Quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật

Hủy bỏ hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice như thế nào?

Bởi EasyInvoice.vn - 09/10/2019 1429 lượt xem

Bạn hỏi: Mình lập hóa đơn nhưng phát hiện ra bị sai thông tin khách hàng, mình muốn hủy hóa đơn trên phần mềm mà quên mất cách hủy mà trước các bạn hướng dẫn. Bạn hướng dẫn lại mình cách hủy hóa đơn nhé!

EasyInvoice trả lời:  Chào bạn, việc xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn là không thể tránh khỏi chính vì vậy việc hủy hóa đơn sẽ là nghiệp vụ xử lý bạn thường gặp. TẠI ĐÂY sẽ là hướng dẫn chi tiết các bước hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dành cho những trường hợp sai sót về mẫu hóa đơn hoặc không sử dụng dải hóa đơn đã đăng ký.

Trên đây là hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử dành cho các đơn vị đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.

Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ có những hướng dẫn cụ thể về việc hủy hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật ngay dưới đây.

Trước tiên, là khái niệm về hủy hóa đơn điện tử.

Theo khoản 3, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có ghi rõ rằng:

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.

Và tiêu hủy hóa đơn điện tử chính là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu tới các thông tin được chứa trong nó.

Vậy khi nào được phép hủy bỏ hóa đơn điện tử?

Hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp nào?
Hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp nào?

Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử sẽ có một thời hạn lưu trữ nhất định.

Và khi hết thời hạn đó, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sẽ được phép tiêu hủy.

Lưu ý:

– Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy.

– Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo không ảnh hưởng tới các hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

– Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng

Nếu một trong hai bên bán hoặc bên mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần gửi yêu cầu tới bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp trên, nếu không thể liên lạc với các biên liên quan để được gửi lại hóa đơn thì bên bán hoặc bên mua cần phải báo cáo mất hóa đơn theo quy định trong Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.

Hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp có sai sót

Trong trường hợp này, thường là với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Có 3 trường hợp nhỏ khác bao gồm:

1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua

Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử
Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Bên cạnh đó, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.

2. Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót.

Lúc này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán), sau đó bên bán cần thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 4 phía trên.

Tương tự, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.

3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã

Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.

Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát
Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát theo Mẫu số 05 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).

Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.

Khá giống nhau phải không nào.

Các bạn cần lưu ý rằng:

Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, trên đây EasyInvoice đã cung cấp các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử đúng pháp luật.

Hiện nay vẫn trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà vẫn còn rất nhiều hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và việc hủy hóa đơn GTGT cũng cần được đề cập một cách chính xác bên cạnh hủy hóa đơn điện tử.

Nếu các bạn có gì muốn góp ý vui lòng để lại bình luận hoặc góp ý vào mail: contact@softdreams.vn và fanpage: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388