Hộ kinh doanh là một hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt với các cá nhân hoặc hộ gia đình. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn về việc hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi và nhiều quy định áp dụng hơn. Bài viết này của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi liên quan đến việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, từ quy định pháp luật đến các lưu ý quan trọng.

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), từ 01/6/2025, hộ kinh doanh cá thể sẽ cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ mới. Quy định này áp dụng cho các lĩnh vực như bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải, vui chơi giải trí, và các dịch vụ cá nhân khác.

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về việc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Do đó, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh cá thể có doanh thu 1 tỷ đồng trở lên

Xem ngay: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

2. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh có thể sử dụng

Hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn sau, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế và nhu cầu kinh doanh:

2.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, được áp dụng rộng rãi cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đặc biệt là các trường hợp sử dụng phương pháp kê khai thuế hoặc hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

Đặc điểm:

• Được cấp mã xác thực bởi hệ thống của cơ quan thuế (mã số này được in trên hóa đơn).
• Tạo lập và gửi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với Tổng cục Thuế.
• Có tính pháp lý cao và đảm bảo minh bạch.

Ai được dùng:

• Tất cả hộ kinh doanh có nhu cầu, kể cả khoán hay kê khai.
• Trường hợp không có phần mềm kế toán riêng, hộ kinh doanh có thể dùng Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký và phát hành.

Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý, tra cứu, lưu trữ.
• Hạn chế gian lận, giả mạo hóa đơn.
• Đáp ứng yêu cầu giao dịch với doanh nghiệp.

2.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do hộ kinh doanh tự phát hành, không thông qua hệ thống cấp mã của cơ quan thuế.

Điều kiện sử dụng:

• Chỉ áp dụng cho hộ kinh doanh lớn, nộp thuế theo phương pháp kê khai và có hệ thống phần mềm đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật theo quy định.
• Phải có quyết định chấp thuận sử dụng hóa đơn không mã từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ưu điểm:

• Chủ động phát hành hóa đơn, không phải chờ mã xác thực.
• Phù hợp với hộ kinh doanh có tần suất giao dịch cao, cần xuất hóa đơn nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Có rủi ro cao hơn về kiểm soát và trách nhiệm bảo mật.
• Không phù hợp cho hộ kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ.

2.3 Hóa đơn bán lẻ viết tay (trong trường hợp đặc biệt)

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, hình thức sử dụng hóa đơn giấy viết tay đã bị loại bỏ khỏi hệ thống hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật, ví dụ:

• Trường hợp mất điện, mất mạng, không thể sử dụng phần mềm điện tử.
• Giao dịch tại vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện hạ tầng công nghệ.
• Được cơ quan thuế phê duyệt cấp hóa đơn lẻ viết tay theo từng lần phát sinh (theo Mẫu hóa đơn lẻ của Chi cục Thuế).

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn viết tay chỉ là giải pháp tạm thời và cần kèm theo văn bản xác nhận lý do từ phía hộ kinh doanh, không được sử dụng thường xuyên.

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

3. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào?

Việc hộ kinh doanh xuất hóa đơn sẽ tùy thuộc vào việc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa. Thực tế thường phát sinh hai trường hợp: (1) hộ kinh doanh đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử; hoặc (2) chưa đăng ký, khi đó cần làm thủ tục xin cấp hóa đơn từng lần theo nhu cầu thực tế.

3.1 Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu hộ kinh doanh đã chủ động triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, việc xuất hóa đơn sẽ tuân theo quy trình chung sau:

a. Thủ tục ban đầu: Đăng ký mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (nếu không dùng Cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế).

Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn (nội dung, hình thức, ký hiệu, số thứ tự…).

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế qua cổng etax.gdt.gov.vn, kèm theo:

• Mẫu hóa đơn (file XML, PDF đính kèm).
• Quyết định sử dụng hóa đơn.
• Hợp đồng cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có).

Lưu ý: Hóa đơn chỉ được sử dụng sau khi cơ quan thuế chấp thuận và cấp mã số hóa đơn điện tử.

b. Lập và gửi hóa đơn

• Sau khi được cấp phép, hộ kinh doanh có thể phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký.
• Dữ liệu hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ tùy cấu hình hệ thống.
• Hộ kinh doanh nên kiểm tra thường xuyên mục “Tra cứu hóa đơn” trên Cổng thuế điện tử để đảm bảo hóa đơn đã được tiếp nhận hợp lệ.

3.2 Trường hợp chưa đăng ký – Xuất hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhỏ chưa sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng (thường là doanh nghiệp), họ có thể xin cấp hóa đơn điện tử lẻ từ cơ quan thuế.

a. Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ bao gồm:

Theo Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ hoặc chứng từ chứng minh giao dịch (nếu có).
• Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Căn cước công dân hoặc CMND của người đại diện.

Nếu không có hợp đồng, cơ quan thuế vẫn có thể cấp hóa đơn nếu xét thấy giao dịch là hợp lý và có đủ thông tin.

b. Cách nộp hồ sơ

Có 2 cách nộp:

• Trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế.
• Nộp qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn

Sau khi được duyệt, Chi cục Thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã, hộ kinh doanh có thể in hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng theo định dạng điện tử (PDF, XML…).

Một số lưu ý quan trọng:

• Hóa đơn chỉ có giá trị khi được cấp mã của cơ quan thuế và thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc (tên hộ kinh doanh, MST, hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thuế suất…).
• Không nên tự ý viết tay hoặc in hóa đơn nếu chưa có sự cho phép, vì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Tìm hiểu ngay: Đăng Ký Hộ Kinh Doanh 2025: Cần Lưu Ý Gì Để Tránh Sai Sót?

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh 

Để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn diễn ra suôn sẻ, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Kiểm tra thông tin khách hàng: Đảm nhập chính xác mã số thuế, tên, địa chỉ để tránh sai sót.
• Tuân thủ thời hạn phát hành hóa đơn
• Sử dụng phần mềm uy tín: Một giải pháp đáng tin cậy là EasyInvoice, phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế dành riêng cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. EasyInvoice cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, và hỗ trợ 24/7. Với chi phí hợp lý, EasyInvoice giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Xử lý hóa đơn sai sót: Nếu hóa đơn có lỗi, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh không bắt buộc sử dụng hóa đơn đầu vào, nhưng hóa đơn đầu vào hợp lệ (hoặc sao chụp/tra cứu từ Cổng thông tin Tổng cục Thuế) giúp xác định chi phí hợp pháp khi tính thuế. Theo quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh, các hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

5.2 Hộ kinh doanh có phải nộp thuế không?

Tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC  có quy định hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu tổng doanh thu trong năm dương lịch vượt 100 triệu đồng. Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống, hộ kinh doanh sẽ không phải nộp hai loại thuế này.

Lưu ý:

• Mức doanh thu 100 triệu đồng/năm được tính dựa trên một người đại diện đứng tên khai thuế.
• Dù không phải nộp thuế, hộ kinh doanh vẫn phải khai báo trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng hạn theo quy định.

5.3  Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn VAT không?

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 10 Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi 2013), hộ kinh doanh không thuộc đối tượng sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó không được xuất hóa đơn VAT. Để xuất hóa đơn VAT, hộ kinh doanh cần chuyển đổi thành doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hộ Kinh Doanh Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Xem ngay báo giá hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

==========

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn