Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế là vấn đề quan trọng bắt buộc mỗi kế toán phải nắm chắc “trong lòng bàn tay” nhằm tránh những vi phạm không đáng có trong quá trình lập, xuất hóa đơn. Vậy quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế mới nhất có những lưu ý gì, khi nào kế toán cần lập hóa đơn điện tử thay thế? Hãy cùng EasyInvoice làm rõ tại bài viết này.

1. Quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế mới nhất

Căn cứ nội dung hướng dẫn thực hiện triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kế toán cần đặc biệt lưu ý với quy định xử lý hủy, điều chỉnh và thay thế đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

• Trường hợp 1: đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức là thay thế hoặc điều chỉnh dựa trên quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trong trường hợp này, bên bán được lựa chọn sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thực hiện thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn sai sót hoặc thực hiện thông báo điều chỉnh với nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó, thực hiện gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT với thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Trường hợp 2: người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ theo quy định của Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng sau đó, có phát sinh hủy hoặc không cung cấp dịch vụ nữa.

Khi gặp trường hợp này, bên bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã lập và thực hiện thông báo đến cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn.

• Trường hợp 3: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thực hiện thay thế theo quy định nhưng vẫn tiếp tục phát hiện có sai sót. Khi đó, kế toán cần thực hiện xử lý sai sót như lần đầu thực hiện.
• Trường hợp 4: đối với những hóa đơn điện tử đã lập nhưng không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hay số hóa đơn sai sót thì bên bán chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà không cần hủy hay thay thế.

Bên cạnh đó, với những trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì kế toán chỉ cần thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm theo đúng thực tế điều chỉnh.

Theo đó, nếu gặp trường hợp 1/2/3 nêu trên kế toán cần thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử thay thế đúng quy định trên EasyInvoice

Video hướng dẫn nghiệp vụ thay thế hóa đơn trên Easyinvoice

Dưới đây là hướng dẫn kế toán thực hiện đúng quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice. EasyInvoice hiện là phần mềm hóa đơn TOP 1 chính thức ký hợp đồng là đơn vị nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu Hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế.

02 bước thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

Bước 1:  Tại menu ngang click chọn “Thay thế hóa đơn”. Khi màn hình chuyển sang màn hình “Tìm kiếm hóa đơn để thay thế” bạn tiến hành nhập dữ liệu trên form.

Click button “thay thế há đơn”, khi đó màn hình sẽ chuyển sang màn hình “Lập hóa đơn thay thế”.Thông tin trên hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text “ Hóa đơn này thay thế hóa đơn số: ……., ký hiệu:…., ngày …… tháng ……. năm ………”

Bước 2: Sau khi nhập xong dữ liệu cần thay thế click button “chỉnh sửa” sau đó đó chọn xong chứng thư số để ký. Khi đó, chuyển sang màn hình “Danh sách hóa đơn thay thế  màn hình hiển thị thông tin hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Không thực hiện thay thế được với những hóa đơn “Bị điều chỉnh” hoặc “Bị hủy”

Trên là quy định xuất hóa đơn điện tử thay thế mới nhất, hy vọng bài viết này đã đem đến thông tin hữu ích cho kế toán đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi gấp rút này.

Hiện tại, SoftDreams đang tích cực hỗ trợ khách hàng thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử từ Thông tư 32/2011/TT-BTC sang Thông tư 78/2021/TT-BTC thuộc 6 tỉnh thành Hà Nội, Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Dương.

>> Giải đáp: 91 câu hỏi về HĐĐT theo Tổng cục Thuế

>> Hướng dẫn: 05 bước đăng ký chuyển đổi HĐ ĐT sang Thông tư 78/2021/TT-BTC