Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay,hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng nhiều, các chứng từ đi kèm hoạt động xuất nhập khẩu rất quan trọng. Đặc biệt là hóa đơn đầu vào nước ngoài, kế toán đặc biệt lưu ý. Bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ cung cấp thêm thông tin tìm hiểu hóa đơn đầu vào nước ngoài.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.

Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:

• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

>>>> Tìm hiểu ngay HD xử lý hóa đơn đầu ra trên 20 triệu không chuyển khoản

>>> Xử lý thế nào khi hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra?

>>>. Hóa đơn đầu vào quý trước chưa kê khai xử lý thế nào?

2. Hóa đơn đầu vào nước ngoài như nào là hợp lệ?

2.1 Hóa đơn nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Tại Khoản 5, Điều 5, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải được dịch các nội dung chủ yếu. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt cần đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Mặt khác, theo Khoản 4, Điều 5, Thông tư 156/2013/BTC, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Vì vậy nếu sử dụng tài liệu nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt, sau đó người nộp thuế ký tên, đóng dấu xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch.

Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài dài hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Căn cứ các quy định trên, các hóa đơn chứng từ tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.

2.2 Hóa đơn nước ngoài có cần đóng dấu, chữ ký không?

Tương tự như một số loại hóa đơn thông thường, hóa đơn nước ngoài (thường là hóa đơn thương mại quốc tế) cũng có một số nội dung như:

• Loại hóa đơn, số hóa đơn, thời gian lập hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng tiền sau thuế của hàng hóa, dịch vụ.
• Chữ ký của người bán, người mua.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 38/2015/TT-BTC:

“Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.”

Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.

Cũng xin thông tin thêm, thông thường thì cơ quan thuế chấp nhận chi phí mà công ty trả cho đối tác nước ngoài khi:

• Hai bên có hợp đồng/hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.
• Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
• Có thanh toán tiền qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.
• Có việc kê khai, khấu trừ thuế đầy đủ (thuế nhà thầu nước ngoài).
• Chi phí này phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Hóa đơn đầu vào là hóa đơn trực tiếp có phải kê khai thuế không?

Việc kê khai thuế đối với hóa đơn thông thường (hóa đơn trực tiếp) được quy định tại Công văn số 3430/TCT-KK của Tổng cục thuế như sau:

“Hóa đơn bán hàng thông thường (không phải hóa đơn GTGT) không nên kê vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào mẫu 01-2/GTGT.”

Theo đó, có thể kết luận, các tổ chức, đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn trực tiếp sẽ không cần thực hiện kê khai thuế và cũng không nên kê khai vào Tờ khai thuế GTGT.

4. Thời hạn xuất trình hóa đơn nước ngoài khi nhập khẩu hàng hóa

Thông tư Liên tịch đã quy định, đối với hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết, bày bán thì đơn vị sản xuất, kinh doanh phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trường hợp sau khi xuất trình giấy tờ, cơ quan kiểm tra xác định nguồn gốc hàng hóa không hợp pháp, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để đối chiếu hồ sơ, xác minh để làm rõ nguồn gốc hàng hóa để xử lý theo quy định của pháp luật.

Hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường không có hóa đơn, chứng từ để chứng minh, hoặc hóa đơn, chứng từ giả, chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng,… cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm.

>>> Xem ngay Hạch toán hủy hóa đơn đầu ra

>>>> Kế toán cần làm gì khi phát hiện hóa đơn đầu vào sai mã số thuế

5. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý

Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

“Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”

Mặt khác, theo Điều 4, Thông tư 96/2015 về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Như vậy, theo các quy định trên, hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Hai bên có hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.
• Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.
• Kê khai, khấu trừ đầy đủ thuế nhà thầu nước ngoài.
• Chi phí phát sinh phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là một số quy định quan trọng về hóa đơn đầu vào nước ngoài. Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất – nhập khẩu, đây là chứng từ quan trọng để chứng minh tính pháp lý của hàng hóa. Vì vậy, kế toán cần nắm được về hóa đơn nước ngoài hợp lệ và các chứng từ đi kèm để được tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

>>>>> Có thể bạn quan tâm Bộ Chứng Từ Hóa Đơn Đầu Ra Gồm Những Gì?

Trên đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về tìm hiểu hóa đơn đầu vào nước ngoài. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn