Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định. Bài viết sau của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, quy định pháp lý và hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, hợp lệ.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Xem ngay: Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

2. Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử

3. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

…

Như vậy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải được đảm bảo như sau:

• Lưu trữ bằng phương tiện điện tử (được quyền lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp)
• Phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu
• Phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
• Phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định.

Tìm hiểu ngay: Cách Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

4. EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử top 1 thị trường

Tự lưu trữ hóa đơn điện tử thủ công dễ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều rủi ro như: mất dữ liệu, nhầm lẫn khi tra cứu, tốn thời gian quản lý. Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được đánh giá là top 1 thị trường hiện nay.

EasyInvoice không chỉ giúp bạn phát hành hóa đơn nhanh chóng mà còn hỗ trợ lưu trữ hóa đơn điện tử thông minh, an toàn và đúng quy định. Với EasyInvoice, bạn hoàn toàn yên tâm nhờ vào những tính năng nổi bật:

• Lưu trữ tự động trong 10 năm: Tất cả hóa đơn được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống trong 10 năm, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng dữ liệu.
• Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối với công nghệ điện toán đám mây và phân quyền người dùng rõ ràng.
  
• Tích hợp kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo đồng bộ dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Kết nối với phần mềm khác dễ dàng: EasyInvoice kết nối với máy tính tiền (MTT), phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán phổ biến, giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, tối ưu quy trình quản lý và xuất hóa đơn tự động.
  
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả kế toán chuyên nghiệp lẫn người mới bắt đầu.
• Tự động cập nhật phiên bản mới theo yêu cầu của Thuế: EasyInvoice luôn tuân thủ các quy định của cơ quan Thuế, hệ thống sẽ tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về chính sách hoặc nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, đảm bảo sự phù hợp và chính xác cho doanh nghiệp.

Dù bạn là doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, hay chỉ là hộ kinh doanh cá thể, EasyInvoice đều có giải pháp tối ưu để đồng hành cùng bạn trong việc phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả – bảo mật – đúng chuẩn pháp lý.

Tìm hiểu ngay: EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp

5. Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ bằng phương tiện điện tử và có thể sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (theo khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử chỉ phải in ra giấy trong trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Hóa đơn điện tử được in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có giá trị để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định này.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hướng Dẫn Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Khám phá ngay bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice cùng ưu đãi hấp dẫn, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả!

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn