Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt từ ngày 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bài viết này của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Lưu ý:

Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

(Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP)

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

[…]

Như vậy, từ 01/6/2025, 05 trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cụ thể như sau:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên (theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe có động cơ khác).
• Nhà hàng, ăn uống, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách và các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Xem ngay: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

3. Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, cơ sở vật chất như sau:

• Có máy tính tiền và các thiết bị đầu ra.
• Phần mềm hóa đơn điện tử (nếu máy tính tiền chưa tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử).
• Kết nối internet ổn định để truyền dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế.
• Có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

4. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

4.1 Hồ sơ, thủ tục đăng ký

– Người nộp thuế đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Tải mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA tại đây

– Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Trường hợp người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

4.2 Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Việc đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được thực hiện theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung tại Khoản 11, Điều 1, Nghị Định 70/2025/NĐ-CP). 

– Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Người nộp thuế truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

– Các trường hợp khác người nộp thuế đăng ký qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các bước làm thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT chung như sau:

Bước 1. Đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Người nộp thuế đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2. Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

Cổng thông tin điện tử của Cục thuế gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT qua địa chỉ thư điện tử (email) đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3. Cục thuế gửi kết quả về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đăng ký sử dụng hóa đơn giữa dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc theo dữ liệu tại Hệ thống Định danh và xác thực điện tử.

4.3 Lưu ý sau khi đăng ký thành công

Lưu ý:

– Trường hợp thông tin khớp đúng, người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận thông tin ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

– Nếu quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận thông tin hoặc xác nhận không thành công, Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. 

–  Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế phải ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Việc làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bắt buộc và cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp, đơn vị chủ động trong thủ tục đăng ký này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ và thành công.

Tìm hiểu thêm: Mẫu Hóa Đơn Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Mất bao lâu để được chấp nhận đăng ký?

 Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của công ty, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT nếu việc đăng ký hợp lệ.

 Trong trường hợp không chấp nhận đơn đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế gửi thông báo từ chối cho công ty biết.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 quy định như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

…

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

…

Như vậy, theo quy định trên, từ ngày 1/6/2025 hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số.

Đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền có mất phí không?

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền sẽ không mất phí nếu người dùng đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, trường hợp sử dụng phần mềm, máy tính tiền, thiết bị và dịch vụ của bên cung cấp thì người dùng sẽ phải tự chi trả chi phí.

Xem thêm: Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Có Tích Hợp Kế Toán, Bán Hàng Không?

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hướng Dẫn Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn