Bạn đang muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và cần tìm một phần mềm hóa điện tử tốt, dễ sử dụng cũng như đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng? Nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như thế nào để có thể được hỗ trợ tốt nhất trong quá trình chuyển đổi?

Bài viết này sẽ giúp bạn tìm thấy câu trả lời cho thắc mắc của mình.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Đầu tiên, cùng EasyInvoice định nghĩa về hóa đơn điện tử nhé!

Hiểu đơn giản  thì hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử. Đây là loại hóa đơn vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Theo đó, căn cứ vào Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa chi tiết như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tém, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có thể đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

Hiện nay có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã và đang nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên vẫn còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.

2. Điều kiện bắt buộc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Các đơn vị muốn được cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, họ cần phải đảm bảo các tiêu chí nghiêm ngặt theo Thông tư 68/2019/TT-BTC mới đây của Bộ Tài chính.

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng dịch vụ cần xem xét đơn vị đó có đáp ứng được các điều kiện về tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không.

Điều kiện của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

2.1 Điều kiện về chủ thể

Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải có kinh nghiệm trong xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. Tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện về chủ thể như sau:

• Hoạt động ít nhất 5 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin
• Đã triển khai hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 đơn vị, tổ chức
• Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau

2.2 Điều kiện về tài chính

Đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng.

Số tiền 5 tỷ trên theo quy định để đảm bảo có thể giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình đơn vị cung cấp dịch vụ.

2.3 Điều kiện về nhân sự

• Có ít nhất 20 nhân viên kỹ thuật chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin với trình độ đại học. Trong đó có nhân viên với kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng và quản trị cơ sở dữ liệu
• Có nhân viên kỹ thuật có thể thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h/ngày và 7 ngày/tuần để hệ thống có thể duy trì hoạt động ổn định trong việc trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

2.4 Điều kiện về kỹ thuật

• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, Khoản 1 Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km, sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố
• Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đáp ứng yêu cầu tại mục d, Khoản 1, Điều 23 Thông tư 68/2019/TT-BTC

Quy định tại Thông tư 68 đã siết chặt hơn, giúp sàng lọc các đơn vị thiếu chất lượng và thu hẹp số lượng các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường.

3. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Để có thể lựa chọn được một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín cần phải có những tiêu chí chuẩn để chiếu theo. Chính vì vậy, EasyInvoice đưa ra bộ tiêu chí cho doanh nghiệp trước khi lựa chọn. Quý doanh nghiệp thể tham khảo và kiểm nghiệm tính hợp lý trong đó.

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín bao gồm những gì?

05 tiêu chí đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng cùng một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như sau:

• Tiêu chí 01: Phần mềm dễ sử dụng

Phần mềm hóa đơn dễ sử dụng sẽ khiến các kế toán viên dễ dàng hơn trong việc tiếp cận và bắt đầu với một hình thức hóa đơn mới.

Một phần mềm hóa đơn dễ sử dụng cần phải có giao diện thân thiện, tích hợp đầy đủ ngôn ngữ chuyên ngành hoặc sát nhất với chuyên ngành, đáp ứng thị hiếu người dùng. Nhờ vậy các kế toán viên sẽ có thể đơn giản hóa các công việc một cách dễ dàng.

• Tiêu chí 02: Phần mềm phải đáp ứng được mọi nghiệp vụ hóa đơn

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần phải được tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn để có thể thực hiện chuẩn xác các yêu cầu về lập – xuất – chỉnh sửa hay hủy bỏ hóa đơn.

• Tiêu chí 03: Có nền tảng công nghệ đạt chuẩn, có tính ổn định và bảo mật cao

Mọi thứ đều sẽ vô nghĩa đối với các phần mềm không có tính bảo mật cao, dễ mất cắp dữ liệu.

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần phải đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn thông tin cho các hóa đơn trong đó. Chính vì vậy mà tính bảo mật là điều cần phải xem xét kỹ khi tìm hiểu về các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay.

Bên cạnh đó, tính ổn định khi sử dụng cũng là điều cần ưu tiên. Không ai muốn sử dụng một phần mềm lúc được lúc không.

• Tiêu chí 04: Phần mềm có giá thành hợp lý

Giá thành là một trong những quan tâm hàng đầu khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Tuy vậy, việc lựa chọn đơn vị có giá quá rẻ tiềm ẩn nhiều rủi ro mà nó mang lại như sản phẩm kém chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng quá tệ…

Chính vì vậy, hãy đánh giá chất lượng của các sản phẩm trước và lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm tương xứng với giá trị của nó.

Tham khảo ngay: Báo giá hóa đơn điện tử EasyInvoice

• Tiêu chí 5: Dịch vụ hỗ trợ sau cung cấp

Đây mới là tiêu chí cốt lõi sau cùng đánh giá nên một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như thế nào. Phần mềm dù tốt thế nào nhưng không có hướng dẫn sử dụng, không tận tình trong hướng dẫn khách hàng sử dụng thì cũng không hẳn đáng để sử dụng.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít các bạn làm kế toán sẽ vướng vào những rắc rối và gặp khó khăn trong việc thao tác. Và khi đó, với sự hỗ trợ kịp thời và tận tình từ nhà cung cấp, các bạn sẽ dễ dàng và nhanh chóng giải quyết triệt để được những khó khăn đó.

Trên đây là 5 tiêu chí bạn cần ghi nhớ trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Hy vọng, với những tiêu chí nêu trên bạn có thể lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay

4. Top phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams là một trong những công ty công ty cung cấp các sản phẩm về công nghệ hàng đầu hiện nay bao gồm:

• Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
• Phần mềm kế toán Easybooks
• Chữ ký số EasyCA

Trong đó nổi bật là phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đáp ứng đầy đủ cả 4 điều kiện của Thông tư 68/2019/TT-BTC và những tiêu chí cụ thể:

• Về chủ thể:

Công ty Công nghệ Softdreams đã có gần 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển và cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin phục vụ cho doanh nghiệp (hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, thiết kế – quản trị website, kê khai BHXH điện tử, email doanh nghiệp…)

Softdreams là đối tác của hơn 30.000 tổ chức, cá nhân triển khai giải áp dụng đơn điện tử và phần mềm kế toán. Đồng thời, hợp tác thành công nhiều giải pháp và các dự án công nghệ thông tin lớn, gần đây nhất là Cổng thông tin tín dụng quốc gia Việt Nam (https://cic.gov.vn/).

• Về tài chính:

Softdreams đã thực hiện cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam nhằm giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng của mình.

• Về nhân sự:

Softdreams hiện nay có trên 200 nhân sự, trong đó có 10 nhân viên có trình độ thạc sỹ được đào tạo tại Anh, Pháp, Mỹ, Việt Nam và 68 nhân viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế về quản trị mạng, nghiên cứu và phát triển các sản phẩm công nghệ cao.

Softdreams luôn có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng đầy đủ nghiệp vụ – chuyên nghiệp – tận tình thường trực nhằm đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định trong việc trao đổi, truyền và nhận dữ liệu điện tử. Đồng thời, sẵn sàng nhận mọi cuộc gọi hỗ trợ từ người dùng mọi lúc mọi nơi bằng nhiều hình thức: hotline, zalo, skype, facebook, teamview…

• Về kỹ thuật:

Sản phẩm hóa đơn điện tử EasyInvoice của Softdreams đảm bảo tuyệt đối về tính an toàn và bảo mật của hệ thống:

Softdreams sử dụng nền tảng công nghệ thông tin cao, với hạ tầng cơ sở dữ liệu lớn đáp ứng và đảm bảo tuyệt đối tính sẵn sàng, liên tục cho số lượng khách hàng lớn.

EasyInvoice Áp dụng công nghệ điện toán đám mây trong việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn cho khách hàng, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật, sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Đồng thời, dữ liệu được đặt ở các máy chủ  ở nhiều vị trí khác nhau có khả năng chế tối đa rủi ro về đánh cắp, mất dữ liệu.

Khả năng lưu trữ hóa đơn đến 10 năm an toàn tuyệt đối với nền tảng trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế.

• Về hệ thống phần mềm:

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, dễ sử dụng nhất trên thị trường, đáp ứng các tình huống phát hành như hóa đơn giấy; Đảm bảo dữ liệu hóa đơn an toàn và bảo mật tuyệt đối; Tích hợp với mọi loại phần mềm kế toán, quản lý; Hơn 80 mẫu hóa đơn điện tử miễn phí có sẵn; Quản lý, tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên Mobile; Hỗ trợ 24/7 nhanh chóng nhất… Ngoài ra, EasyInvoice có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù, tính sẵn sàng và phát hành hàng loạt số lượng lớn hóa đơn mỗi năm cho mọi khách hàng.

SOFTDREAMS đứng đầu danh sách nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

Là 1 trong số ít phần mềm được Tổng cục thuế và các Cục thuế (Tp.HCM, Hà Nội, Quảng Ninh, Bắc Ninh…) thẩm định đánh giá cao về chất lượng phần mềm, hỗ trợ sau bán hàng và khuyến khích doanh nghiệp sử dụng. Softdreams luôn là đơn vị tiên phong phối hợp với các chi cục thuế trên cả nước đồng hành cùng doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử.

Theo đó, Softdreams là nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 23 của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Softdreams cam kết đem đến niềm tin và hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng của mình.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN TRỰC TUYẾN

HOẶC

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Công ty CP Đầu tư Công nghệ & Thương mại Softdreams

Địa chỉ: Tầng 3 Nhà khách ATS số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn