Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, mang lại nhiều tiện ích và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi cần in hóa đơn điện tử ra giấy để sử dụng, nhiều doanh nghiệp băn khoăn: Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không? Câu hỏi này không chỉ liên quan đến thủ tục pháp lý mà còn ảnh hưởng đến sự hợp lệ của hóa đơn khi giao dịch. Cùng Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Tìm hiểu ngay: Khi Nào Phải Lập Bảng Tổng Hợp Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử

2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in ra giấy là hợp lệ nếu bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Tức là hóa đơn điện tử in ra giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, không bị thay thế, sửa đổi, thêm, bớt nội dung.

Hóa đơn điện tử được định được định dạng bằng XML và cần có phần mềm đọc file XML để xem hóa đơn điện tử nên người dùng thường sử dụng file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử hoặc chuyển đổi ra giấy để xem, lưu trữ, đối chiếu giữa các nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bản hóa đơn giấy chuyển đổi này không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) và chỉ có file XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

Do đó, cần lưu file XML cẩn thận để sử dụng khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử in ra giấy sẽ thường được sử dụng để:

– Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm trong quá trình phân phối, bán hàng, khi đi đường;

– Ghi sổ, theo dõi nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi hạch toán, kiểm tra. Khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh;

– Phục vụ yêu cầu của khách hàng.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ phải in hóa đơn điện tử ra giấy trong trường hợp cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc do yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Như vậy, hóa đơn điện tử in ra giấy được coi là hợp lệ nếu phản ánh toàn vẹn đúng, đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

Tìm hiểu thêm: Quy Định Xử Phạt Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử Sai Thời Điểm

3. Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?

Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.

Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.

Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

– Số hóa đơn

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

– Thời điểm lập hóa đơn

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu.

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.

Có thể bạn quan tâm: Quy Định Về Hoàn Thuế GTGT 2024

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Điện Tử In Ra Giấy Có Cần Đóng Dấu Không?“.Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0766 074 666 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0766 074 666

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn