Trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ, việc quản lý giao dịch trở nên dễ dàng và minh bạch hơn nhờ sự xuất hiện của hóa đơn thương mại điện tử. Vậy hóa đơn thương mại điện tử là gì? Khi nào cần sử dụng và nó mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp cũng như khách hàng? Bài viết này của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn!

1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Tại khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về loại hóa đơn như sau:

Điều 8. Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

[…]

2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

[…]

Như vậy, hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với người xuất khẩu có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Người xuất khẩu phải lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử nếu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Tìm hiểu thêm: Điểm Mới Nghị định 117/2025: Hướng Dẫn Quản Lý Thuế Thương Mại Điện Tử

2. Hóa đơn thương mại điện tử được lập khi nào?

Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Như vậy, từ ngày 01/6/2025 thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được quy định như sau:

– Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Xem thêm: Hóa Đơn Thương Mại Điện Tử Được Lập Khi Nào?

3. Nội dung cần có trên hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Dẫn chiếu đến Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử cần phải có những nội dung như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(3) Số hóa đơn

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(8) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

(14) Nội dung khác trên hóa đơn

Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Tìm hiểu thêm: Thủ Tục Hoàn Thuế Kinh Doanh Trên Sàn Thương Mại Điện Tử 2025

4. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn thương mại điện tử

Việc sử dụng hóa đơn thương mại điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cả doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, vận chuyển hay lưu trữ hóa đơn giấy, giúp giảm chi phí giấy mực, vận chuyển và kho bãi.
• Tăng tính tiện lợi: Hóa đơn được phát hành và gửi ngay lập tức qua email hoặc nền tảng điện tử, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
• Bảo mật và minh bạch: Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số và mã xác thực, đảm bảo tính bảo mật cao và tránh tình trạng làm giả hóa đơn.
• Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường và thúc đẩy xu hướng kinh doanh xanh.
• Quản lý dễ dàng: Doanh nghiệp có thể tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, giúp theo dõi và quản lý giao dịch hiệu quả hơn.
• Tuân thủ pháp luật: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, tránh rủi ro về mặt pháp lý.

Hóa đơn thương mại điện tử không chỉ là công cụ hỗ trợ giao dịch mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Xem ngay: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Thương Mại Điện Tử Là Gì?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn