Bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ cung cấp thông tin chi tiết về phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, từ định nghĩa, trường hợp sử dụng, đến quy trình lập và những lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định và tối ưu hóa quy trình kế toán.

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?

1.1 Định nghĩa

Theo điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

Đối với hóa đơn điện tử:

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

Xử lý hóa đơn có sai sót được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

– Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

…

Theo đó, hóa đơn điều chỉnh có thể hiểu là các hóa đơn dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế hoặc số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

1.2  Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh

Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:

(1) Hủy hóa đơn điện tử

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

(2) Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

(3) Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

(4) Người bán kiểm tra sai sót

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Xem thêm: Cách Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh

2. Hóa đơn thay thế là gì?

2.1 Định nghĩa

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Về hóa đơn thay thế thì được hiểu là hóa đơn lập ra để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung, thông tin trên hóa đơn hoặc bị mất.

Hóa đơn thay thế thông thường sẽ được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy để đảm bảo chính xác, hợp pháp của các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc quản lý thuế.

2.2  Khi nào lập hóa đơn thay thế

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì khi người nộp thuộc các trường hợp dưới đây sẽ thực hiện lập hóa đơn thay thế:

Thứ nhất, người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Lúc này, người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

– Ký số trên hóa đơn thay thế gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.

– Gửi hóa đơn mới – hóa đơn thay thế cho người mua.

– Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Thứ hai, người mua hoặc người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua

Nếu hóa đơn sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử: Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn.

– Lập hóa đơn thay thế:

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Xem thêm: Điểm mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Dưới đây là những tiêu chí phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế:

Xem thêm: Hướng Dẫn Điều Chỉnh Hóa Đơn Sai Sót Nhiều Lần

4. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

 4.1 Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử

• Nội dung sai sót (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…).
• Mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không và những ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, thuế nếu có).
• Nguyên nhân dẫn đến sai sót.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan

• Hóa đơn gốc: Hóa đơn điện tử đã lập trước đó cần điều chỉnh (xác định số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).
• Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: Ghi rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

Nội dung hóa đơn điều chỉnh:

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Ghi rõ các thông tin cần điều chỉnh: số tiền, thuế suất, thuế GTGT, hoặc các thông tin khác như mã số thuế của người mua (nếu có sai sót).
• Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.

Trường hợp đặc biệt:

*Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và trả lại hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, bất động sản), người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và giao cho người bán.

*Trong trường hợp tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo định dạng do cơ quan thuế quy định.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử thay thế mới cho người mua

• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập sai.
• Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

4.2 Quy trình lập hóa đơn thay thế

Quy trình chung lập hóa đơn thay thế như sau:

• Bước 1: Xác định loại hóa đơn có sai sót là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế
• Bước 2: Xác định sai sót đối với hóa đơn đã lập
• Bước 3: Lập hóa đơn thay thế theo quy định 
• Bước 4: Hủy hoặc lưu trữ hóa đơn gốc đã lập có sai sót, gửi hóa đơn thay thế cho người mua và cơ quan thuế.
• Bước 5: Lưu giữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

• Tuân thủ quy định pháp luật: Cả hai loại hóa đơn cần tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.
• Thời hạn lập hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần được lập kịp thời, đúng thời hạn quy định để tránh vi phạm về thuế.
• Lưu trữ cẩn thận: Các hóa đơn và biên bản liên quan cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót tiếp theo.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong việc lập và quản lý hóa đơn.

Việc nắm rõ quy trình và lưu ý khi sử dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch.

Xem thêm: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Phân Biệt Hóa Đơn Điều Chỉnh Và Hóa Đơn Thay Thế“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn