Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông trên đường, hỗ trợ quản lý tồn kho minh bạch. Nhất là trong kinh doanh, việc vận chuyển hàng hóa nội bộ giữa các kho, chi nhánh hoặc bộ phận là việc thường xuyên xảy ra. Cùng hiểu rõ hơn về mẫu phiếu này qua bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice.

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa từ kho và vận chuyển nội bộ giữa các bộ phận hoặc chi nhánh của doanh nghiệp. Loại phiếu này giúp kiểm soát luân chuyển hàng hóa nội bộ, theo dõi tồn kho minh bạch và tránh thất thoát. 

Đây chính là căn cứ hợp pháp khi doanh nghiệp vận chuyển, chứng minh hàng hóa thuộc sở hữu doanh nghiệp mà không phải bán ra ngoài.​ Doanh nghiệp phải đăng ký phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như hóa đơn, báo cáo sử dụng cho cơ quan thuế, và có thể dùng dạng điện tử theo Thông tư 78.

2. Trường hợp nào phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải lập trong các trường hợp xuất hàng hóa nội bộ không phát sinh doanh thu, nhằm kiểm soát luồng hàng và tuân thủ quy định thuế.​ Ví dụ như lập phiếu khi xuất hàng đi gia công, điều chuyển giữa chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hoặc gửi bán đại lý kèm lệnh điều động nội bộ.​ Ngoài ra còn có thể áp dụng cho cửa khẩu xuất khẩu, giao ủy thác nhập khẩu, hoặc trả hàng ủy thác chưa nộp thuế GTGT.​..

Phiếu phải kèm lệnh điều động nội bộ, ghi rõ phương tiện vận chuyển, kho xuất/nhập, và ký xác nhận người giao nhận. Nếu chi nhánh tự kê khai thuế riêng tỉnh, trụ sở có thể dùng phiếu nhưng phải xuất bổ sung hóa đơn GTGT.​

3. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới 2026

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất áp dụng cho năm 2026 vẫn là Mẫu số 03/XKNB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chưa có quy định thay đổi mới. 

Link tải: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

4. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập theo mẫu 03/XKNB, với các bước cụ thể để đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và thuế. Quy trình bao gồm ghi thông tin cơ bản, chi tiết hàng hóa và ký xác nhận từ các bên liên quan.

• Bước 1: Ghi thông tin đầu phiếu như số phiếu, ngày tháng, ký hiệu (ví dụ: 1C25P01), tên đơn vị xuất/nhận hàng, mã số thuế, địa chỉ kho xuất/nhập.​
• Bước 2: Điền lệnh điều động nội bộ (số, ngày), thông tin vận chuyển (tên người vận chuyển, biển số xe, phương tiện).​
• Bước 3: Liệt kê chi tiết hàng hóa (tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng xuất); không ghi giá trị tiền, thuế GTGT vì không phát sinh doanh thu.​

Xem ngay:: Mẫu Phiếu Xuất Kho Theo Thông Tư 133

5. Những sai sót thường gặp khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Các sai sót khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thể dẫn đến rủi ro về kiểm soát kho, thuế và pháp lý. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi phát hành để tránh phải điều chỉnh phức tạp.​ Dưới đây là những lỗi mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải nhất: 

• Không lập phiếu khi vận chuyển hàng hóa nội bộ, dẫn đến hàng hóa bị coi là không có nguồn gốc khi kiểm tra.​
• Lập phiếu điện tử nhưng không ký số hoặc gửi cơ quan thuế đúng quy trình.​
• Nhầm lẫn sử dụng phiếu thay thế hóa đơn VAT trong giao dịch mua bán.​
• Sai tên bên nhận, địa chỉ kho nhận/xuất, số lượng, đơn vị tính hoặc mã hàng.​
• Không ghi đầy đủ thông tin bắt buộc như người giao/nhận, phương tiện vận chuyển, danh mục hàng hóa.​
• Xuất kho vượt quá số lượng tồn kho do thời điểm lập phiếu trước khi ghi nhận nhập kho.​
• Thiếu chữ ký, dấu của thủ kho, người nhận và người vận chuyển, làm mất giá trị pháp lý.​
• Không cập nhật khớp với số liệu tồn kho thực tế.​

Xem thêm: Phiếu Xuất Kho Có Cần Đóng Dấu Không

6. Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thay thế hóa đơn không?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thay thế hóa đơn VAT, mà chỉ dùng cho vận chuyển nội bộ doanh nghiệp khi chưa phát sinh nghĩa vụ thuế. Phiếu này được quản lý như hóa đơn về in ấn, phát hành và báo cáo, nhưng không dùng cho giao dịch mua bán ngoài. Việc sử dụng sai có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi kiểm tra hàng hóa.​

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần đóng dấu doanh nghiệp không?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp theo quy định pháp luật, vì mẫu phiếu theo Thông tư 39/2014/TT-BTC không có tiêu thức dấu. Doanh nghiệp có thể đóng dấu treo ở góc trái để tăng tính pháp lý nếu muốn, đặc biệt khi bên nhận yêu cầu. 

Có cần ghi đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không?

Không. Các nội dung bắt buộc chỉ bao gồm thông tin hàng hóa như tên, đơn vị tính, số lượng, cùng chi tiết vận chuyển và người giao/nhận. Doanh nghiệp có thể ghi thêm đơn giá, thành tiền nếu cần quản lý nội bộ, nhưng không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của phiếu.​

Việc sử dụng đúng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quản lý kho hàng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong lập chứng từ, hãy tham khảo phần mềm kế toán hỗ trợ hóa đơn điện tử để tự động hóa quy trình.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, tránh sai sót.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn