Có nhiều trường hợp kê khai hóa đơn đầu ra đến 2 lần hoặc kê khai hóa đơn đầu ra của kỳ khác dẫn đến sai lệch tiền thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Vậy kê khai dư hóa đơn đầu ra xử lý thế nào? Cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu qua bài viết dưới đây để đảm bảo kê khai đúng và tránh được những rủi ro.

1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra hiểu đơn giản là hóa đơn do bên bán phát hành, thể hiện toàn bộ nội dung: tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, đối tác.

2. Cách xử lý khi kê khai dư hóa đơn đầu ra

2.1 Quy định kê khai hóa đơn

Căn cứ theo Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định kê khai thuế GTGT như sau:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”

Bên cạnh đó theo Khoản 1, Điều 34, Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế:

“Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế.”

Theo quy định nêu trên kê khai dư hóa đơn đầu ra dẫn đến sai sót làm tăng số thuế phải nộp sẽ được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trước khi cơ quan thuế có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

>>>>>Tìm hiểu ngay Mẫu công văn giải trình làm chế độ thai sản muộn

2.2 Thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi kê khai dư hóa đơn đầu ra

Sẽ có 2 trường hợp khi kê khai dư hóa đơn đầu ra.

Trường hợp 1: phát hiện ra kê khai dư hóa đơn đầu ra trong thời hạn nộp tờ khai

Nếu đơn vị, doanh nghiệp phát hiện sai sót trong thời hạn nộp tờ khai thì kế toán của đơn vị, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập Tờ khai mới rồi nộp lại lên cơ quan thuế

Trường hợp 2: phát hiện kê khai dư hóa đơn đầu ra khi sau thời hạn kê khai thuế

Nếu phát hiện sai sót sau khi hết hạn nộp tờ khai thì kế toán doanh nghiệp cần lập tờ khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT.

Theo Công văn số 4943/TCT-KK của Tổng cục thuế ngày 23/11/2015 hướng dẫn một số vướng mắc về khai thuế và khai bổ sung hồ sơ khai thuế thì đơn vị, doanh nghiệp làm hồ sơ khai bổ sung theo quy định tại Điểm b, Khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

Cụ thể hồ sơ gồm có: 

• Tờ khai thuế của kỳ tính thuế bị sai sót đã được bổ sung, Điều chỉnh;
• Bản giải trình khai bổ sung, Điều chỉnh mẫu số 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư này (trong trường hợp khai bổ sung, Điều chỉnh có phát sinh chênh lệch tiền thuế);
• Tài liệu kèm theo giải thích số liệu trong bản giải trình khai bổ sung, Điều chỉnh

Lưu ý:

• Nếu đơn vị, doanh nghiệp khai bổ sung Điều chỉnh chỉ tiêu trên tờ khai mà chỉ tiêu này được tổng hợp từ phụ lục thì khi nộp hồ sơ khai bổ sung phải gửi kèm theo các phụ lục giải trình.
• Nếu đơn vị, doanh nghiệp nộp hồ sơ khai bổ sung, Điều chỉnh nhưng mẫu tờ khai của kỳ tính thuế bị sai sót đã hết hiệu lực và được thay thế bằng mẫu mới thì người nộp thuế sử dụng mẫu tờ khai thuế có hiệu lực tại thời Điểm khai bổ sung.

Thời hạn nộp hồ sơ khai bổ sung được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 5, Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/07/2013 chính phủ. Theo đó, hồ sơ khai thuế bổ sung, Điều chỉnh được nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo.

Ngoài ra, theo quy định tại  Điều 47, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 thì doanh nghiệp có thể khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót. Tuy nhiên, khai bổ sung phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế.

Như vậy, trường hợp kê khai dư hóa đơn đầu ra ảnh hưởng đến số thuế phải nộp thì được khai bổ sung. Đơn vị, doanh nghiệp lưu ý để đảm bảo kê khai đúng đủ hóa đơn đầu ra không gây thiệt hại về tài chính cho mình.

Trường hợp kê khai sau khi có quyết định thanh tra kiểm tra của cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ không được hoàn thuế GTGT.

3. Lưu ý quan trọng cần biết liên quan đến hóa đơn đầu ra

3.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Nội dung ghi trên hóa đơn

Trong khi tiết hành viết hóa đơn đầu ra cho khách, các kế toán viên cần để ý độ chính xác của câu chữ để tránh trường hợp bị áp mức thuế suất cao hơn gấp nhiều lần. Ví dụ như trường hợp một doanh nghiệp kinh doanh vận tải trong thời kỳ giảm thuế GTGT từ 10% xuống 5%. Tuy nhiên, trong quá trình làm hóa đơn thì kế toán viết “Cho thuê xe” thì thuế xuất phải chịu là 10% chứ không được hưởng 5% như khi ghi “Dịch vụ vận tải”.

Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không

Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không là một công việc hết sức quan trọng. Các kế toán viên có trách nhiệm rà soát tất cả các loại hóa đơn đầu ra hàng tháng để đảm bảo đã đủ 100%. Với trường hợp có hóa đơn bị bỏ sót thì cần nhanh chóng lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế theo đúng quy định. 

Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển gia quyền chủ sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể của các ngành hàng được nêu rõ dưới dây:

– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: Khi chuyển gia quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi giao dịch thì thời điểm xuất là ngày thu tiền. 

– Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình: Không quá 7 ngày từ khi ghi chỉ số điệnm nước tiêu thụ, hoặc ngày kết thúc kỳ được quy ước với dịch vụ truyền hình, viễn thông. 

– Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

– Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu: Với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kì theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ, kê khai có xác nhận của hai bên, chậm nhật là ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu.

– Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại được xác định như thời điểm bán hàng hóa không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền. Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục ở hải quan.

>>>>> Tìm hiểu thêm Tìm hiểu hóa đơn đầu vào của công ty vận tải 

Các sản phẩm nội bộ cũng cần phải xuất hóa đơn đầu ra

Đối với các trường hợp doanh nghiệp có chính sách trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc xuất hàng với mục đích cho, biếu, tặng, từ thiện,… đều cần phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT theo đúng quy định. Nếu thiếu các khoản này mà bị phát hiện thì sẽ bị xử phạt và cộng lãi khi tiến hành quyết toán thuế cho doanh nghiệp. 

Lập hóa đơn đầu ra theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn

Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra các doanh nghiệp luôn phải tuân thủ là lập số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đặt in có chung phương thức ký hiệu phân chia cho từng đơn vị thì phía tổ chức cần theo thõi để phân bổ ủy nhiệm cho từng ban. Các đơn vị này sẽ lập hóa đơn theo thứ tự trong phạm vi được phân chia. 

Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc sử dụng cùng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ máy chủ thì doanh nghiệp cần có phương án truy xuất ngẫu nhiên cho từng đơn vị. Thứ tự lập hóa đơn tăng dần cho hóa đơn truy xuất toàn chi nhánh. 

3.2 Quên kê khai hóa đơn đầu ra thì xử lý như thế nào?

Đối chiếu theo công văn số 4943/TCT-KK của Tổng cục thuế ngày 23/11/2015, khi phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ trước chưa được kê khai thì người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai và khấu trừ bổ sung. 

Tuy nhiên, theo quy định thì hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào có thời điểm kê khai bổ sung khác nhau. Cụ thể, thời điểm doanh nghiệp bán hàng và xuất hóa đơn kỳ nào thì người nộp thuế sẽ kê khai bổ sung vào kỳ đó theo quy định. Ví dụ, tháng 8/2023 doanh nghiệp nhận thấy kỳ hóa đơn từ tháng 6/2023 chưa kê khai thì cần tiến hành điều chỉnh hồ sơ khai thuế GTGT cho kỳ tháng 5 cho đầy đủ. 

3.3 Làm mất hóa đơn đầu ra bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định mới nhất thì nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu ra, dựa vào từng trường hợp sẽ có mức phạt phù hợp, chẳng hạn như:

Làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Tại điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra trước khi thông báo phát hành hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa xuất sẽ có các mức phạt như sau:

– Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời gian trong khoảng từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định) và có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền 1 đến 4 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định và trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này).

– Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên (tính từ ngày hết hạn theo quy định) hoặc không khai báo sai phạm của mình. 

>>>>> Có thể bạn quan tâm Hướng dẫn cách in giấy nộp tiền thuế hải quan điện tử

Làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành, cụ thể như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đã lập (liên 1, liên 3) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy hỏng các hóa đơn kê khai sai (đã xóa bỏ) và người bán lập thêm bill khác để thay cho hóa đơn đó. 

– Mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và có biên bản giữa 2 bên bán và mua để làm bằng chứng. 

– Mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập hóa đơn; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2; đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn thì phải có giấy tờ chứng mình sự việc. 

– Mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với các hành vì: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập và đã khai nộp thuế trong quá trình lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp đã quy định ở các điều trên).

Trên đây Hóa đơn điện tử Easyinvoice đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về kê khai dư hóa đơn đầu ra xử lý thế nào?. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn