Trong quá trình kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quan trọng giúp cá nhân chứng minh số thuế đã bị khấu trừ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ khi nào phải cấp, mẫu biểu mới nhất ra sao và nếu làm sai sẽ bị xử lý thế nào. Bài viết dưới đây của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn nắm đầy đủ quy định và hướng dẫn chi tiết cách lập chứng từ nhanh chóng, đúng chuẩn.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/06/2025) về thời điểm lập chứng từ như sau:

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

…

Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

…

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN, ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã khấu trừ.

Xem thêm: Quy Định Áp Dụng Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử Theo Nghị Định 70/2025 Từ 01/06/2025

2. Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Từ ngày 01/07/2022, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quy định tại hai văn bản pháp luật gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (có hiệu lực từ 01/07/2022)
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân (hiện vẫn còn hiệu lực)

Theo các quy định này, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện trong các trường hợp sau:

Trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho công ty

Nếu người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế, họ có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thuế TNCN thay.

Trong trường hợp này, công ty không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động theo quy định của cả Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trường hợp người lao động không ủy quyền quyết toán thuế

Nếu người lao động không ủy quyền cho công ty quyết toán thuế, hoặc thuộc các trường hợp như:

• Lao động thuê khoán
• Hợp đồng lao động dưới 03 tháng

thì việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện như sau:

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Công ty phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu người lao động có phát sinh số thuế phải nộp.

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC: Công ty chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động có yêu cầu.

Xem thêm: Khi Nào Cá Nhân Phải Tự Quyết Toán Thuế TNCN 

3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất (Mẫu 03/TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025 như sau:

Tải ngay: Mẫu 03/TNCN

4. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế: Bao gồm ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

– Thông tin của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

– Thông tin của cá nhân nhận thu nhập:

• Tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Mã số thuế (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân.

– Quốc tịch: Ghi rõ nếu người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.

– Thông tin về thu nhập:

• Khoản thu nhập.
• Thời điểm trả thu nhập.
• Tổng thu nhập chịu thuế.
• Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc.
• Các khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Số thuế đã khấu trừ.

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập:

• Nếu sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ là chữ ký số.

Chú ý:

• Chứng từ phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu có thêm tiếng nước ngoài, phần này được đặt trong ngoặc đơn “( )” bên phải hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn (theo điểm k, khoản 2, Điều 32).
• Các thông tin bổ sung (như logo, hình ảnh trang trí, quảng cáo) có thể được thêm nhưng không được che khuất hoặc làm mờ các nội dung bắt buộc, và cỡ chữ của thông tin bổ sung không được lớn hơn nội dung bắt buộc (theo điểm k, khoản 2, Điều 32).

Trên đây là các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định

Xem thêm: Các Trường Hợp Được Ủy Quyền Quyết Toán Thuế TNCN

5. Cách lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên EasyPIT

– Tại menu dọc “Thuế TNCN”, chọn “Danh sách chứng từ” -→ hệ thống chuyển sang màn hình “Danh sách chứng từ”

=> Hệ thống hiển thị danh sách chứng từ và các thao tác bao gồm, tìm kiếm chứng từ, gửi mail, xoá CT chưa ký, phát hành CT, tạo mới. Đối với CT có trạng thái “Bị điều chỉnh”, “Bị thay thế” → click vào trạng thái để xem nhanh thông tin CT bị điều chỉnh/bị thay thế, CT điều chỉnh/thay thế

– Tại màn hình “Danh sách chứng từ” click button “Tạo mới” 🡪 hệ thống chuyển sang màn hình “Tạo mới chứng từ”

• Phần thông tin nhân viên: Có 3 cách nhập thông tin nhân viên:

– Cách 1: Nhập trực tiếp dữ liệu vào các trường

– Cách 2: Chọn nhân viên có trong hệ thống bằng cách: Tại trường “Mã nhân viên” nhập tương đối chính xác Mã nhân viên có trong hệ thống. Tương tự, nhập dữ liệu vào các trường “Tên người nộp thuế”.

– Cách 3: Nhập Mã số thuế hoặc Số CMND 🡪 Click button “Lấy thông tin” để lấy thông tin của Mã số thuế/ Số CMND

– Sau khi chọn nhân viên 🡪 thông tin về nhân viên sẽ được hiển thị vào các trường tương ứng:

• Phần thông tin tiền thuế: 

– Sau khi nhập đầy đủ thông tin 🡪 click button “Lưu dữ liệu” 🡪 hệ thống quay lại màn hình “Danh sách chứng từ”, chứng từ vừa được tạo thành công sẽ hiển thị tại màn hình này

– Để thực hiện xem chi tiết chứng từ 🡪 click icon biểu tượng mắt xem

– Thực hiện “Sửa” chứng từ  🡪 click icon biểu tượng hình chiếc bút

– Thực hiện “Xóa” chứng từ: Có 2 cách

+ Cách 1: Click icon để xoá từng CT

+ Cách 2: Tích chọn các chứng từ cần xóa 🡪 Click button “Xoá CT chưa ký” để thực hiện xóa nhiều chứng từ cùng một lúc.

Lưu ý quan trọng: Chứng từ đã phát hành không không thực hiện được chức năng “Sửa”, “Xóa”

Xem ngay: Cách Lập Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNCN 05/QTT-TNCN TT80

6. Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN xử lý thế nào?

Khi công ty làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cần thực hiện các bước sau để đảm bảo quyết toán thuế hợp pháp:

• Liên hệ đơn vị chi trả thu nhập: Yêu cầu đơn vị đã khấu trừ thuế (như công ty chứng khoán, tổ chức chi trả lương, hoặc đối tác) cung cấp bản sao chứng từ khấu trừ. Theo khoản 3 Điều 20 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đơn vị chi trả có trách nhiệm cấp lại bản sao nếu người nộp thuế yêu cầu.
• Kiểm tra dữ liệu điện tử: Nếu chứng từ được cấp dưới dạng điện tử, kiểm tra hệ thống eTax hoặc email để tìm bản lưu. Nghị định 181/2025/NĐ-CP yêu cầu lưu trữ chứng từ điện tử tối thiểu 10 năm.
• Yêu cầu xác nhận số thuế đã nộp: Nếu không thể cấp lại bản sao, đề nghị đơn vị chi trả cung cấp văn bản xác nhận số thuế TNCN đã khấu trừ, kèm mã số thuế, thời gian nộp và số tiền (theo mẫu tham khảo tại Công văn 17526/BTC-TCT).
• Lập biên bản mất chứng từ: Ghi nhận sự việc mất chứng từ bằng biên bản nội bộ, nêu rõ lý do (mất mát, hư hỏng) và các biện pháp đã thực hiện để khôi phục, nhằm minh bạch khi thanh tra thuế. 

7. Không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Theo quy định tại điều 44 Luật quản lý thuế 2019, cá nhân có quyền khiếu nại về hành vi vi phạm của tổ chức trả thu nhập liên quan đến việc không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Hồ sơ kèm theo gồm: văn bản yêu cầu cấp chứng từ đã gửi cho công ty, tài liệu chứng minh thu nhập và mã số thuế cá nhân.

Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế trên hệ thống điện tử của công ty (căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP); đồng thời yêu cầu công ty giải trình trong thời hạn từ 10 đến 15 ngày. Nếu phát hiện sai phạm, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp cưỡng chế, xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức tiền phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi khai sai, không thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế.

Trường hợp cá nhân bị ảnh hưởng, cơ quan thuế hỗ trợ hoàn thiện thủ tục quyết toán thuế dựa trên dữ liệu thuế, không bắt buộc xuất trình chứng từ khấu trừ thuế bản gốc.

Xem thêm: Một Số Lưu Ý Về Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN

8. EasyPIT – Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN dành cho doanh nghiệp

• Lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: lập mới, thay thế, điều chỉnh, và upload chứng từ chỉ trong vài thao tác đơn giản
• Liên kết trực tiếp với Cơ quan Thuế: Gửi chứng từ trực tiếp từ phần mềm, giảm thiểu thao tác thủ công và loại bỏ việc phải truy cập vào website của cơ quan thuế.
• Tiết kiệm 90% thời gian nhập liệu: Tự động hóa quy trình nhập liệu, hỗ trợ upload hàng loạt chứng từ từ file Excel. Quản lý toàn bộ chứng từ từ phát hành đến chỉnh sửa, xóa bỏ, và gửi qua email cho cơ quan thuế ngay trên phần mềm.
• Quản lý chứng từ khấu trừ dễ dàng: Theo dõi tình trạng phát hành, lưu trữ, và báo cáo mọi chứng từ một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “chứng từ khấu trừ thuế TNCN“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn