Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp gặp phải trường hợp sai sót thông tin cần phải xử lý. Một trong những giải pháp thường dùng là lập hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn còn băn khoăn liệu khi lập hóa đơn thay thế có bắt buộc nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không? Hãy cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây

1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào cần lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn là một loại chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng, được sử dụng để xác nhận hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các bên. Đối với công tác kế toán, hóa đơn đóng vai trò làm căn cứ ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đồng thời là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định hóa đơn như sau:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Hóa đơn thay thế được hiểu là hóa đơn được lập ra để thay thế cho hóa đơn đã được lập trước đó có sai sót về nội dung, thông tin hoặc bị mất. Hóa đơn thay thế có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc quản lý thuế.

Việc lập hóa đơn thay thế phải thực hiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Doanh nghiệp, đơn vị cần lập hóa đơn thay thế trong những trường hợp sau:

(1) Hóa đơn có sai sót về nội dung

• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót.
• Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.

Trong đó các trường hợp hóa đơn có sai sót gồm: 

• Sai sót về mã số thuế; 
• Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, 
• Sai về thuế suất, 
• Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Xem thêm: Phân Biệt Hóa Đơn Điều Chỉnh Và Hóa Đơn Thay Thế

2. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là biểu mẫu dùng trong các trường hợp có sai sót về sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế.

Tải ngay: Mẫu 04/SS-HĐĐT

3. Hóa đơn thay thế có bắt buộc nộp mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu dùng để thông báo đến Cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót mà không thể hoặc không cần thay thế.

• Tên đầy đủ: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
• Mẫu số: 04/SS-HĐĐT (theo Phụ lục IA – Nghị định 123 và 70/2025/NĐ-CP)

Trường hợp không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT khi lập hóa đơn thay thế: Khi xử lý sai sót (sai MST, số tiền, thuế suất, hàng hóa…) trên hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã đã gửi cho người mua và người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:

• Khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai MST (áp dụng từ 01/06/2025). (Trước 01/06/2025 cũng áp dụng nếu hóa đơn đã gửi người mua).
• Khi thay thế hóa đơn đã lập theo quy định cũ (Nghị định 51/2010, Nghị định 04/2014, TT 32/2011) có sai sót, sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị Định 123.

Xem thêm: Khi Nào Phải Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông Báo Hóa Đơn Sai Sót Lên Cơ Quan Thuế

4. Một số lưu ý khi lập hóa đơn thay thế

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi lập Hóa đơn thay thế, nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế, kế toán:

• Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trên hóa đơn thay thế trước khi phát hành.
• Đảm bảo ghi đúng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn…”.
• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc (bị thay thế) và hóa đơn thay thế, cùng các tài liệu liên quan như văn bản thỏa thuận (nếu có). Hóa đơn gốc không bị hủy mà được lưu trữ cùng hóa đơn thay thế.
• Cập nhật thông tin hóa đơn thay thế vào hệ thống kế toán và báo cáo thuế kịp thời.
• Thông báo kịp thời cho người mua về việc lập hóa đơn thay thế và gửi hóa đơn mới.
• Nếu hóa đơn thay thế lại tiếp tục có sai sót, xử lý bằng hình thức đã áp dụng lần đầu (tức là tiếp tục lập hóa đơn thay thế).
• Phân biệt rõ hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, sử dụng đúng trường hợp.
• Tuân thủ thời hạn lập và gửi hóa đơn thay thế (thường trong vòng 10 ngày phát hiện sai sót, trước khi CQT kiểm tra).
• Cảnh giác với các sai sót thường gặp: lập sai thời hạn, thiếu thông tin, không đủ điều kiện, không cập nhật hệ thống, lưu trữ sai, không thông báo khách hàng.

Xem thêm: Giải pháp hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Thay Thế Có Bắt Buộc Nộp Mẫu 04/Ss-Hđđt Không?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật đúng quy định thuế mới nhất

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn