Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế không? Đây là câu hỏi phổ biến mà nhiều chủ hộ kinh doanh tại Việt Nam đang quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi lớn về quản lý thuế từ năm 2026. Hãy cùng EasyInvoice tìm hiểu chi tiết để nắm rõ nghĩa vụ thuế qua bài viết dưới đây.

1. Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế không?

Theo quy định hiện nay, hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp không bắt buộc phải nộp hoặc xuất trình hóa đơn đầu vào khi thực hiện kê khai thuế. Phương pháp này chủ yếu dựa trên doanh thu thực tế và tỷ lệ thuế suất ấn định, nên cơ quan thuế không yêu cầu bắt buộc chứng từ đầu vào như hóa đơn GTGT.

Tuy nhiên, hóa đơn đầu vào vẫn rất quan trọng và được khuyến khích lưu giữ trong một số trường hợp cụ thể sau:

• Chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ: Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu, hóa đơn đầu vào sẽ là căn cứ quan trọng để hộ kinh doanh chứng minh các khoản chi phí thực tế phát sinh, từ đó giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh: Khi cần vay vốn ngân hàng, hợp tác với đối tác lớn hoặc tham gia các chương trình hỗ trợ, hóa đơn đầu vào hợp lệ giúp chứng minh doanh thu, chi phí minh bạch và uy tín của hộ kinh doanh.
• Chuẩn bị chuyển đổi lên doanh nghiệp: Nếu hộ kinh doanh có kế hoạch nâng cấp thành công ty hoặc doanh nghiệp, việc đã có đầy đủ hóa đơn chứng từ đầu vào sẽ giúp quá trình quyết toán, bàn giao sổ sách diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
• Tuân thủ chuyển đổi số và chính sách mới: Trong bối cảnh áp dụng các quy định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 117/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, việc lưu giữ và sử dụng hóa đơn đầu vào hợp lệ không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần minh bạch hóa hoạt động, dễ dàng chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử khi cần thiết.

Xem ngay: Tầm quan trọng của hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh cá thể

2. Vì sao hóa đơn đầu vào trở nên quan trọng từ 2026?

Từ năm 2026, theo các quy định mới tại Nghị quyết 198/2025/QH15 hộ kinh doanh sẽ chính thức bãi bỏ phương pháp thuế khoán, chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu và chi phí thực tế. Điều này làm cho hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ) trở nên cực kỳ quan trọng hơn bao giờ hết, cụ thể như sau:

Chứng minh chi phí hợp lý để giảm thuế phải nộp:

• Hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm trở lên phải nộp thuế GTGT và TNCN có thể chọn phương pháp tính thuế trên lợi nhuận thực tế (doanh thu trừ chi phí hợp lệ).
• Hóa đơn đầu vào hợp lệ là căn cứ bắt buộc để khấu trừ chi phí, từ đó giảm đáng kể số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp. Nếu không có hóa đơn đầu vào, chi phí sẽ không được công nhận, dẫn đến nộp thuế cao hơn trên toàn bộ doanh thu.

Tuân thủ kê khai thuế định kỳ và minh bạch hóa sổ sách:

• Hộ kinh doanh phải ghi chép đầy đủ sổ sách kế toán, kê khai thuế hàng quý hoặc tháng dựa trên dữ liệu thực tế.
• Cơ quan thuế sẽ dễ dàng kiểm tra, đối chiếu; thiếu hóa đơn đầu vào có thể dẫn đến bị truy thu thuế, phạt chậm nộp hoặc phạt hành chính do không chứng minh được chi phí phát sinh.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với một số trường hợp:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
• Việc này thúc đẩy toàn bộ chuỗi cung ứng sử dụng hóa đơn điện tử, khiến hóa đơn đầu vào trở thành yếu tố bắt buộc để đối chiếu dữ liệu đầu ra – đầu vào.

Hỗ trợ chuyển đổi số và tránh rủi ro dài hạn:

• Kết hợp với các quy định về thương mại điện tử (Nghị định 117/2025/NĐ-CP), hệ thống thuế sẽ tự động hóa hơn, dễ phát hiện bất thường nếu thiếu chứng từ đầu vào.
• Có hóa đơn đầu vào đầy đủ giúp hộ kinh doanh dễ dàng vay vốn, hợp tác với đối tác lớn hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp mà không gặp vướng mắc về quyết toán thuế.

Xem thêm: Hộ Kinh Doanh Không Có Hóa Đơn Đầu Vào Thì Có Được Xuất Hóa Đơn Bán Ra Không?

3. 6 lưu ý thực tế về hóa đơn đầu vào dành cho hộ kinh doanh

3.1 Hóa đơn đầu vào “mắc kẹt” là gì?

Hóa đơn đầu vào “mắc kẹt” chỉ tình trạng hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc thu thập, lưu trữ hoặc chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp. Nguyên nhân chính thường là do việc mua hàng từ nguồn không cung cấp hóa đơn đầy đủ (như chợ đầu mối, tiểu thương), dẫn đến thiếu chứng từ hợp pháp cho chi phí đầu vào, tồn kho hoặc nguồn gốc hàng hóa. 

Để khắc phục, hộ cần yêu cầu hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, lập bảng kê thay thế (mẫu 01/TNDN) cho giao dịch cũ, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý để tránh sai sót. Việc thiếu hóa đơn có thể sẽ khiến chi phí không được khấu trừ, bị truy thu thuế, phạt hành chính hoặc bị nghi ngờ trốn thuế khi thanh tra. 

3.2 Mua hàng chợ, nông dân… không có hóa đơn thì xử lý sao?

Hộ kinh doanh mua hàng từ chợ đầu mối hoặc nông dân không có hóa đơn đầu vào vẫn có thể kê khai chi phí hợp lệ bằng cách lập bảng kê thay thế theo quy định. Bảng kê này được dùng từ mẫu 01/TNDN (Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn) để ghi chi tiết thông tin giao dịch.

Bảng kê sẽ có thể thay thế hóa đơn đầu vào cho hàng nông sản, chợ truyền thống nếu người bán là cá nhân không xuất hóa đơn.​ Để chứng minh thanh toán thì hộ kinh doanh nên ưu tiên việc chuyển khoản ngân hàng có kèm sao kê làm chứng từ bổ sung, hoặc giữ lại hợp đồng mua bán để đối chiếu khi cần. 

3.3 Hóa đơn cần giữ bao lâu?

Hộ kinh doanh ở Việt Nam phải lưu trữ hóa đơn đầu vào ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành, theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.​ Từ 1/6/2025, hóa đơn điện tử phải lưu trữ điện tử, đảm bảo an toàn, toàn vẹn dữ liệu trong suốt thời hạn.

Hóa đơn phải nguyên vẹn, không hỏng/mất, dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra, đặc biệt quan trọng từ 2026 khi kê khai thuế chi tiết. Hộ kinh doanh có thể dùng phần mềm hoặc đám mây để lưu trữ.

3.4 Thiếu hóa đơn thì bị truy thu thế nào?

Hộ kinh doanh thiếu hóa đơn đầu vào sẽ bị cơ quan thuế không công nhận chi phí hợp lệ, dẫn đến truy thu thuế dựa trên doanh thu trừ chi phí tối thiểu (thường 30-50% tùy ngành), cộng tiền chậm nộp và phạt hành chính. Hàng hóa không chứng từ nguồn gốc bị coi là “không rõ nguồn gốc”, có thể tịch thu hoặc buộc tiêu hủy.

3.5 Cách lấy hóa đơn nhanh – không phiền phức

Hộ kinh doanh có thể lấy hóa đơn đầu vào nhanh chóng bằng hóa đơn điện tử thông qua 2 hình thức đơn giản sau:

• Sử dụng máy tính tiền: Loại máy này có kết nối dữ liệu thuế quét mã QR hoặc nhập thông tin giao dịch để xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức. Hộ kinh doanh bán lẻ, ăn uống bắt buộc dùng loại này từ 1/6/2025 theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.​
• Đăng ký hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh có thể đăng ký qua cổng etax.gdt.gov.vn hoặc nhà cung cấp như EasyInvoice để nhận hóa đơn có mã cơ quan thuế trong 1-2 ngày. Ưu tiên thanh toán ngân hàng để nhận hóa đơn tự động từ đối tác.​

3.6 Lợi ích khi có đủ hóa đơn

Hộ kinh doanh có đủ hóa đơn đầu vào sẽ tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, bảo vệ quyền lợi pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh.​

• Tối ưu thuế má: Hóa đơn hợp lệ chứng minh chi phí đầu vào được khấu trừ, giảm thu nhập chịu thuế TNCN và GTGT (nếu áp dụng), tránh truy thu hoặc phạt khi kiểm tra từ 2026.​
• Bảo vệ pháp lý: Chứng minh nguồn gốc hàng hóa hợp pháp, tránh tịch thu hàng “không rõ xuất xứ”, hỗ trợ tranh chấp với nhà cung cấp hoặc khách hàng.​
• Quản lý tốt hơn: Theo dõi chi phí chính xác để phân tích lợi nhuận, tối ưu ngân sách, xây dựng uy tín với đối tác và dễ tiếp cận vay vốn ngân hàng.

Xem ngay: 6 lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế

4. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mà bạn có thể tham khảo.

Hộ doanh thu < 500 triệu/năm có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào theo quy định hiện hành. 

Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế hay không?

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế theo phương pháp khoán, nhưng cần lưu trữ để chứng minh chi phí nếu cơ quan thuế kiểm tra.

Mất hóa đơn rồi thì có cách chứng minh chi phí không?

Hộ kinh doanh mất hóa đơn đầu vào vẫn có cách chứng minh chi phí bằng các chứng từ thay thế khác theo quy định thuế Việt Nam.

Việc quản lý và lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành mà còn mang lại nhiều lợi ích lớn. Nhất là trong giai đoạn chuyển đổi quan trọng từ năm 2026. Những thói quen nhỏ này sẽ giúp việc kinh doanh của bạn minh bạch và chuyên nghiệp hơn, đồng thời phát triển bền vững lâu dài.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hộ kinh doanh có phải nộp hóa đơn đầu vào khi kê khai thuế không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, tránh sai sót.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn