Hiện nay, đối tượng kinh doanh không riêng gì công ty trong nước mà còn hướng tới các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài . Chính vì thế loại hóa đơn điện tử song ngữ xuất hiện đáp ứng những nhu cầu bức thiết về giao dịch cho cả hai bên. Song mẫu hóa đơn điện tử song ngữ này còn khá mới mẻ, nếu không đủ thông tin sẽ dẫn đến rắc rối khó lường. Bài viết sau đây được Hóa đơn điện tử Easyinvoice tổng hợp để gửi cho bạn tham khảo.

1. Hóa đơn điện tử song ngữ là gì?

Hiện nay,với sự phát triển của kinh tế thị trường ngày càng mở rộng việc kinh doanh không chỉ hướng đến đối tượng khách hàng trong nước mà còn hướng tới cả đối tượng khách hàng nước ngoài. Do đó, hóa đơn điện tử song ngữ ra đời đáp ứng nhu cầu giao dịch của khách hàng trong và ngoài nước tạo lên tính thuận lợi bởi thông tin được viết bằng hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Việt. Trong đó tiếng Việt được viết như bình thường và phần song ngữ được viết như một dạng chú thích bằng dấu ngoặc đơn/ dưới dòng chữ bằng tiếng Việt.

Khi nhìn vào người nước ngoài có thể hiểu được các thông tin trên hóa đơn, tạo lên tính thuận tiện,thúc đẩy giao dịch trong kinh doanh.Loại hóa đơn này sẽ được cấp bởi tổng cục thuế và được chia làm 2 loại : Hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã. Nhưng để hóa đơn có giá trị lưu hành thì thông tin xuất hiện trên mẫu hóa đơn đó phải đủ và đúng để pháp luật công nhận.

>>>> Tìm hiểu thêm: Hợp Đồng Giao Khoán Là Gì?

2. Quy định pháp luật về mẫu hóa đơn điện tử song ngữ

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử song ngữ khá đa dạng, có thể là doanh nghiệp Việt Nam làm việc với nước ngoài, hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chủ doanh nghiệp nước ngoài đều có thể sử dụng loại hóa đơn này. Việc khởi tạo và lưu hành hóa đơn điện tử song ngữ cần đáp ứng một số quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ.

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC ( Có hiệu lực đến 31/10/2020)

Điểm g, Khoản 1, Điều 6 ( Nội dung hóa đơn điện tử), Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn:

“ g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm(.): nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử ( hóa đơn xuất khẩu ) là tiếng Anh.”

Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được để trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể bằng đồng của Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ Tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Chữ viết trên hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt.Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài được đặt trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có chữ c nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Như vậy, quy định pháp luật cho phép sử dụng hóa đơn điện tử song ngữ. Để hóa đơn trên hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ thì chữ viết trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì có thể là bất kì ngôn ngữ nào tùy theo thỏa thuận giữa người bán và người mua. Nếu hai bên không có quy định cụ thể thì sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh làm ngôn ngữ nước ngoài.

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Tìm Hiểu Hóa Đơn Trực Tiếp 

3. Phân loại hóa đơn điện tử song ngữ và quy định sử dụng hợp lệ

Hóa đơn điện tử song ngữ được chia làm hai loại chính là: Hóa đơn bán hàng điện tử song ngữ và hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ

Hóa đơn song ngữ hợp lệ cần phải có các yếu tố nào để đảm bảo giữ nguyên giá trị lưu hành. Những thông tin chi tiết dưới đây về hai loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ giúp bạn có câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất. 

3.1 Với hóa đơn bán hàng điện tử song ngữ

Với dạng hóa đơn bán hàng có các điều kiện cụ thể để được công nhận là hóa đơn hợp lệ. Để bạn hình dung rõ hơn, bài viết sẽ đề cập tất cả những điểm cần đảm bảo trong hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử song ngữ phải có đầy đủ họ và tên, chữ ký điện tử của người mua/ người đại diện công ty mua hàng. Đương nhiên cũng không thể thiếu chữ ký hoặc đóng dấu của người bán trên hóa đơn.
• Hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo 100% về thông tin giao dịch. Bao gồm số lượng hàng hóa cụ thể, đơn giá cho từng mẫu mã, tiền thuế suất, tiền thuế VAT, số lượng hàng hóa mua bán và tổng tiền cần trả.
• Hóa đơn phải có đủ tên tuổi, tên đơn vị, mã số thuế (đúng quy định pháp luật). Tất cả thông tin này đều phải đúng, do các cơ quan thẩm quyền cấp phép.
• Hóa đơn bán hàng song ngữ cần đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật (theo luật quản lý thuế năm 2019).

Chỉ cần không đáp ứng, sai lệch 1 trong những yêu cầu nói trên, hóa đơn điện tử song ngữ (bán hàng) không hợp lệ. Loại hóa đơn không hợp lệ sẽ không được lưu hành trên thị trường và cũng không có giá trị. Như vậy, người bán – người mua cần chú ý kỹ để tránh những rắc rối xảy ra trong quá trình giao dịch.

>>> Xem ngay: Tính Pháp Lý Của Hợp Đồng Điện Tử

3.2 Với hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ

Tương tự như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ cũng có những điều kiện cụ thể để được công nhận tính hợp lệ. Trong đó, thông tin và hình thức trình bày hóa đơn phải đúng – đủ theo như lưu ý dưới đây

• Hóa đơn giá trị gia tăng cần phải ghi chú đúng – đủ các loại mẫu số, ký hiệu, mã QR, tên hóa đơn. Các loại thông tin này giúp việc tra cứu và quản lý giao dịch thuận lợi nên không thể sai vì bất cứ nguyên nhân nào.
• Hóa đơn cần đảm bảo thông tin về người mua chi tiết nhất bao gồm tên người mua, tên công ty/ doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số tài khoản. 
• Hóa đơn cần đảm bảo thông tin về người bán một cách chi tiết nhất. Bao gồm tên người mua, tên công ty/ doanh nghiệp, mã số thuế (cá nhân hay doanh nghiệp), địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số tài khoản. 
• Thông tin giao dịch cần phải đảm bảo tính chính xác bao gồm đơn giá, số lượng, đơn vị, thành tiền. Có đủ thông tin này giúp hóa đơn đúng đắn, không phát sinh mâu thuẫn về sau.
• Các loại phí, thuế suất, tổng tiền sau thế (số và chữ), chữ ký điện tử cũng cần phải có đủ bên dưới mỗi hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ. 

Như đã nói ở trên, ngoài yếu tố như trên hóa đơn cần chú thích đúng tên song ngữ.Bên cạnh chữ Tiếng Việt, chữ tiếng Anh cần viết đúng. Tránh tuyệt đối các trường hợp nhầm lẫn tên tiếng Anh để thoát khỏi rắc rối về sau.

Trên đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về mẫu hóa đơn điện tử song ngữ. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPIT – Phần mềm kê khai đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Đáp ứng đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 37/2010/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu, đảm bảo việc nộp chứng từ đúng hạn
• Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán Easybooks và chữ ký số EasyCA
• Hỗ trợ báo cáo theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ chứng từ
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM KÊ KHAI EASYPIT

Video giới thiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN EASYPIT

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn