Trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ tốt quy định pháp luật. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có thể gây ra một số bỡ ngỡ. Bài viết này Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ cung cấp cho bạn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới.

1. Giới thiệu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Xem ngay: EasyInvoice – Đơn Giản Hóa Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Chỉ Trong Vài Phút

2. Điều kiện và yêu cầu cần chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử

2.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
• Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
• Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị

2.2 Hồ sơ cần chuẩn bị đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp)

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice miễn phí ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn

3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo nghị định 123

Sau khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử 

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế (chi tiết cách ghi nội dung theo mục 2 dưới đây).
• Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:

– Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

– Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

*Lưu ý:

– Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó. – Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa. 

Xem ngay: Lợi Ích Khi Mua Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

4. Các câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng nhau không?

Theo quy định của Bộ Tài Chính thì ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Điều này, bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Do đó, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau thì mới có thể đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Câu hỏi 2: Người mua có bắt buộc phải ký trên hóa đơn điện tử hay không?

Theo các quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử đã được ban hành, tiêu thức chữ ký điện tử chỉ bắt buộc với người bán chứ không bắt buộc với người mua.
​​​​​​​Thông thường, chỉ những trường hợp người mua có thỏa thuận ký số vào hóa đơn điện tử bới người bán từ trước thì sẽ buộc phải ký lên hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 3: Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0943 861 931 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Khám phá ngay bảng giá ưu đãi hấp dẫn nhất của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả!

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0943 861 931

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: hoadondientues@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn