Giãn cách do dịch Covid liệu có làm khó được kế toán khi phải làm việc tại nhà? Những giải pháp nào giúp kế toán thuận tiện trong khi làm việc tại nhà mà không cần đi lại hay tiếp xúc với bên ngoài?

Cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây của EasyInvoice để biết 3 giải pháp giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả nhé!

1. Khó khăn của kế toán khi làm việc tại nhà

1.1. Khó khăn trong việc xuất hóa đơn Online cho khách hàng

Thông thường, kế toán lập hóa đơn giấy phải viết hóa đơn viết tay theo hợp đồng mua bán hàng hóa và được chuyển phát qua bưu điện cho khách hàng. Khi dịch Covid phải làm việc tại nhà, kế toán gặp phải một số khó khăn phải kể đến như:

• Phải tiếp xúc trực tiếp, di chuyển để chuyển phát hóa đơn, phải đến công ty để lấy dữ liệu, hồ sơ khách hàng, xin chữ ký giám đốc hoặc những người có liên quan;
• Mất thời gian di dời hóa đơn cũng như dữ liệu từ công ty về nhà;
• Việc tra cứu dữ liệu, hóa đươn đã xuất gặp nhiều khó khăn;
• Lưu trữ dữ liệu không tập trung, khó tổng hợp và quản lý;
• Dễ sai sót trong việc hạch toán hóa đơn;

1.2. Quản lý hóa đơn đầu vào gặp nhiều khó khăn

Quy trình nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ, nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán vốn đã rất rườm rà và thiếu khóa học. Khi làm việc tại nhà, quy trình này càng khiến kế toán tốn nhiều thời gian và đặc biệt gặp nhiều sai sót.

• Kế toán phải phân loại hóa email hóa đơn đầu vào với các email khác dễ làm bỏ sót hóa đơn hoặc phải in đến 2 lần;
• Phải di chuyển đi in ấn và lưu trữ dẫn đến vi phạm nghiêm trọng quy định giãn cách trong mùa dịch;
• Do hóa đơn được lưu trữ trên công ty nên việc tra cứu gặp nhiều khó khăn;
• Khó khăn trong việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn; dễ sai sót khi tổng kết dữ liệu làm báo cáo từ nhiều nguồn;

1.3. Khó khăn khi ký số từ xa các chứng từ giao dịch điện tử

Giao dịch điện tử không thể thiếu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong mùa dịch này. Để các giao dịch điện tử có hiệu lực, doanh nghiệp bắt buộc phải có các chứng từ điện tử được ký số. Nhưng nhiều công ty vẫn dùng hóa đơn giấy và ký tay nên sẽ không thể hoàn thành các giao dịch này trong mùa giãn cách.

Với những khó khăn kể trên, Soft Dreams cung cấp bộ 3 giải pháp giúp kế toán yên tâm khắc phục được hoàn toàn những vấn đề đó.

>>> Xem thêm tại đây:

• 07 khó khăn khi kế toán quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel
• Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

2. Bộ 3 giải pháp giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả của Soft Dreams

2.1. Phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào EasyIN

Đây được coi là phần mềm hóa đơn điện tử giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn khi làm việc tại nhà:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

>>> ĐỌC THÊM: Phần mềm quản lý và hỗ trợ hoá đơn đầu vào EasyIN

2.2. Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

• Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán;
• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

2.3. Phần mềm chữ ký số EasyCA

Tính năng vượt trội của chữ ký số EasyCA:

• MISA eSign ký số trên mọi định dạng file: văn bản, chứng từ, hợp đồng trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,…
• Ký số mọi lúc mọi nơi: MISA eSign ký số mọi lúc mọi nơi với USB token;
• Đảm bảo 100% an toàn – bảo mật dữ liệu;
• Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,…

Quý doanh nghiệp có nhu cầu dùng thử miễn phí bộ 3 trợ thủ đắc lực này hoặc cần thư vấn thêm vui lòng liên hệ:

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice