Phiếu xuất kho là gì? Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho như nào? Cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết sau đây để biết thêm thông tin chi tiết.

1. Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bên bộ phận trong doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước sử dụng.

Phiếu xuất kho còn dùng để làm căn cứ đánh giá tình hình mua bán trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất – tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho sẽ tăng tính năng suất trong quản lý kho hiện nay, hỗ trợ lập nên kế hoạch, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp , tính toán nhập kho để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn.  doanh nghiệp có thể tính toán số lượng hàng hóa, những hạch toán hàng tháng để có thể điều chỉnh hợp lý lại, tránh việc tồn hàng trong kho quá nhiều.  

>>>>> Tìm hiểu ngay Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

2. Mẫu phiếu xuất kho hiện nay

Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành mẫu Phiếu xuất kho ban hành kèm theo một số Thông tư như Thông tư 200, Thông tư 133…  

• Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

• Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

3. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho

Tùy mỗi doanh nghiệp mà việc in phiếu xuất kho sẽ do bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Vai trò của phiếu xuất kho rất quan trọng nên việc lập  phiếu xuất kho phải được các doanh nghiệp đảm bảo được sự chính xác. 

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.

– Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.

– Số: ghi liên tục không được ghi rời nhau,  và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.

– Họ và tên của người nhận hàng:  ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng. có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp,

– Cột A: ghi số thứ tự của vật tư – hàng hóa lập phiếu.

– Cột B: ghi tên – nhãn hiệu – quy cách – phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

– Cột C: ghi mã số tương ứng

– Cột D: ghi đơn vị tính tương ứng, thường là chiếc hoặc bộ 

– Cột 1: ghi số lượng yêu cầu xuất kho của người/ bộ phận sử dụng

– Cột 2: ghi đơn giá tương ứng

– Cột 3: tính thành tiền từng loại vật phẩm – hàng hóa  

– Dòng “Cộng”: cộng tổng cột “Thành tiền”

– Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi bằng chữ số tiền ở cột “thành tiền” trên phiếu xuất kho 

– Ghi số chứng từ gốc kèm theo (nếu có)

+ Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau.

+ Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu, kế toán trưởng ký và sau đó chuyển sang Giám đốc, người có uỷ quyền xác nhận và ghi rõ họ tên. Và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…

+ Sau khi vật tư, công cụ, hàng hóa đã được xuất kho thì thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loại, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Đồng thời ký tên và cùng người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ.  

+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2 sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán.

+ Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. 

4. Quy trình xuất kho

4.1 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

• Bước 1: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm đơn hàng
• Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho, nếu đủ sẽ tiến hành xuất kho, nếu không thì cần phản hồi cho bộ phận gửi yêu cầu
• Bước 3: Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng để làm cơ sở lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện hoạt động xuất hàng. Phiếu xuất kho thường được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ như kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng. 
• Bước 4: Khi thủ kho đã có đủ các thông tin cần thiết thì chuẩn bị hàng hóa đem đi xuất và trên phiếu cần phải có đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận như kế toán, thủ kho, vận chuyển hàng hóa. 
• Bước 5: Thủ kho cùng kế toán sẽ phối hợp với nhau để cập nhật các thông tin, thủ kho sẽ ghi lại thẻ kho và kế toán ghi nhật ký xuất kho. 

>>>>> Quy Định Về Xuất Hóa Đơn Vận Chuyển

4.2 Quy trình xuất kho sản xuất

• Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu cho ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất
• Bước 2: Các bộ phận có thẩm quyền sẽ nhận yêu cầu và phê duyệt
• Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu và kiểm tra lại hàng trong kho, nếu đủ nguyên vật liệu sẽ cho xuất kho, nếu không thì phản hồi lại cho các bộ phận yêu cầu
• Bước 4: Thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo yêu cầu và ký nhận
• Bước 5: Thủ kho và kế toán sẽ cùng phối hợp để cập nhật các thông tin về hàng hóa tồn kho

4.3 Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp

• Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ gửi yêu cầu đến ban giám đốc hoặc bộ phận có quyền hạn giải quyết xuất kho
• Bước 2: Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu
• Bước 3: Kế toán tiếp nhận yêu cầu xuất lắp ráp, lập phiếu xuất và chuyển đến thủ kho
• Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa theo yêu cầu đã phê duyệt
• Bước 5: Bộ phận có nhu cầu nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và tiến hành lắp ráp
• Bước 6: Kế toán, thủ kho sẽ phối hợp với nhau để cập nhật thông tin
• Bước 7: Bộ phận lắp ráp sau khi hoàn thiện sản phẩm sẽ chuyển về kho theo quy trình xuất kho

4.4 Quy trình xuất để chuyển kho

• Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi yêu cầu cho ban giám đốc, nêu rõ địa điểm đi và đến của hàng hóa, mức độ cần thiết cũng như mục đích chuyển kho
• Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền cần xem xét và phê duyệt, nếu từ chối thì sẽ kết thúc quy trình còn nếu đồng ý thì sẽ đưa yêu cầu cho kế toán
• Bước 3: Kế toán thống nhất với kho mới về chính sách, số lượng hàng chuyển cũng như thời gian chuyển và lập phiếu kho
• Bước 4: Các hàng hóa sau khi được kiểm tra kỹ và biên bản có đủ chữ ký vào biên nhận sẽ có thể tiến hành xuất kho và nhập kho mới
• Bước 5: Kế toán tiếp nhận thông tin

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về xuất hóa đơn chiết khấu thương mại. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn