Trong thời đại công nghệ số, tự động hóa quy trình quản lý không còn là lựa chọn mà dẫn trở thành xu thế tất yếu. Một xu thế mà lãnh đạo buộc phải thực hiện ì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp của mình. Lý do tại sao doanh nghiệp cần phải tự động hóa quy trình quản lý? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để giải đáp thắc mắc trên nhé!

1. Tự động hóa quy trình quản lý là gì?

Tự động hóa quy trình quản lý được hiểu là việc vận dụng công nghệ, kỹ thuật số và việc vận hành kinh doanh của doanh nghiệp. Sử dụng thay cho các quy trình truyền thống thủ công trước đây.

Các công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý đó là: phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử,…

Ưu điểm khi doanh nghiệp sử dụng các công cụ này là doanh nghiệp không cần tốn kém nhiều thời gian cũng như chi phí quản lý, chi phí thuê server riêng mà tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống điện toán đám mây. Vừa đơn giản lại dễ kiểm soát.

>>> Xem thêm: Số hoá giấy tờ – Giải pháp “chuyển mình” hoàn hảo cho doanh nghiệp

2. Những lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình quản lý

2.1 Khả năng làm việc mọi lúc, mọi nơi

Sử dụng phần mềm quản lý bạn có thể theo dõi, làm việc được mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng. Việc tích hợp sử dụng phần mềm này có thể giúp nhân viên, người quản lý xử lý công việc tức thời phát sinh ngay cả khi ở ngoài. Giúp hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra thường xuyên, không bị gián đoạn.

2.2 Tính bảo mật cao, giảm rủi ro lộ thông tin, mất dữ liệu

Tự động hóa quy trình quản lý bằng các phần mềm còn giúp doanh nghiệp giảm rủi ro mất dữ liệu, lộ thông tin doanh nghiệp. Giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý mọi đầu công việc dễ dàng và nhẹ nhàng hơn.

Nếu như trước đây doanh nghiệp phải lo lắng về việc mất dữ liệu và phải lưu trữ bằng cách sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hoặc lưu trữ ở trên máy tính. Việc này gây tốn thời gian và tốn chi phí cho doanh nghiệp rất nhiều. Nhưng nếu như doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý thì không phải lo lắng về vấn đề này. Bởi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây. Lưu trữ trên này doanh nghiệp sẽ không bị ảnh hưởng bởi việc mất máy tính hay virus, hay những trở ngại khác,…

2.3 Nâng cao năng suất làm việc, tối ưu chi phí

Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp các thành viên làm việc dễ dàng hơn, việc tìm kiếm thông tin nắm bắt được tiến độ công việc, quản lý thời gian dễ dàng, nâng cao hiệu suất của từng nhân viên, từng bộ phận. 

Sử dụng phần mềm quản lý còn giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí. Không phải đầu tư các cơ sở hạn tầng phải trả nhiều phí. Không tốn chi phí lưu kho, quản lý, lưu trữ hồ sơ sổ sách, nhân viên quản lý kho,… Tất cả sẽ được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu.

2.4 Nâng cao tính trách nhiệm trong công việc của từng cá nhân

Bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý hỗ trợ các công việc khác nhau, quy trình quản lý sẽ dễ dàng hơn. Hệ thống phần mềm sẽ thông báo cho người quản lý và nhân viên biết họ sẽ phải làm gì, làm sai ở đâu, từng người quản lý từng đầu mục công việc khác nhau,…

Tất cả các quy trình này đều được thực hiện rõ ràng, minh bạch, nhận định được rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc của họ.

2.5 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình sẽ giúp xây dựng văn hoá cho doanh nghiệp thêm chuyên nghiệp và gắn kết các thành viên với nhau. Mỗi nhân viên sẽ thực hiện một công việc khác nhau nhưng có tính liên kết, tiếp nối nhau. Tất cả nhân viên đều nỗ lực cống hiến làm việc để thực hiện được mục tiêu chung là phát triển doanh nghiệp. 

Văn hoá công ty tốt, môi trường thân thiện sẽ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng. Đây còn là chìa khoá giữ chân nhân tài cũng như cải thiện hiệu suất nhân sự.

Trên đây là những lý do một doanh nghiệp cần phải tự động hoá quy trình làm việc. Việc thay đổi, áp dụng công nghệ trong thời đại 4.0 sẽ là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Là mấu chốt quan trọng trong bước đầu tiên thay đổi của doanh nghiệp.

Một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu từ chi phí đến thời gian làm việc đó chính là sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice. EasyInvoice sẽ giúp thực hiện nghiệp vụ kế toán lập – xuất – gửi hoá đơn một cách nhanh chóng và đơn giản. Tối ưu quy trình làm việc, không phải sử dụng quy trình làm việc cồng kềnh, phức tạp như trước kia.

>>> Đăng ký dùng thử hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay <<<

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Website: easyinvoice.vn

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice