Hướng dẫn các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bạn đang cần phát hành hóa đơn điện tử nhưng chưa rõ thủ tục ra sao? Tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết của EasyInvoice trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ tại điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối việc khởi tạo, lập, gửi , nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính”.

Cũng căn cứ theo quy định của Chính phủ, tại Khoản 3, Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/7/2022”.

Như vậy, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 01/22/2020 như trước mà thay vào đó, doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, cụ thể:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn trong lần đầu thông báo phát hành. Trong đó, mẫu hóa đơn được gửi sẽ sử dụng khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn tới khi thay đổi mẫu hóa đơn trong lần thông báo sau (nếu có).

Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thanh lý hợp đồng in ấn khi lập thông báo phát hành hóa đơn với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc (tính từ ngày nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo gửi tới tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi nhận được thông báo cần điều chỉnh và gửi lại thông báo phát hành mới.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7 sẽ tư vấn và hỗ trợ các bạn ngay từ bước đầu tiếp cận, sử dụng hình thức hóa đơn mới này tới khi thành thạo.

Dưới đây là công tác chuẩn bị hồ sơ cho việc gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng cho công ty.

3. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

3.1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo mẫu 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử cần sử dụng mẫu phiếu này. Tải xuống ngay

3.2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo mẫu 02 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tải xuống mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Các thông tin cần điền trên mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

• Tên công ty
• Mã số thuế công ty
• Địa chỉ trụ sở chính công ty
• Điện thoại liên hệ
• Các loại hóa đơn phát hành (Hóa đơn GTGT…)
• Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo (Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1)

3.3. Mẫu hóa đơn điện tử

Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn hóa đơn điện tử đại diện cho công ty có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.

Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice có thể tham khảo thêm về các mẫu hóa đơn điện tử và bạn có thể linh động trong việc chỉnh sửa và thay đổi các mẫu này. Ngoài ra, Easyinvoice còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng.

Như vậy, trên đây là 3 nội dung cần thiết các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Một số lưu ý:

• Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word
• Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng .xml (có thể tạo trong phần mềm HTKK theo hướng dẫn bên dưới)
• Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.

4. Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

Bước 1: Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các bạn tiến hành cài đặt phần mềm HTKK.

-> Tải ngay phần mềm HTKK mới nhất

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm HTKK có thể download tại Easyinvoice tại: Tài nguyên > Phần mềm hỗ trợ > Nhấn vào nút tải như trong ảnh dưới.

Sau khi cài đặt, bạn đăng nhập phần mềm HTKK qua mã số thuế của mình. Thực hiện theo lần lượt theo hướng dẫn như sau: Tại mục Hóa đơn (1) > Click vào Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML các bạn nhé.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/, đăng nhập phần doanh nghiệp.

Lựa chọn mục Tài khoản -> Ấn Đăng ký thêm tờ khai

Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, bạn tích vào cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới > Tiếp tục.

Sau đó các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word

3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word.

Sau bước 2, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.

Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).

Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.

5. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện sẽ trở nên cực đơn giản.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.

Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ để bên EasyInvoice hỗ trợ nhé.

Như vậy, trên đây EasyInvoice đã hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước lập và thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế qua mạng. Và để chắc chắn sau 2 ngày (không tính ngày nghỉ) bạn nhớ kiểm tra nhé.

EasyInvoice xin chúc các bạn thực hiện thành công việc thông báo phát hành hóa đơn.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay

Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

• Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;
• Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

———————

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Website: easyinvoice.vn

Facebook: Hóa đơn điện tử – EasyInvoice