Bạn hỏi: Cho mình hỏi, mình là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng, vậy khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách rồi thì mình phải lưu trữ hóa đơn không và cần lưu trữ trong thời gian bao lâu ạ?

EasyInvoice trả lời: Chào bạn, đối với doanh nghiệp với tư cách là bên bán thì cần lưu trữ hóa đơn điện tử bạn nhé. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử cần lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn cho khách hàng bất cứ khi nào là điều bắt buộc và căn cứ theo Luật kế toán thì thời hạn lưu trữ hóa đơn là tối thiểu 10 năm.

Và dưới đây chính là cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định cùng với một số điều kiện đi kèm khi lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hóa đơn điện tử có một ưu thế vượt trội hơn hóa đơn giấy chính là có thể lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên không phải vì vậy mà không sợ mất hay hỏng hóc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng một số điều kiện và tuân theo nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và cơ sở pháp lý.

Theo Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ có một số điều khoản quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp pháp?

Theo Khoản 1, Điều 11 Thông tư 32/2011-TT-BTC:

Người bán và người mua hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, 2, 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.

Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

• Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.
• Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Xem thêm: Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập và có thể tham chiếu, sử dụng khi cần thiết.

– Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi – nhận hoặc trong định dạng cho phép

– Được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi tạo ra.

Lưu ý: khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.

Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Một số lỗi phạt tiền liên quan đến lưu trữ hóa đơn

Các lỗi vi phạm và mức xử phạt về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn. Chính vì vậy mà người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu phạt nặng về vấn đề này.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy trình của Cơ quan thuế

Dưới đây là một số lỗi khi làm mất hay cháy hỏng hóa đơn:

• Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
• Phạt tiền từ 6 – 8 triệu với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.
• Phạt tiền từ 20 – 50 triệu nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức.

Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Lưu trữ an toàn – bảo mật tuyệt đối

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm có hệ thống bảo mật cao trên công nghệ điện toán đám mây, đáp ứng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

Phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ bảo mật, an toàn

Nổi bật hơn hết, lưu trữ hóa đơn đám mây giúp người dùng lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật cao. Bởi tính năng này của EasyInvoice được dựa trên các nền tảng điện toán đám mây có:

– Sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật

– Hỗ trợ nhiều dạng mã hóa khác nhau

– Sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Theo đó, tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của EasyInvoice giúp dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp tránh được các nguy cơ về virus, đánh cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.

Đồng thời, EasyInvoice có khả năng truy cập, tra cứu và theo dõi dữ liệu hóa đơn bất cứ đâu bạn có thể truy cập dữ liệu hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu ở bất cứ đâu có internet trên nhiều thiết bị như smartphone, tablet, pc…

Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây của hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn. Sẽ không có tình trạng mất, thất lạc hóa đơn do tác động xấu của thiên nhiên môi trường; không có tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin hóa đơn doanh nghiệp và hơn nữa là bạn có thể truy cập và tra cứu hóa ở bất cứ đâu, bất cứ phương tiện điện tử nào khi có internet.

Nếu bạn đang có những băn khoăn về hóa đơn điện tử nhưng chưa được giải đáp, hãy gửi câu hỏi về hòm thư của chúng tôi theo địa chỉ: contact@softdreams.vn hoặc comment trực tiếp dưới bài viết này để được hỗ trợ ngay!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn