Dù người mua không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải có trách nhiệm lập hóa đơn cho mọi giao dịch. Việc chủ động kê khai và sử dụng các công cụ hỗ trợ sẽ giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro trước các đợt thanh tra thuế. Nắm vững thông tin về vấn đề này qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây. 

1. Người mua không lấy hóa đơn, người bán có phải xuất không?

Theo quy định hiện hành, việc xuất hóa đơn là trách nhiệm của người bán để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Việc khách hàng có lấy hóa đơn hay không không làm thay đổi nghĩa vụ này, trừ một số trường hợp cụ thể:

Trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn

• Giao dịch từ 200.000 đồng trở lên: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có tổng giá trị từ 200.000 đồng/lần trở lên, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn dù người mua là khách lẻ và không lấy hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử (HĐĐT): Theo lộ trình chuyển đổi số, với HĐĐT, mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, kể cả khi khách không yêu cầu.

Trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn từng lần

• Khi giao dịch có tổng giá trị dưới 200.000 đồng/lần và người mua không lấy hóa đơn. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn phải xuất như bình thường.

Lưu ý: Trên hóa đơn trong trường hợp khách không lấy, người bán phải ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Xem thêm: Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT không?

2. Rủi ro khi không xuất hóa đơn đối với hàng hóa khách không lấy

Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường có tâm lý “bỏ qua” hóa đơn khi khách không lấy để giảm bớt thủ tục hoặc che giấu doanh thu. Đây là hành vi tiềm ẩn rủi ro rất lớn. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi không lập hóa đơn đã tăng đáng kể, cụ thể: 

• Phạt từ 2 triệu đến 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng.
• Nếu vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên, mức phạt có thể lên tới 60 – 80 triệu đồng và bị áp dụng các biện pháp xử lý do hành vi trốn thuế, che giấu doanh thu.

Cơ quan thuế hiện nay sử dụng công nghệ AI và hệ thống dữ liệu tập trung để đối chiếu doanh thu. Nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế kinh doanh và dữ liệu hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN.
• Phải nộp tiền phạt chậm nộp tính theo số ngày vi phạm.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín khi làm việc với ngân hàng hoặc các đối tác lớn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn từ máy tính tiền đúng quy định

3. Cách xử lý và lập hóa đơn khi người mua không lấy hóa đơn

Để đảm bảo đúng quy định và tránh bị phạt, kế toán và chủ hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau khi khách hàng từ chối nhận hóa đơn:

Cách ghi thông tin trên hóa đơn

• Tên người mua: Ghi “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Khách lẻ không lấy hóa đơn”.
• Địa chỉ, MST: Để trống.
• Nội dung hàng hóa: Ghi đầy đủ tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền như giao dịch thông thường.

Đối với cửa hàng bán lẻ (Siêu thị, quán ăn, cửa hàng tiện lợi)

Đối với các hình thức bán lẻ thường xuyên, người bán không nhất thiết phải lập hóa đơn cho từng ly cà phê hay món đồ nhỏ, nhưng phải:

• Lập hóa đơn tổng hợp vào cuối mỗi ngày.
• Gửi dữ liệu đầy đủ lên hệ thống của cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng Dẫn Xử Lý Khi Hóa Đơn Từ Máy Tính Tiền Bị Sai Sót

4. EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dành cho hộ kinh doanh

EasyInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xây dựng riêng để hỗ trợ hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Phần mềm tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ‑CP về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. 

• Hộ kinh doanh có thể tạo, phát hành, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền hoặc từ máy tính/điện thoại. 
• Dữ liệu hóa đơn được truyền kết nối trực tiếp lên cơ quan thuế, đảm bảo đúng quy định và không bị xử phạt do không xuất hóa đơn. 
• Tích hợp với máy tính tiền, tự động phát sinh hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán, không cần gõ lại dữ liệu.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn loạt, ký số nhanh, gửi hóa đơn qua email/SMS cho khách.
• Hóa đơn được lưu trực tuyến miễn phí trong 10 năm, dễ tra cứu và xuất báo cáo theo ngày, tháng, năm.
• Kết nối với phần mềm kế toán EasyBooks, chữ ký số EasyCA, giúp hộ kinh doanh cân đối sổ sách, kê khai thuế TNDN, thuế GTGT thuận tiện hơn.

Việc xuất hóa đơn khi khách không lấy không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để doanh nghiệp bảo vệ mình trước những rủi ro tài chính lớn. Hãy trang bị các giải pháp công nghệ như EasyInvoice để quy trình này trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn.

Dùng thử EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, giúp hộ kinh doanh kê khai thuế và quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác hơn.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Người mua không lấy hóa đơn, người bán có phải xuất không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn