Quy trình thu chi tiền mặt là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp.Đảm bảo việc ghi nhận phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi diễn ra đúng quy định pháp luật và theo đúng chế độ kế toán. Trong bài viết này của Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ hướng dẫn quy trình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp.

1. Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt?

Việc quản lý thu chi tiền mặt đòi hỏi quy trình chặt chẽ và tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để tránh rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt. Một số tình huống không đáng có bao gồm:

• Thứ nhất là việc nộp tiền mặt vào quỹ không đúng thời hạn; 
• Thứ hai là thiếu việc ghi nhận đầy đủ thông tin về chi tiền mặt; 
• Thứ ba là việc thủ quỹ kiêm kế toán tiền có thể lạm dụng quyền hạn để lợi dụng cá nhân.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán là một quy định quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong việc quản lý tiền mặt. Theo nguyên tắc này, thủ quỹ và kế toán tiền mặt không thể là một người, các chứng từ kế toán cũng không được phép kết hợp với chứng từ của thủ quỹ, và sổ quỹ cần phải được tách biệt hoàn toàn với sổ kế toán. Việc thực hiện phân tách này giúp giảm thiểu khối lượng công việc và đồng thời tạo điều kiện để kiểm tra, đối chiếu thông tin về thu chi một cách hiệu quả.

Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt cụ thể và rõ ràng, theo từng đầu mục công việc, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và đúng đắn của hoạt động. Nhân viên cần được hướng dẫn rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong quy trình này để thực hiện công việc một cách đúng đắn và tránh sai sót giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

>>>>> Tìm hiểu ngay Hồ Sơ Giảm Trừ Gia Cảnh Năm 2024

2. Quy trình kế toán thu tiền mặt

Kế toán tiền mặt là một phân hệ quan trọng trong bộ phận kế toán, tập trung vào các hoạt động liên quan đến quản lý và ghi nhận tiền mặt của doanh nghiệp. Các công việc chính bao gồm:

Thứ nhất, thu chi tiền mặt và các giao dịch liên quan đến chuyển nhận tiền. 

Thứ hai, cuối kỳ, kế toán tiền mặt thực hiện theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng, phản ánh thông tin này vào các sổ sách liên quan; 

Cuối cùng, kế toán cần cung cấp dữ liệu cho các phân hệ khác trong kế toán.

Quy trình thu tiền mặt thông thường có các bước như sau:

• Bước 1: Người nộp tiền gửi yêu cầu nộp tiền và chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (bao gồm 3 liên), đặt dấu giấy than và chuyển cho Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng xác nhận và duyệt phiếu thu, sau đó trả lại cho Kế toán thanh toán;
• Bước 4: Người nộp tiền gửi phiếu thu cho thủ quỹ và ký vào phiếu thu;
• Bước 5: Thủ quỹ nhận phiếu thu, thu tiền và ghi vào Sổ quỹ. Thủ quỹ giữ liên 2 của phiếu thu, trả liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
• Bước 6: Kế toán thanh toán lưu chứng từ và ghi vào sổ tiền mặt (TK 111).

Phiếu thu thường có 3 liên: một liên lưu tại công ty, một liên do người nộp tiền giữ (được coi là chứng từ chứng minh đã nộp tiền đối với người ngoài doanh nghiệp hoặc căn cứ chứng minh nộp tiền đối với các bộ phận nội bộ), và liên còn lại làm bằng chứng cho việc ghi sổ quỹ. Các phiếu thu và chứng từ gốc sẽ được thu thập và lưu trữ đầy đủ trong suốt năm và sau đó được chuyển sang khu vực lưu trữ lâu dài.

3. Quy trình kế toán chi tiền mặt

Đối với quy trình kế toán chi tiền mặt, phiếu chi đóng vai trò quan trọng để xác định số tiền mặt thực tế cần chi ra và là căn cứ để thủ quỹ thực hiện việc chi tiền, ghi sổ quỹ và cung cấp thông tin cho kế toán ghi sổ kế toán. Mỗi khoản chi đều phải được ghi nhận bằng phiếu chi.

Phiếu chi thường được lập thành 2 liên, trong đó một liên lưu lại tại nơi lập phiếu, và liên còn lại dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ sẽ tham khảo phiếu chi và sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người đứng đầu doanh nghiệp sẽ thực hiện việc chi tiền. Sau khi nhận đủ số tiền chi, người nhận tiền sẽ ký vào phiếu chi ghi rõ họ tên và đóng dấu để xác nhận đã nhận tiền. Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực chi ghi vào sổ quỹ và sau đó chuyển thông tin cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ kế toán.

Quy trình kế toán chi tiền mặt có thể được mô tả như sau:

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu chi và nộp lên cho Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận phiếu chi và nếu phát hiện sai sót sẽ trả lại cho kế toán thanh toán chỉnh sửa. Nếu phiếu chi hợp lệ, Kế toán trưởng sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc người được ủy quyền để ký duyệt phiếu chi;
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt phiếu chi sau đó trả lại Kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận phiếu chi đã được duyệt và giao cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và chi tiền cho người đề nghị, đồng thời lấy đầy đủ chữ ký của người nhận tiền;
• Bước 7: Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 của phiếu chi cho Kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt (TK 111).

Lưu ý: Nếu khoản chi không được duyệt tại bất kỳ bộ phận nào (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc), thông báo trả về sẽ được gửi cho người đề nghị chi tiền để giải quyết.

>>>> Có thể bạn quan tâm Xuất Hóa Đơn Bảo Hành Sản Phẩm

4. Lưu ý khi thực hiện quy trình thu chi tiền mặt

– Tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán:

• Thủ quỹ và kế toán tiền/ kế toán thanh toán không thể là một người
• Chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ
• Sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt.

– Xây dựng quy trình càng rõ ràng về đầu mục công việc và nhân viên phụ trách thì càng giúp quản lý được chặt chẽ và hiệu quả.

– Lưu trữ chứng từ thu chi khoa học, hợp lý:

• Có sự riêng biệt của các loại chứng từ như: Các chứng từ về công nợ được lưu trữ cùng với các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Có sự phân biệt về thứ tự chứng từ, sự liên tục về mảng thời gian.
• Lưu trữ các chứng từ tại những nơi an toàn, có khả năng chống cháy nổ cao.

Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Quy trình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn