Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ hóa đơn đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chi phí mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Vậy hóa đơn đầu vào là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết khi sử dụng hóa đơn đầu vào? Hãy cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trong trường hợp hợp đồng không đề cập rõ đến danh sách hàng hóa được bán, cần phải bổ sung phụ lục đi kèm để ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau
• Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán: Được lập khi thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

Tìm hiểu ngay: Những Mặt Hàng Không Cần Hóa Đơn Đầu Vào

2. Quy định về hóa đơn đầu vào

2.1 Quy định về nội dung trên hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn đầu vào cần có các nội dung sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
• Thông tin về họ tên, tên công ty địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn
• Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tổng tiền thanh toán…
• Chữ ký của người mua và người bán
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ
• Mã của cơ quan thuế (Đối với hóa đơn điện tử)

2.2 Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập, xuất hóa đơn đầu vào như sau:

• Với hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Đối với hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục công trình thì thời điểm xuất hóa đơn cũng tương ứng  với từng lần lập giao hàng hay bàn giao trên.

Đăng ký trải nghiệm ngay phần mềm hóa đơn đầu vào EasyIn để quản lý hóa đơn một cách đơn giản và hiệu quả!

3. Phân biệt giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp là bên mua trong giao dịch, thì hóa đơn nhận được là hóa đơn đầu vào. Ngược lại, khi là bên bán, hóa đơn doanh nghiệp xuất cho bên mua là hóa đơn đầu ra. Nếu như hóa đơn đầu vào dùng để ghi nhận các chi phí, thì hóa đơn đầu ra được sử dụng để tính doanh thu của doanh nghiệp, hãy cùng phân biệt 2 loại hóa đơn này qua những tiêu chí dưới đây:

4. Làm mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

4.1. Trường hợp mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về mức xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày kết thời hạn khai báo và có tình tiết giảm nhẹ theo quy định.

Phạt tiền từ 1 – 4 triệu đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo (trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này)

Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối với các hành vi:

• Khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định
• Đơn vị không khai báo mất, cháy hoặc hư hỏng hóa đơn. 

4.2. Trường hợp mất hóa đơn đã thông báo phát hành

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 125, mức xử phạt đối với trường hợp làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã phát hành như sau:

(1) Phạt cảnh cáo đối với các hành vi:

• Làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ theo quy định
• Làm mất, cháy hoặc hư hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn thay thế 

(2) Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng đối với các hành vi làm mất hóa đơn:

• Đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ
• Trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

(3) Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối với các hành vi: 

• Làm mất hóa đơn (cháy, hỏng) đã phát hành, đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập
• Làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu hoặc chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ
• Trường hợp người mua làm mất hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc
• Làm mất hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế. Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn

(4) Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với các hành vi:

– Làm mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo 

Lưu ý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng mức xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế. Quy định hiện hành chỉ yêu cầu xử phạt đối với các hành vi làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.

(5) Trường hợp bên thứ 3 làm mất hóa đơn đầu vào:

Khi xảy ra trường hợp mất hóa đơn đã lập do bên thứ 3 (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu hoặc chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ:

• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;
• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.
• Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Xem ngay: Xử lý thế nào khi hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra?

5. Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả

Quản lý hóa đơn đầu vào là chỉ chung những hoạt động mà kế toán cần thực hiện sau khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào của hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp.

Việc quản lý hóa đơn đầu vào bao gồm tiếp nhận, kiểm tra, xử lý, phân loại và lưu trữ hóa đơn đó thuận tiện cho tra cứu, kiểm tra trong tương lai. Trong quá trình thực hiện những đầu việc trên, kế toán cũng cần tuân thủ các quy định.

5.1. Quy định kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ

Theo quy định trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Phải thể hiện đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng mực cùng một loại và không phai để thuận tiện cho việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung trên các liên hóa đơn phải được thống nhất.

Cụ thể, hóa đơn đầu vào phải cung cấp đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin của người mua hàng và người bán hàng.
• Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Số tiền bằng chữ.
• Chữ ký và dấu của người bán hàng.

Do đó, một hóa đơn đầu vào không hợp lệ đầu tiên là hóa đơn không đáp ứng các tiêu chí về nội dung trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính.

5.2. Quy định lưu trữ hóa đơn đầu vào

Quy định về việc lưu trữ hóa đơn đầu vào cũng như đầu ra cần tuân theo quy định chung về lưu trữ hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định trong Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử đã được lập sẽ được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng các điều kiện nội dung sau đây:

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng để tham khảo khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong đúng hình thức ban đầu khi nó được tạo ra, gửi đi, nhận được hoặc trong hình thức cho phép thể hiện đúng nội dung của hóa đơn điện tử đó.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ sao cho có thể xác định được nguồn gốc khởi tạo, địa điểm gửi hoặc nhận, và thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, theo Điều 11 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có quy định về các yêu cầu về bảo mật và phương tiện kỹ thuật khi lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

(1) Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.

(2) Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ của hóa đơn điện tử, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt quá trình lưu trữ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu hóa đơn điện tử khi cần thiết.

(3) Người sử dụng hóa đơn điện tử được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.

(4) Khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, có thể tiến hành tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu trong các hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Nhìn chung, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào phải tuân theo quy định về thời gian lưu trữ cũng như đảm bảo về các phương tiện lưu trữ nhằm tránh ảnh hưởng tới dữ liệu.

Tìm hiểu thêm: Có Được Bán Hàng Khi Không Có Hóa Đơn Đầu Vào?

6. Easyin – Phần mềm hóa đơn đầu vào giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIn giúp Kế toán xử lý nhanh chóng và hiệu quả các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn đầu vào:

• Đơn giản hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào
• Tự động tra cứu hóa đơn
• Tự động nhập liệu, tải lên nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn
• Quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào dưới các định dạng XML, PDF…
• Tự động đọc hóa đơn và xuất ra file Excel
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn (nội dung, bên bán, bên mua)
• Xác thực tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
• Quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả và an toàn
• EasyIn không chỉ giúp bạn lấy file PDF gốc từ nhà cung cấp một cách thuận tiện mà còn cung cấp link tra cứu cho khách hàng. Sự minh bạch và dễ dàng tiếp cận thông tin sẽ làm hài lòng đối tác và khách hàng của bạn.
• Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Đầu Vào Là Gì? Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Khám phá ngay bảng giá phần mềm hóa đơn đầu vào EasyIn cùng ưu đãi hấp dẫn, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả!

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn