Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Không chỉ ghi nhận doanh thu mà còn căn cứ pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế, quản lý hàng hóa và bảo vệ quyền lợi của cả bên bán lẫn bên mua. Bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ về loại hóa đơn này. 

1. Tìm hiểu về hóa đơn bán hàng

Những thông tin bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn bán hàng. 

1.1 Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận giao dịch bán hàng, doanh thu và số tiền người mua phải thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng bởi người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu hoặc phương pháp trực tiếp khác theo quy định. Trên hóa đơn bán hàng không tách riêng thuế GTGT đầu ra như hóa đơn GTGT.

1.2 Vai trò quan trọng của hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng có các vai trò chính:

• Ghi nhận việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Là căn cứ xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế của người bán.
• Giúp người mua chứng minh nguồn gốc, chi phí và quyền sở hữu hàng hóa.
• Là chứng từ phục vụ hạch toán, kiểm tra, đối chiếu và giải quyết tranh chấp.
• Hỗ trợ quản lý doanh thu, hàng tồn kho và dòng tiền.
• Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.

Đối với hóa đơn điện tử, dữ liệu còn được truyền, nhận và tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế theo loại hóa đơn và phương thức sử dụng.

1.3 Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng bởi:

• Doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng theo quy định.
• Một số đơn vị có hoạt động kinh doanh áp dụng phương pháp trực tiếp riêng, chẳng hạn hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ trong trường hợp phù hợp.

1.4 Hình thức thể hiện của hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng có thể được thể hiện dưới các hình thức:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu người bán thuộc trường hợp được sử dụng.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, nếu thuộc diện áp dụng.
• Hóa đơn giấy trong trường hợp đặc thù, chuyển từ hóa đơn điện tử hoặc được cơ quan thuế cho phép theo quy định.

1.5 Hóa đơn bán hàng gồm những nội dung gì?

Một hóa đơn bán hàng thường có các nhóm thông tin sau:

• Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua, nếu thuộc trường hợp phải thể hiện.
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Thành tiền.
• Tổng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ, tùy trường hợp.
• Ngày lập hóa đơn.
• Chữ ký số hoặc chữ ký của người bán theo hình thức hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế, nếu là hóa đơn có mã.
• Các thông tin khác theo từng loại hóa đơn và nghiệp vụ.

Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ là gì? Tải mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2026

2. Mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất 2026

Mẫu hóa đơn bán hàng năm 2026 tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử hiện hành. Nội dung bắt buộc vẫn giữ nguyên các thông tin cơ bản như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán/mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, thành tiền và chữ ký số.

Tải ngay: Mẫu hóa đơn bán hàng năm 2026

3. Cách lập hóa đơn bán hàng

Quy trình xuất hóa đơn cho một giao dịch cụ thể thường gồm 4 bước cơ bản sau khi đã có phần mềm:

Bước 1: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn

• Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử.
• Truy cập mục “Danh sách đơn hàng” hoặc “Lập hóa đơn mới”.
• Chọn đơn hàng/giao dịch cần xuất hóa đơn.

Bước 2: Nhập thông tin bên bán và bên mua

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (phải đúng như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký thuế).
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Lưu ý kiểm tra kỹ mã số thuế của khách hàng để tránh sai sót.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hàng hóa, dịch vụ

• Nhập chi tiết tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.
• Đảm bảo thông tin khớp với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.

Bước 4: Xuất hóa đơn và ký số

• Nhấn nút “Xuất hóa đơn” hoặc “Phát hành”.
• Thực hiện ký số (sử dụng chữ ký số của người bán) để hoàn tất.
• Hóa đơn sau khi ký số sẽ được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc gửi cho người mua và truyền dữ liệu báo cáo theo thời hạn quy định (đối với hóa đơn không có mã).

Xem thêm: Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất 2026

4. Hóa đơn bán hàng khác hóa đơn GTGT như thế nào?

5. Câu hỏi thường gặp

Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán hàng mà có thể bạn quan tâm.

5.1 Hóa đơn bán hàng không VAT có được khấu trừ, kê khai thuế không?

Không. Do hóa đơn bán hàng không tách riêng tiền thuế GTGT nên người mua không dùng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

5.2 Hóa đơn bán hàng có cần chữ ký người mua không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Với HĐĐT, nếu pháp luật không yêu cầu riêng hoặc người mua không phải đơn vị kế toán thì không bắt buộc ký. Tuy nhiên, với giao dịch B2B, doanh nghiệp nên lưu kèm hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc chứng từ thanh toán để hoàn thiện hồ sơ. 

5.3 Bán hàng giá trị dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn không?

Đối với các đơn hàng dưới 200.000 VNĐ, nếu khách hàng không lấy hóa đơn, thu ngân có thể lập bảng kê để xuất hóa đơn tổng vào cuối ngày. Trường hợp khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn, phải tiến hành xuất hóa đơn riêng cho từng giao dịch theo đúng quy định. 

5.4 Hộ kinh doanh có được sử dụng hóa đơn bán hàng không?

Có. Hộ và cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp trực tiếp được phép sử dụng HĐĐT bán hàng có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo hướng dẫn của cơ quan thuế. 

Xem thêm: Top 5 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất 2026

6. Lập và quản lý hóa đơn bán hàng với EasyInvoice

Phần mềm EasyInvoice cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc tạo lập, phát hành, lưu trữ và xử lý các nghiệp vụ hóa đơn. Việc lập và quản lý hóa đơn bán hàng với EasyInvoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tối ưu hóa quy trình kế toán – bán hàng cho doanh nghiệp. 

• Đúng luật: Tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2026).
• Tiết kiệm chi phí & thời gian: Giảm đến 90% chi phí in ấn, lưu trữ; tự động hóa 90% nghiệp vụ, tiết kiệm 65% thời gian xử lý.
• Tích hợp liền mạch: Kết nối hai chiều với phần mềm kế toán (EasyBooks) và bán hàng, tự động đẩy dữ liệu hóa đơn về sổ sách.
• Đầy đủ nghiệp vụ: Lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy, chuyển đổi mã hóa đơn; lưu trữ và tra cứu mọi lúc.
• Phù hợp mọi quy mô: Đặc biệt tối ưu cho doanh nghiệp thương mại, bán lẻ, e-commerce (Shopee, TikTok Shop).
• Dễ dùng, hỗ trợ tốt: Giao diện thân thiện, triển khai nhanh, đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng.

Việc nắm vững quy định về hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật thuế, tối ưu hóa công tác quản lý chứng từ, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. 

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn