Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Bài viết dưới đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như các lưu ý quan trọng để phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng và đúng quy định.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Bạn không cần lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng hóa đơn.
• Tăng tính chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp hạn chế sai sót nhân sự do nhập liệu thủ công. Mọi giao dịch được ghi nhận và kiểm tra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Thuận tiện trong quản lý và tra cứu: Với HĐĐT, doanh nghiệp có thể lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng bất kỳ lúc nào. Việc tìm kiếm, xuất báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tuân thủ quy định pháp luật: HĐĐT đã trở thành quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Sử dụng HĐĐT đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.
• Hỗ trợ kết nối với hệ thống cơ quan thuế: HĐĐT có thể tích hợp với hệ thống kế toán, hỗ trợ gửi dữ liệu tự động đến cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý thuế.

Tìm hiểu ngay: Top 5 Đơn Vị Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Tốt Nhất 

2. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

Như vậy công ty cần đáp ứng các điều kiện trên để phát hành hóa đơn điện tử.

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm quy trình phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải làm thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu (thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT). Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ phải làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2.

3.1. Chuẩn bị trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Cụ thể:

• Giấy tờ pháp lý: Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập doanh nghiệp, mã số thuế của doanh nghiệp.
• Chữ ký số: chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và có hiệu lực.
• Cơ sở hạ tầng: Bao gồm máy tính kết nối internet và hệ thống internet ổn định.

3.2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu đối với doanh nghiệp mới thành lập được thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với nhiều gói dịch vụ và giá thành khác nhau.

Lưu ý:

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm trong hoạt động cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, hỗ trợ 24/7
• Giá cung cấp dịch vụ cạnh tranh.

Bước 2: Cài đặt phần mềm

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ HĐĐT, doanh nghiệp sẽ tiến hành cài đặt phần mềm HĐĐT mà nhà cung cấp dịch vụ cung cấp.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm HĐĐT đã cài đặt để chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT. 

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp muốn sử dụng.
• Bản sao chứng minh nhân dân/giấy phép kinh doanh của người đại diện pháp luật.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp cho cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT, tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử sẽ đại diện đăng ký.

Hình thức nộp:

• Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện các thủ tục đăng ký và nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 5: Chờ cấp phép

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
• Mẫu thông báo: theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 6: Phát hành hóa đơn

Khi có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để tạo và lập HĐĐT khi phát sinh mua bán hàng hóa dịch vụ.

Xem ngay: Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp Mới

4. EasyInvoice – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử top 1 thị trường

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams, tự hào giữ vị trí Top 1 về khả năng kết nối thành công với Tổng Cục Thuế, giúp doanh nghiệp phát hành và quản lý hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng.

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Tự động hóa 90% nghiệp vụ nhập liệu hóa đơn, lưu trữ hóa đơn.
• Khởi tạo, phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn dễ dàng.
• Lập biên bản, ký hợp đồng và ký số ngay trên phần mềm.
• Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm bảo mật, an toàn tuyệt đối.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí, không gian lưu trữ.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua Internet như Email, SMS,…
• Tự động cập nhật miễn phí phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế.
• Đa dạng các loại báo cáo thống kê

Tìm hiểu ngay: Lợi Ích Khi Mua Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

5. Các câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng nhau không?

Theo quy định của Bộ Tài Chính thì ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Điều này, bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Do đó, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau thì mới có thể đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Câu hỏi 2: Người mua có bắt buộc phải ký trên hóa đơn điện tử hay không?

Theo các quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử đã được ban hành, tiêu thức chữ ký điện tử chỉ bắt buộc với người bán chứ không bắt buộc với người mua.
​​​​​​​Thông thường, chỉ những trường hợp người mua có thỏa thuận ký số vào hóa đơn điện tử bới người bán từ trước thì sẽ buộc phải ký lên hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 3: Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Khám phá ngay bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice cùng ưu đãi hấp dẫn, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả!

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn