản phẩm, địa điểm phù hợp với mỗi nhân viên;

– Ngoài mức lương tương xứng, nên trả thêm cho họ khoản lương khích lệ và thưởng KPI để thúc đẩy cố gắng;

– Không quên tặng nhân viên những câu khen và động viên khi họ hoàn thành công việc;

– Tạo môi trường làm việc giúp nhân viên thỏa sức sáng tạo, không nên chỉ giao việc và điều động họ làm việc;

2. Sử dụng quá nhiều “giấy” trong văn phòng làm việc

 “Giấy” được coi là rào cản lớn của doanh nghiệp trong việc mở rộng và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Bởi lẽ chi phí giấy, in ấn, chi phí vận chuyển, chi phí thời gian tạo lập – quản lý hồ sơ, đơn từ – đề xuất, hóa đơn hay chứng từ chiếm đến 80% chi phí của phòng hành chính hàng năm. Ở thế kỉ 21, sử dụng “giấy” đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ mãi dậm chân tại chỗ.

Vì vậy, việc số hóa giấy tờ và số hóa là giải pháp hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ dữ liệu, đơn từ, chứng từ sang hình thức điện tử. Với chứng từ và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được:

– Không gian lưu trữ tài liệu giấy;

– Thời gian khởi tạo và chuyển phát chứng từ;

– Chi phí giấy và in ấn hàng năm;

– Khả năng chia sẻ dữ liệu với đội nhóm;

– Chi phí nhân sự quản lý tài liệu, chứng từ giấy;

– Chi phí phát sinh sai sót, bồi thường và tiền phạt;

3. Doanh nghiệp không có kế hoạch kinh doanh bài bản 

Việc doanh nghiệp không có kế hoạch kinh doanh một cách bài bản gây lãng phí thời gian xử lý công việc cũng như chi phí đầu vào và chi phí nhân sự. Nếu không có kế hoạch kinh doanh cụ thể, nhà quản lý sẽ không thể phân bổ công việc chi tiết cho nhân viên dẫn đến nhân viên không biết phải làm gì và cần phải phối hợp với ai. Điều này dẫn đến tiến độ công việc bị chậm, gây tổn thất về chi phí và làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

4. Chưa đơn giản hóa quy trình làm việc 

Phức tạp và thủ công là hai rào cản lớn ăn mòn quỹ thời gian và ngân sách của bạn. Áp dụng công nghệ vào kinh doanh là cách đơn giản hóa quy trình làm việc duy nhất, hạn chế sai sót dẫn đến lãng phí. Thời đại công nghệ 4.0, phần mềm công nghệ đảm bảo chính xác 100%, giúp tạo lập nhanh chóng – quản lý khoa học – ký gửi online cho khách hàng dễ dàng hơn. 

5. Tồn kho quá nhiều gây lãng phí 

Lãng phí do tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí kho bãi, quản lý và bảo vệ. Ngoài ra, tồn kho quá lớn gây ra lãng phí chi phí do hàng hóa hư hỏng, hết hạn hoặc mất không rõ nguyên nhân.

Vì vậy, việc quản lý đảm bảo tồn kho giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro lãng phí. Phần mềm quản lý tồn kho là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp bán lẻ, phân phối,… bởi nó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch hàng nhập và bán ra, cân nhắc số lượng tồn kho hợp lý.

6. Quy trình làm việc không ứng dụng công nghệ 

Công nghệ giúp doanh nghiệp giảm 80% trong việc xử lý các công việc thủ công như giao việc, đánh giá KPI, chấm công, tính lương,… trên sổ sách. Vì vậy, phần mềm công nghệ được phát triển mạnh mẽ giúp doanh nghiệp khắc phục được tình trạng lãng phí trong kinh doanh này của doanh nghiệp.

Trong thời kỳ đại dịch Covid 19 đang diễn biến căng thẳng, Công nghệ vẫn không ngừng phát triển và trở thành làn sóng mạnh mẽ, được đầu tư tăng 59% so với 3 năm trước. Chính vì thế, không tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ sẽ là một thiếu sót lớn đối với doanh nghiệp.

Lãng phí trong kinh doanh là điều mà không một doanh nghiệp nào mong muốn. Qua bài viết trên đây, EasyInvoice mong các doanh nghiệp nhanh chóng có giải pháp khắc phục những khoản chi phí lãng phí trong kinh doanh của mình.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiêp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice