Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp quản lý hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc lưu trữ, tra cứu và bảo mật hóa đơn. Vậy làm thế nào để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả? Hãy cùng hóa đơn điện tử EasyInvocie tìm hiểu cách quản lý hóa đơn hiệu qua cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Xem ngay: Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp Mới

2. Các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử

2.1 Quy định về lưu trữ, tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.
• Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu.

Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thông thường là 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015).
• Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Tra cứu và sử dụng hóa đơn:

Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

• Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
• Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo đó, nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như sau:

• Được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác;
• Được áp dụng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
• Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin;
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước

Xem ngay: Lợi Ích Khi Mua Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

2.2 Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng các đơn vị kinh doanh cũng phải tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ.

Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình;
• Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3  Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP;
• Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

Đăng ký mua hóa đơn điện tử EasyInvoice ngay hôm nay để nhận ưu đãi – Giải pháp nhanh chóng, tiết kiệm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán hiệu quả!

3. Lợi ích khi quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Tiết kiệm chi phí

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Không cần sử dụng giấy mực, không lo mất mát trong quá trình gửi hóa đơn, đồng thời giảm được các chi phí hành chính liên quan đến việc xử lý hóa đơn.

Tăng tính bảo mật

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm an toàn, có cơ chế bảo mật cao giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc bị giả mạo hóa đơn. Việc sử dụng chữ ký số và mã QR cũng giúp đảm bảo tính xác thực và chống gian lận hóa đơn.

Thuận tiện trong tra cứu và kế toán

Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất dữ liệu khi cần thiết. Hệ thống quản lý tự động hỗ trợ kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu hóa đơn nhanh chóng, giúp tăng tốc độ xử lý công việc và giảm thiểu sai sót trong hạch toán tài chính.

Tuân thủ quy định pháp luật

Việc quản lý hóa đơn điện tử đúng cách giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn, giảm nguy cơ sai sót trong kê khai thuế. Điều này không chỉ giúp tránh các hình phạt do vi phạm quy định mà còn góp phần xây dựng uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Xem ngay: EasyInvoice – Đơn Giản Hóa Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Chỉ Trong Vài Phút

4. Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Cách 1: Sử dụng Email riêng để quản lý hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào. Email này chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử, phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Ưu điểm:

• Các email hóa đơn được quản lý riêng, tránh nhầm lẫn

• Dễ dàng theo dõi dữ liệu

Hạn chế:

• Tạo email cá nhân gây sự thiếu tin tưởng, không chuyên nghiệp 

• Trường hợp người lập mail không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải mất công sao lưu dữ liệu.

• Doanh nghiệp vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm

Cách 2: Vừa nhận Email hóa đơn điện tử vừa in giấy để lưu trữ

Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro, nhất là nguy cơ mất dữ liệu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện sau khi nhận được email. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở email và chứng từ giấy.

Ưu điểm: Khắc phục được các hạn chế khi quản lý hóa đơn điện tử bằng email.

Nhược điểm:

• Tốn kém chi phí giấy, tốn thời gian in ấn, lưu trữ

• Khó tra cứu và kiểm tra hóa đơn

• Hạn chế khả năng kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

• Vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán

Cách 3: Tạo folder lưu trữ hóa đơn điện tử 

Sau khi nhận email các hóa đơn điện tử, người quản lý sẽ tải về máy tính và lưu trữ theo folder.  

Ưu điểm: Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

Hạn chế:

• Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc

• Khi cần tra cứu không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp

• Khó đảm bảo tính chính xác khi kiểm tra hóa đơn

• Nguy cơ mất dữ liệu

• Quy trình rườm rà, tốn nhiều thời gian

Cách 4: Làm bảng thống kê trên Excel

Một cách khác là doanh nghiệp sẽ sử dụng bảng tính excel để quản lý hóa đơn. Sau khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện nhập liệu thủ công lên excel. Sau đó, nhập dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra.

Ưu điểm: Phù hợp với người quen dùng excel

Hạn chế:

• Nhập tay dữ liệu dễ sai sót, thiếu hóa đơn

• Khó tra cứu/ đối chiếu với hóa đơn gốc 

• Nguy cơ mất dữ liệu

• Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin

• Không đồng nhất dữ liệu

Cách 5: Ứng dụng công nghệ – sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. Thay vào đó, giải pháp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu và kiểm tra hóa đơn. 

Người dùng chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tự động kiểm tra toàn bộ hóa đơn, tình trạng nhà cung cấp và thông báo chi tiết khi có lỗi. Toàn bộ thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập và hạch toán lên phần mềm. Bạn không cần nhập tay hay nhập file excel thủ công.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm uy tín, được nhiều người sử dụng và có đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần 

Tìm hiểu ngay: Top 5 Đơn Vị Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Tốt Nhất

5. EasyInvoice – Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ tính năng vượt trội và khả năng đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật. Với EasyInvoice, doanh nghiệp có thể:

• Phát hành hóa đơn nhanh chóng: Tạo, ký số và gửi hóa đơn chỉ trong vài giây.

• Lưu trữ an toàn, tra cứu dễ dàng: Dữ liệu hóa đơn được bảo mật và có thể truy xuất mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt, lưu trữ hóa đơn điện tử trên EasyInvoice miễn phí trong 10 năm

• Tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán: Giúp đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót trong quá trình hạch toán.

• Đáp ứng đầy đủ quy định của cơ quan thuế: Đảm bảo tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sử dụng EasyInvoice không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý hóa đơn mà còn giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu suất làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, EasyInvoice chính là lựa chọn hàng đầu!

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Cách Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Khám phá ngay bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice cùng ưu đãi hấp dẫn, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả!

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn