Khi sử dụng hóa đơn điện tử nhưng khi gửi thì không được cấp mã thì là gặp lỗi gì? Xử lý hóa đơn bị từ chối cấp mã như thế nào? Cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử cấp mã của cơ quan thuế là gì?

Căn cứ  khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa như sau:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

>>>>> Tìm hiểu ngay Mua Bán Hóa Đơn Bị Xử Lý Như Thế Nào

2. Một số lỗi mà hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã

(1) Số điện thoại dài quá hơn 20 ký tự

– Trong trường hợp không được cấp mã của cơ quan thuế, cá nhân tổ chức có thể xem lại số điện thoại được đăng ký với cơ quan thuế đã được nhập đúng hay chưa theo quy định, vui lòng nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng

(2) Email người mua không đúng?

Cấu trúc của email: Một địa chỉ email sẽ gồm có các phần: Tên email và tên miền.

(3) Số tài khoản ngân hàng của người nhận dài quá 30 ký tự

Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng số khác nhau tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập lên trên hệ thống cơ quan thuế không được dài quá 30 ký tự.

(4) Không được bỏ trống tên người mua

(5) Mã số thuế không đúng định dạng

Mã số thuế (MST) là một dãy gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

(6) Ngày xuất hóa đơn không đúng

+ Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải lớn hơn ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn

Ví dụ: ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 14/7/2022 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là 15/7/2022.

(7) Nhập thiếu thuế suất

Xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa.

Trên đây là một số lỗi cơ bản khi nhập dữ liệu vào phần mềm có thể làm hóa đơn điện tử không được cấp mã từ cơ quan thuế.

(8) Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố?

Theo khoản 2 Điều 20 NGhị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.
4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.”

Như vậy, việc không thể cấp mã do lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

>>>>> Có thể bạn quan tâm Công Văn Xử Lý Hóa Đơn Bất Hợp Pháp

Tuy nhiên nếu không thể cấp mã thì cá nhân tổ chức có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để sử dụng, nhưng sau khi đã khắc phục được sự cố thì phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho cơ quan thuế.

3.Hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã thì khi đã xuất hóa đơn mới khác có phải hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã không?

Căn cứ quy định khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

…..

Như vậy, hiện nay pháp luật chỉ quy định trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã lập khi có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới mà không quy định về việc hủy hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã.

Theo đó hóa đơn điện tử bị cơ quan thuế từ chối cấp mã thì sẽ không có giá trị. Vì hóa đơn không có giá trị cho nên không phải gửi mẫu thông báo hay điều chỉnh thay thế.

Do đó hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã thì khi đã xuất hóa đơn mới khác thì không phải hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về xử lý hóa đơn bị từ chối cấp mã. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn