Bài viết này của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời đưa ra hướng dẫn để lựa chọn đúng loại hóa đơn cho hoạt động kinh doanh.

1. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

1.2 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Lưu ý:

Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Xem thêm: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

2. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Tìm hiểu thêm: Quy Định Về Mức Phạt Đối Với Hộ Kinh Doanh Không Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Máy Tính Tiền Từ 01/06/2025

3. Hướng dẫn chọn loại hóa đơn phù hợp cho doanh nghiệp/hộ kinh doanh

Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp giúp doanh nghiệp/hộ kinh doanh quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Tùy vào quy mô và đặc thù hoạt động, bạn có thể cân nhắc:

• Doanh nghiệp vừa và lớn: Nên sử dụng hóa đơn điện tử truyền thống để dễ dàng quản lý, tích hợp với phần mềm kế toán, đáp ứng khối lượng giao dịch lớn và đa dạng.
• Hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, quán ăn, siêu thị, cửa hàng vàng bạc đá quý…: Nên chọn hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vì tính tiện lợi, nhanh chóng, phù hợp với hình thức bán hàng trực tiếp.

Tóm lại: Việc lựa chọn loại hóa đơn nào phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô giao dịch và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh phục vụ.

4. Câu hỏi thường gặp

Có thể sử dụng song song cả 2 loại hóa đơn không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời, song song hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hoạt động kinh doanh quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cho hoạt động kinh doanh khác.

Hóa đơn máy tính tiền có cần gửi cho khách hàng qua email không?

Theo khoản 4 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể gửi cho khách hàng dưới dạng điện tử (email, tin nhắn, mã QR). Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu bản giấy, doanh nghiệp phải in và cung cấp bản thể hiện hóa đơn

Máy tính tiền có cần phần kết nối internet liên tục không?

Có. Máy tính tiền phải được kết nối internet liên tục để truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp theo thời gian thực đến cơ quan thuế.

Tìm hiểu thêm: Quy Định Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền Đối Với Hộ Kinh Doanh Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP