Bạn đang muốn biết khi nào được hoàn thuế thu nhập cá nhân, cách tính số tiền được hoàn và quy trình thực hiện ra sao? Bài viết này từ hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ điều kiện hoàn thuế TNCN, cách tính chính xác số tiền được hoàn và hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện.

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế TNCN là thủ tục để cơ quan thuế trả lại khoản thuế mà cá nhân đã nộp thừa hoặc không thuộc diện phải nộp theo quy định. Người lao động có thể tự quyết toán với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay.

2. Các trường hợp được hoàn thuế TNCN

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2007 quy định về các trường hợp được hoàn thuế như sau:

Điều 8. Quản lý thuế và hoàn thuế

[…] Cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:

a) Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;

b) Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;

c) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bên cạnh đó Điều 32 Nghị định 65/2013/NĐ-CP cũng quy định về hoàn thuế như sau:

Điều 32. Hoàn thuế

Cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật thuế thu nhập cá nhân ngày 21 tháng 11 năm 2007 và có yêu cầu được hoàn thuế.

Thủ tục, hồ sơ hoàn thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. […]

Như vậy, cá nhân sẽ được hoàn thuế thu nhập cá nhân khi có yêu cầu được hoàn thuế và thuộc một trong ba trường hợp sau:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi cá nhân nộp thuế TNCN qua tạm nộp, khấu trừ tại nguồn hoặc theo quyết toán cuối năm, nhưng tổng số thuế thực tế phải nộp thấp hơn số tiền đã đóng, phần chênh lệch sẽ được hoàn lại.
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế: Trong một số trường hợp, cá nhân có thu nhập chưa đạt mức chịu thuế nhưng vẫn bị khấu trừ thuế ở nguồn (do hệ thống tự động hoặc nhầm lẫn). Khi quyết toán thuế, nếu xác định thu nhập của cá nhân chưa đến ngưỡng chịu thuế, số tiền thuế đã nộp sẽ được hoàn.
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Cơ quan thuế có thể quy định một số trường hợp đặc biệt khác được hoàn thuế. Ví dụ như: điều chỉnh sai sót về thuế, hoàn thuế do chuyển nhầm, hoặc hoàn thuế đối với các khoản miễn, giảm thuế theo chính sách ưu đãi.

Xem thêm: Làm Sao Biết Được Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân

3. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Việc nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công chỉ yêu cầu trong trường hợp việc hoàn thuế thu nhập cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công. Trường hợp này hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế nộp thừa;
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế.

Trường hợp người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì việc hoàn thuế thu nhập cá nhân không cần phải chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.

Còn đối với trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế.

Cơ quan thuế giải quyết hoàn căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định.

Tìm hiểu ngay: Tra Cứu Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân

4. Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cách 1: Hoàn thuế TNCN trên Cổng thông tin Tổng cục thuế

Tiền hoàn thuế TNCN bạn nhận được chính là số tiền nộp thừa sau khi thực hiện quyết toán thuế. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào website Thuế Việt Nam và chọn mục “Cá nhân”
• Bước 2: Lựa chọn tài khoản đăng nhập và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu

• Bước 3:  Nhấn chọn “Quyết toán thuế” => Chọn “Kê khai trực tuyến”
• Bước 4: Nhập thông tin tờ khai hiển thị trên hệ thống

• Bước 5: Nộp tờ khai
• Bước 6: Gửi hồ sơ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đính kèm

Cách 2: Nộp thông qua eTax Mobile

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile

Bước 2: Chọn Đề nghị xử lý khoản nộp thừa

Bước 3: Chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế (nếu có) để gửi đơn đề nghị -> Chọn “Tiếp tục”

Bước 4: Điền các thông tin của người làm đơn đề nghị xử lý khoản nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”

Lưu ý: Dấu * là phần bắt buộc phải điền

Bước 5: Xác minh lại thông tin số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”

Bước 6: Điền các khoản tiền phải nộp, khoản tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa, khoản tiền còn phải nộp sau bù trừ cũng như các thông tin bắt buộc -> Chọn “Tiếp tục”

Lưu ý: Dấu * là phần bắt buộc phải điền

Bước 7: Xác minh lại thông tin các khoản đề nghị xử lý khoản nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”

Bước 8: Đặt tên tài liệu đính kèm và chọn đơn đề nghị hoàn thuế -> Chọn “Tiếp tục”

Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021)

Tải mẫu 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN :

Bước 9: Nhập mã OTP gửi về sđt NNT -> Chọn “Hoàn thành”

6. Thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân 2025

Theo Điều 5 Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 về việc giải quyết hoàn thuế TNCN tự động như sau:

[…] Giải quyết hoàn thuế TNCN tự động

Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT không đáp ứng một trong những điều kiện nêu tại khoản 1 Điều này thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN biết và tiếp tục giải quyết hồ sơ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, thông tin do ứng dụng TMS cung cấp và hồ sơ hoàn thuế TNCN cụ thể, bộ phận GQHS xem xét, thực hiện xử lý theo từng trường hợp như sau:

…

3.3. Trường hợp xác định hồ sơ hoàn thuế không thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế, bộ phận GQHS hoàn thuế dự thảo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT ký ban hành, gửi cho NNT.

Thời gian thực hiện các công việc nêu tại khoản 3 Điều này chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.[…]

Như vậy, thời gian hoàn thuế TNCN tự động năm 2025 trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

Xem ngay: Khi Nào Cá Nhân Phải Tự Quyết Toán Thuế TNCN

7. Cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân

Để tính số tiền thuế TNCN được hoàn, cần xác định số thuế đã nộp thừa so với số thuế phải nộp sau khi quyết toán thuế.

Theo quy định tại Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và tại mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có đề cập đến số tiền đề nghị hoàn trả thuế thu nhập cá nhân. Theo đó, công thức·tính tiền hoàn thuế TNCN như sau:

Số tiền thuế TNCN được hoàn = Tổng số tiền thuế TNCN đã nộp – Số tiền thuế TNCN phải nộp

Trong đó:

• Số tiền thuế TNCN đã nộp sẽ được xác định dựa trên mức giá nộp tiền vào ngân sách Nhà nước hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Số tiền thuế TNCN phải nộp = [(Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) : 12 tháng] x Thuế suất x 12 tháng.

Như vậy, để tính tiền hoàn thuế TNCN, người lao động cần phải biết chính xác số thuế đã tạm nộp và số tiền thuế mà mình phải nộp là bao nhiêu.

• Nếu số thuế đã nộp > số thuế phải nộp: Được hoàn thuế.
• Nếu số thuế đã nộp < số thuế phải nộp: Không được hoàn.

Ngoài ra, đối với cá nhân tự quyết toán thuế trên ứng dụng eTax Mobile thì số tiền thuế được hoàn cũng có thể tính trên ứng dụng eTax Mobile.

8. Một số lưu ý quan trọng khi hoàn thuế TNCN

Khi thực hiện hoàn thuế, cá nhân cần lưu ý:

• Phải thực hiện quyết toán thuế thì mới được hoàn thuế
• Chuẩn bị chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ
• Nên kê khai chính xác thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn
• Trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp, cần đảm bảo đủ điều kiện ủy quyền
• Nên nộp hồ sơ sớm trong mùa quyết toán thuế để tránh quá tải hệ thống

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mã số thuế cá nhân là gì?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn