Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, một số nguyên tắc về việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định rõ. Cụ thể ra sao mời các bạn tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

I. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 14 & Điều 20 Nghị định 119 của Chính phủ

Các đơn vị cần phải tuân theo những nguyên tắc sau đây khi sử dụng hóa đơn điện tử để tránh gặp phải những lỗi không đáng có.

a/ Các đơn vị, tổ chức hay cá nhân đều phải hủy hóa đơn giấy tồn chưa sử dụng hết từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

b/ Bên bán hàng (cung ứng dịch vụ) có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập đúng theo quy định cho bên mua. Trước đó, cả 2 bên cần thống nhất về phương thức gửi và nhận hóa đơn.

c/ Nếu như hóa đơn điện tử của bên mua đã lập đúng thời hạn quy định nhưng không được gửi đến Cơ quan thuế trong thời hạn quy định thì người phải chịu trách nhiệm là tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

d/ Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị sử dụng khi ghi sổ, theo dõi theo quy định. Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định).

e/ Các tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn bằng phương tiện điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động cũng như khả năng ứng dụng, công nghệ của tổ chức đó. Tuy nhiên dù bằng phương pháp gì cũng cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định.

f/ Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát và thông báo theo Mẫu số 7 Phụ lục Nghị định 119 việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử không có mã > Hóa đơn điện tử có mã miễn phí > Hóa đơn điện tử có mã thông qua các tổ chức, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

II. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã để khi bán hàng hóa, dịch vụ và giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của Cơ quan thuế và phải ghi theo đầy đủ nội dung theo quy định về hóa đơn điện tử, không phân biệt đối với mỗi lần bán và cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Nếu người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

2. Dữ liệu hóa đơn điện tử chính là sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức và cá nhân liên quan.

3. Dựa theo thông tin về tổ chức đơn vị (bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh) lập trên hóa đơn mà Cơ quan thuế sẽ cấp mã hay không. Độ chính xác của các thông tin trên hóa đơn do các tổ chức, đơn vị chịu trách nhiệm.

4. Nguyên tắc của hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế:

– Có khả năng nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

– Có chữ ký số hay không cũng được.

– Các khoản chi mua hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao chụp hóa đơn, tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

5. Toàn bộ quá trình đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa – dịch vụ cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Trên đây là các nguyên tắc về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Các bạn còn điều gì thắc mắc hay muốn bổ sung thêm nếu EasyInvoice có sai sót vui lòng để lại ý kiến và góp ý ở phần bình luận.

Xin cảm ơn đã đọc bài viết!