Sau khi lập hóa đơn điện tử, để hóa đơn hợp lệ nhiều trường hợp người bán và người mua cần thực hiện ký chữ số. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khi không được ký điện tử bằng chữ ký số. Liệu hóa đơn như vậy có hợp lệ hay không? Hãy cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây về việc hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Chữ ký số là gì quy định chữ ký số trong giao dịch điện tử

Khái niệm chữ ký số được biết đến khi giao dịch điện tử xuất hiện. Theo sự phát triển của công nghệ, chữ ký số ngày càng phổ biến và được biết đến như một trong những công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay.

Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

(Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP).

Hóa đơn đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ quan trọng để hạch toán kế toán và là căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp trong nhiều trường hợp. Hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật có thể không có chữ ký số của người bán và người mua.

3. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số  

Cụ thể một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 như sau: 

• Đối với HDDT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. 
• Đối với HDDT bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. 
• Đối với HDDT là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. 
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HDDT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.                

4. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào

Căn cứ theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn nêu rõ:

“7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”

Theo quy định trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp sẽ phải có chữ ký số của người bán và có thể có hoặc không có dấu của người bán, chữ ký của người mua.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể là các trường hợp được tổng hợp trong bảng sau.

Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn