Biên lai điện tử đang dần trở nên phổ biến với người tiêu dùng vì nhiều tiện ích, đặc tính nổi bật hơn so với biên lai giấy và đang trở thành xu hướng chung được áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Vậy Đặc Tính Nổi Bật Của Biên Lai Điện Tử gồm những gì? Hãy cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết.

1.  Biên lai điện tử là gì?

Biên lai điện tử là một hình thức biên lai, biên lai điện tử được hình thành muộn hơn so với các loại biên lai giấy đặt in và biên lai tự in.

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC biên lai điện tử được định nghĩa như sau:

“Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hiện nay việc sử dụng biên lai điện tử trở nên phổ biến đặt biệt là khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ chính thức có hiệu lực và buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn chót đến ngày 1/11/2020.

Biên lai điện tử giúp việc tra cứu được thực hiện dễ dàng, thuận tiện khi hạch toán kế toán, làm sổ sách kê khai thuế.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Biên Lai Điện Tử Là Gì?

2. Những ưu điểm nổi bật của biên lai điện tử

2.1. Tính bảo mật và minh bạch của biên lai điện tử

Biên lai điện tử cung cấp một mức độ bảo mật cao hơn so với các biên lai giấy truyền thống, đồng thời cũng tăng cường tính minh bạch trong quy trình giao dịch. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:

• Mã hóa và chữ ký điện tử: Thông tin trên biên lai điện tử thường được mã hóa, đảm bảo rằng chỉ có người có quyền truy cập mới có thể đọc được nội dung. Hơn nữa, mỗi giao dịch thường đi kèm với chữ ký điện tử, đảm bảo tính xác thực và không thể bị sửa đổi.
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Các hệ thống biên lai điện tử thường tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này đảm bảo rằng thông tin cá nhân của người dùng sẽ không bị tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
• Theo dõi và ghi lại chi tiết: Hệ thống biên lai điện tử thường có khả năng ghi lại chi tiết về mỗi giao dịch, bao gồm ngày giờ, người thực hiện, và nội dung chi tiết. Điều này giúp tăng tính minh bạch và kiểm soát trong quá trình giao dịch.
• Chống giả mạo: Các biên lai điện tử thường được thiết kế với các phần tử an ninh như hình ảnh nền, mã vạch, hoặc mã QR để ngăn chặn việc giả mạo hoặc sao chép.
• Quy định pháp lý và tuân thủ: Các hệ thống biên lai điện tử thường tuân thủ các quy định pháp lý về bảo mật dữ liệu và tiến hành các biện pháp kiểm định định kỳ để đảm bảo tính bảo mật.

Biên lai điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn tăng cường tính bảo mật và minh bạch trong quá trình giao dịch tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân muốn duy trì một môi trường kinh doanh an toàn và đáng tin cậy.

2.2. Khả năng tra cứu và quản lý dễ dàng

Một trong những lợi ích lớn của việc sử dụng biên lai điện tử là khả năng tra cứu và quản lý thông tin giao dịch một cách dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là các điểm cụ thể cần được tập trung:

– Hệ thống tìm kiếm linh hoạt: Hầu hết các hệ thống biên lai điện tử cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm giao dịch theo nhiều tiêu chí khác nhau như ngày tháng, mức tiền, đối tượng giao dịch, v.v.

– Lọc thông tin theo nhu cầu: Người dùng có thể dễ dàng lọc và sắp xếp thông tin theo yêu cầu của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giúp người dùng tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.

– Bảo quản dữ liệu lâu dài: Các hệ thống biên lai điện tử thường hỗ trợ việc lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các giao dịch cũ, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý.

– Báo cáo và thống kê: Các hệ thống biên lai điện tử cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo và thống kê về các hoạt động giao dịch. Điều này rất hữu ích cho việc quản lý tài chính và đưa ra các quyết định chiến lược.

– Tích hợp với các hệ thống khác: Biên lai điện tử thường có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý tài chính, phần mềm kế toán và các ứng dụng khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ dữ liệu và quản lý toàn diện.

Nhờ vào những tính năng này, biên lai điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý thông tin giao dịch.

2.3. Tiết kiệm thời gian và công sức

– Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.

– Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.

– Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.

– Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Thủ Tục Phát Hành Biên Lai Điện Tử

3. Những lưu ý khi sử dụng biên lai điện tử

Biên lai điện tử là một trong những chứng từ quan trọng, là căn cứ kê khai và hạch toán thuế. Nếu sử dụng biên lai điện tử không đúng quy định có thể gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.

Trong quá trình sử dụng biên lai điện tử, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin ghi trên biên lai điện tử xem đã đầy đủ và chính xác hay chưa trước khi giao hoặc ký nhận.
• Lưu trữ biên lai điện tử an toàn trên các thiết bị lưu trữ bằng cách đặt mật khẩu khi truy cập vào thiết bị.
• Không chia sẻ thông tin biên lai điện tử nếu không được sự đồng ý của các bên hoặc do yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Biên lai điện tử được coi là chứng từ hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện: Phát hành bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, được phát hành bằng chữ ký số của bên bán và có chứa đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.
• Biên lai được phát hành sau thời điểm ngày 01/01/2017 mới tra cứu được trên hệ thống của Tổng cục thuế.

>>>>>>Tìm hiểu thêm: Quy Định Về Biên Lai Thu Bảo Hiểm Y Tế

Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Đặc Tính Nổi Bật Của Biên Lai Điện Tử“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn