Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN hiện tại có hai mẫu bao gồm: Mẫu số 02/QTT-TNCN và mẫu số 05/QTT-TNCN. Tùy từng trường hợp mà bạn lựa chọn sử dụng loại tờ khai phù hợp. Nắm bắt kỹ hơn về các dạng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN qua bài viết tại phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice dưới đây.

1. Các mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN phổ biến

Các mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN chủ yếu dựa trên Thông tư 80/2021/TT-BTC gồm có 2 mẫu bao gồm:

• Mẫu số 02/QTT-TNCN: Dùng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

• Mẫu số 05/QTT-TNCN: Áp dụng cho tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.

2. Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN

Bạn có thể thực hiện theo 8 bước sau để lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC trên phần mềm HTKK:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK trên máy tính. Nhập Mã số thuế của doanh nghiệp (tổ chức trả thu nhập) vào ô tương ứng. Sau đó bạn nhấn “Đồng ý” để vào giao diện chính của phần mềm.

Bước 2: Chọn mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN

Tại giao diện chính, vào mục “Thuế thu nhập cá nhân”. Chọn tờ khai “05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TT 80/2021)”.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ chọn kỳ tính thuế. Nếu là lần kê khai đầu tiên cho kỳ này, bạn tích chọn “Tờ khai lần đầu”. Nếu kê khai bổ sung (điều chỉnh sai sót sau khi đã nộp tờ khai lần đầu và nhận Thông báo chấp nhận), bạn chọn “Tờ khai bổ sung”, sau đó nhập số thứ tự lần bổ sung cho phù hợp. Lúc này giao diện lập tờ khai 05/QTT-TNCN sẽ mở ra, kèm theo các phụ lục:

• Phụ lục 05-1/BK-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
• Phụ lục 05-2/BK-TNCN: Bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Phụ lục 05-3/BK-TNCN: Bảng kê người phụ thuộc.

Bạn nên lập phụ lục theo thứ tự logic: 05-3, 05-2 và 05-1, sau đó quay lại hoàn thiện tờ khai chính.

Bước 4: Lập Phụ lục 05-3/BK-TNCN – Bảng kê người phụ thuộc

Đối tượng phải kê khai là toàn bộ người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế trong năm quyết toán (kể cả trường hợp phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm nhưng chưa đăng ký giảm trừ, có thể bổ sung tại thời điểm quyết toán). Nguyên tắc kê khai:

• Mỗi người phụ thuộc kê khai trên 1 dòng riêng.
• Nếu một người nộp thuế có nhiều người phụ thuộc thì cần khai đủ số dòng tương ứng.
• Khi kê khai bổ sung người phụ thuộc cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ chứng minh.

Các chỉ tiêu chính cần kê khai:

• [06] Số thứ tự: Phần mềm tự động tăng.
• [07] Họ tên người nộp thuế: Điền đầy đủ họ tên (tối đa 100 ký tự).
• [08] Mã số thuế người nộp thuế: Nhập đúng MST cá nhân (tối đa 10 ký tự).
• [09] Họ và tên người phụ thuộc: Điền đầy đủ theo giấy tờ tùy thân (tối đa 100 ký tự).
• [10] Ngày sinh người phụ thuộc: Định dạng dd/mm/yyyy.
• [11] Mã số thuế người phụ thuộc: Bắt buộc nếu có (không trùng với MST người nộp thuế). Nếu có MST thì không cần khai [12] và [13].
• [12] Loại giấy tờ: Nếu chưa có MST, chọn “CCCD/số ĐDCN/Hộ chiếu”.
• [13] Số giấy tờ: Nhập số CMND/CCCD/Hộ chiếu.
• [14] Quan hệ với người nộp thuế: Chọn theo danh mục của phần mềm.
• [15] Từ tháng: Tháng bắt đầu tính giảm trừ (theo thực tế phát sinh).
• [16] Đến tháng: Tháng kết thúc tính giảm trừ (không được nhỏ hơn “Từ tháng” và phải nằm trong kỳ quyết toán).

Bước 5: Lập Phụ lục 05-2/BK-TNCN – Bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần

Đối tượng kê khai cho phụ lục này sẽ bao gồm: 

• Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động (tính thuế theo tỷ lệ 10%).
• Cá nhân không cư trú (tính thuế suất 20%).
• Phải kê khai tất cả cá nhân có phát sinh thu nhập trong năm (kể cả đã nghỉ việc, không phát sinh khấu trừ thực tế).

Các chỉ tiêu chính ([06] – [16]):

• [06] Số thứ tự (tự động).
• [07] Họ và tên cá nhân.
• [08] Mã số thuế cá nhân.
• [09] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu chưa có MST).
• [10] Cá nhân không cư trú (tích chọn nếu áp dụng).
• [11] Tổng thu nhập chịu thuế (bao gồm cả các khoản miễn, giảm theo Hiệp định, hợp đồng dầu khí…).
• [12] Thu nhập chịu thuế từ phí bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác.
• [13] Thu nhập được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
• [14] Thu nhập được miễn theo hợp đồng dầu khí (nếu có).
• [15] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ.
• [16] Số thuế từ phí bảo hiểm nhân thọ… (thường = [12] × 10%).

Bước 6: Lập Phụ lục 05-1/BK-TNCN – Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần

Phụ lục này dành cho các đối tượng kê khai bao gồm: 

• Tất cả cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên (kể cả đã nghỉ việc trong năm).
• Kê khai toàn bộ thu nhập thực nhận từ ngày 01/01 đến 31/12 của năm quyết toán.

Các chỉ tiêu chính ([06] – [27]):

• [06] Số thứ tự (tự động).
• [07] Họ và tên cá nhân.
• [08] Mã số thuế cá nhân.
• [09] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu chưa có MST).
• [10] Cá nhân ủy quyền quyết toán (đánh “X” nếu cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay).
• [11] Cá nhân nước ngoài cư trú dưới 12 tháng (đánh dấu nếu áp dụng).
• [12] Tổng thu nhập chịu thuế.
• [13] Thu nhập tại tổ chức trước khi điều chuyển (nếu có).
• [14] Thu nhập được miễn theo Hiệp định.
• [15] Thu nhập được miễn theo hợp đồng dầu khí.
• [16] Số lượng người phụ thuộc (lấy từ Phụ lục 05-3).
• [17] Tổng giảm trừ gia cảnh (bản thân + người phụ thuộc).
• [18] Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
• [19] Các khoản bảo hiểm được trừ (BHXH, BHYT, BHTN…).
• [20] Quỹ hưu trí tự nguyện (tối đa 12 triệu/năm).

Các chỉ tiêu tiếp theo về thu nhập tính thuế, thuế phải nộp, thuế đã khấu trừ, thuế nộp thừa/thiếu…

Bước 7: Hoàn thiện tờ khai chính 05/QTT-TNCN và kiểm tra

Sau khi hoàn tất các phụ lục, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai chính 05/QTT-TNCN. Bạn cần kiểm tra lại các chỉ tiêu tổng hợp (tổng thu nhập, tổng thuế đã khấu trừ, số thuế phải nộp thêm hoặc hoàn thuế…) và tiến hành sửa chữa sai sót nếu có. 

Bước 8: Ký điện tử và nộp tờ khai

Kiểm tra xong bạn chọn “Ký điện tử” bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Sau đó nhấn “Nộp” để gửi tờ khai lên cơ quan thuế qua hệ thống iHTKK hoặc eTax.

Xem thêm: Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện trong năm 2026) được quy định theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, với hai mốc chính tùy trường hợp.

• Trường hợp ủy quyền: Tổ chức/cá nhân trả thu nhập quyết toán thay thì chậm nhất là ngày cuối tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức 31/3/2026.
• Cá nhân tự quyết toán: Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì chậm nhất là ngày cuối tháng thứ 4, tức 30/4/2026.

Do trùng ngày nghỉ lễ 30/4 và 1/5/2026, thời hạn được lùi đến ngày làm việc tiếp theo là 2/5/2026.

4. Hướng dẫn tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN

Người nộp thuế (cá nhân hoặc tổ chức) có thể tra cứu tình trạng hồ sơ quyết toán thuế TNCN đã nộp thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: dichvucong.gov.vn (hoặc gõ “Cổng Dịch vụ công” trên công cụ tìm kiếm).
• Bước 2: Sử dụng tài khoản VNeID hoặc tài khoản đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công. Sau khi đăng nhập, chọn “Doanh nghiệp” (ngay cả khi bạn là cá nhân tra cứu hồ sơ quyết toán thuế TNCN).
• Bước 3: Chọn “Tra cứu hồ sơ”. Chọn khoảng thời gian cần tra cứu (thường chọn năm 2025 hoặc 2026 tùy theo tờ khai) và nhấn nút “Tìm kiếm”.
• Bước 4: Lúc này danh sách tờ khai sẽ hiển thị, bạn chỉ cần tìm tờ khai quyết toán thuế TNCN, kiểm tra tình trạng hồ sơ (ví dụ: Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Hoàn thành, Từ chối…).

Tìm hiểu ngay: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN

Khi sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau: 

• Chọn đúng mẫu phù hợp: Sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN nếu bạn là cá nhân cư trú tự quyết toán; mẫu 05/QTT-TNCN cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay.
• Điền thông tin chính xác: Ghi đầy đủ MST, CMND/CCCD, thu nhập chịu thuế, khấu trừ, giảm trừ gia cảnh theo hướng dẫn tại chỉ tiêu cụ thể (ví dụ: kỳ tính thuế là năm 2025).
• Kiểm tra tính toán thu nhập tính thuế trước khi ký nộp.
• Ưu tiên nộp online qua thuedientu.gdt.gov.vn hoặc eTax để nhận xác nhận, đảm bảo trước hạn 30/4/2026 (hoặc 2/5/2026 nếu lùi hạn).
• Lưu ý giữ chứng từ khấu trừ gốc và tránh nộp muộn để không bị phạt hành chính.

Thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng mẫu và đúng hạn là trách nhiệm của mỗi cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập. Với sự hỗ trợ của phần mềm HTKK và hệ thống thuế điện tử, việc nộp tờ khai hiện nay đã trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn bao giờ hết. 

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 3369 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn