8 Tháng 10, 2025 Doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch mua bán hóa đơn cần đặc biệt chú ý đến hóa đơn rủi ro, bởi nếu không giải trình đúng cách, có thể gặp những rắc rối với cơ quan thuế. Bài viết này của hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn rủi ro, dấu hiệu nhận biết, cũng như cách soạn mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro mới nhất năm 2025.
Nội dung bài viết
- 1. Hóa đơn rủi ro là gì? Khi nào cần làm công văn giải trình hóa đơn rủi ro?
- 2. Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn, thuế GTGT
- 3. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro mới nhất năm 2025?
- 4. Nội dung cần có trong công văn giải trình hóa đơn rủi ro
- 5. Hình thức xử phạt đối với hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp như thế nào?
1. Hóa đơn rủi ro là gì? Khi nào cần làm công văn giải trình hóa đơn rủi ro?
1.1 Hóa đơn rủi ro là gì
Hóa đơn rủi ro thường được hiểu là những hóa đơn có dấu hiệu vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ, chẳng hạn như:
- Hóa đơn của doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Hóa đơn từ doanh nghiệp mới thành lập nhưng có doanh số lớn bất thường.
- Hóa đơn có giá trị lớn nhưng doanh nghiệp không phát sinh hoạt động kinh doanh thực tế.
- Hóa đơn liên quan đến các doanh nghiệp nằm trong danh sách doanh nghiệp rủi ro cao do ngành thuế theo dõi.
- Hóa đơn của doanh nghiệp bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2 Khi nào cần làm công văn giải trình hóa đơn rủi ro?
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các trường hợp doanh nghiệp phải làm công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn sẽ bao gồm:
- Vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được cơ quan thẩm quyền phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc những trường hợp bị lập biên bản do vi phạm hành chính điện tử.
- Khai thiếu hoặc sai trong bản báo cáo thuế, dẫn đến việc thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được giảm, miễn, hoàn.
- Doanh nghiệp trốn thuế bất hợp pháp.
- Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại hoặc người bảo lãnh nộp tiền thuế.
- Sử dụng hóa đơn theo mẫu đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc dùng hóa đơn trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hành vi cho, bán hóa đơn; sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc không hợp pháp hóa hóa đơn.
2. Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn, thuế GTGT
Tổng cục Thuế đã chỉ ra 25 dấu hiệu doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn, hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại Công văn 1873/TCT-TTKT năm 2022 như sau:
| STT | Dấu hiệu doanh nghiệp có rủi ro |
| 1 | Doanh nghiệp thay đổi người đại diện trước pháp luật từ 02 lần trở lên trong vòng 12 tháng hoặc thay đổi người đại diện trước pháp luật đồng thời chuyển địa điểm kinh doanh |
| 2 | Doanh nghiệp có số lần thay đổi trạng thái hoạt động hoặc số lần thay đổi kinh doanh từ 02 lần trong năm. |
| 3 | Doanh nghiệp mới thành lập có địa điểm kinh doanh không cố định (chuyển địa điểm kinh doanh nhiều lần trong 01 – 02 năm hoạt động). |
| 4 | Doanh nghiệp chuyển địa điểm hoạt động kinh doanh sau khi đã có Thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. |
| 5 | Doanh nghiệp thành lập do các cá nhân có quan hệ gia đình cùng tham gia góp vốn như Vợ, Chồng, anh, chị em ruột…. |
| 6 | Doanh nghiệp thành lập mới do người đứng tên giám đốc, đại diện theo pháp luật có Công ty do cơ quan thuế đã có thông báo bỏ địa chỉ kinh doanh (còn nợ thuế), tạm ngừng hoạt động kinh doanh có thời hạn. |
| 7 | Doanh nghiệp thành lập nhiều năm không phát sinh doanh thu, sau đó bán lại, chuyển nhượng cho người khác. |
| 8 | Doanh nghiệp thành lập không có giấy phép hoạt động khai thác khoáng sản nhưng xuất hóa đơn tài nguyên, khoáng sản. |
| 9 | Doanh nghiệp có hàng hóa bán ra, mua vào không phù hợp với điều kiện, đặc điểm từng vùng. |
| 10 | Doanh nghiệp chưa nộp đủ vốn điều lệ theo đăng ký. |
| 11 | Các doanh nghiệp mua bán, sáp nhập với giá trị dưới 100 triệu đồng. |
| 12 | Doanh nghiệp kinh doanh siêu thị (bán lẻ hàng hóa tiêu dùng, hàng điện máy); kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn; kinh doanh vận tải; kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh xăng dầu; kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi; kinh doanh khoáng sản (than, cao lanh, quặng sắt …); kinh doanh nông lâm sản (dăm gỗ, gỗ ván, gỗ thanh,…); có phát sinh ngành nghề cho thuê nhân công (phát sinh lớn). |
| 13 | Doanh thu tăng đột biến, cụ thể: Kỳ kê khai trước doanh thu rất thấp, xấp xỉ bằng 0 nhưng kỳ sau đột biến về doanh thu hoặc có doanh thu kỳ sau đột biến tăng (từ 03 lần trở lên so doanh thu bình quân của các kỳ trước) nhưng số thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh phải nộp thấp (thuế GTGT phải nộp < 1 % doanh số phát sinh trong kỳ). |
| 14 | Doanh thu lớn nhưng kho hàng không tương xứng hoặc không có kho hàng, không phát sinh chi phí thuê kho. |
| 15 | Doanh thu kê khai hàng năm phát sinh từ trên 10 tỷ đồng nhưng số thuế phát sinh phải nộp thấp dưới 100 triệu đồng (1 %). |
| 16 | Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn (từ 500 – 2000 số hóa đơn). Số lượng hóa đơn xóa bỏ lớn, bình quân chiếm khoảng 20% số hóa đơn sử dụng. |
| 17 | Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC có số lượng hóa đơn điện tử giảm bất thường so với số lượng hóa đơn đã sử dụng theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP. |
| 18 | Doanh nghiệp không có thông báo phát hành hóa đơn hoặc có thông báo phát hành nhưng không có báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (hoặc chậm báo cáo). |
| 19 | Doanh nghiệp có giá trị hàng hóa bán ra, thuế GTGT đầu ra bằng hoặc chênh lệch rất nhỏ so với giá trị hàng hóa mua vào, thuế GTGT đầu vào. |
| 20 | Doanh nghiệp có hàng hóa dịch vụ bán ra không phù hợp với hàng hóa dịch vụ mua vào. |
| 21 | Doanh nghiệp có doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào lớn nhưng không phát sinh số thuế phải nộp, có số thuế GTGT âm nhiều kỳ. |
| 22 | Doanh nghiệp không có tài sản cố định hoặc giá trị tài sản cố định rất thấp. |
| 23 | Doanh nghiệp có giao dịch đáng ngờ qua ngân hàng (tiền vào và rút ra ngay trong ngày). |
| 24 | Doanh nghiệp sử dụng lao động không tương xứng với quy mô và ngành nghề hoạt động |
| 25 | Một cá nhân đứng tên (người đại diện theo pháp luật) thành lập, điều hành nhiều doanh nghiệp. |
Tìm hiểu thêm: Quy Trình Đánh Giá, Phân Loại Mức Độ Rủi Ro Về Hóa Đơn
3. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro mới nhất năm 2025?
Mẫu công văn giải trình chung
Mẫu công văn này có thể áp dụng cho nhiều tình huống giải trình với cơ quan thuế, không chỉ riêng trường hợp liên quan đến hóa đơn rủi ro. Doanh nghiệp có thể dễ dàng chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với từng yêu cầu cụ thể của Cục Thuế.
Tải ngay: Mẫu công văn giải trình chung
Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro
Khi nhận thông báo từ cơ quan thuế về hóa đơn đầu vào có dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng mẫu công văn này để phản hồi.
Tải ngay: Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro
Mẫu công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán thực tế
Mẫu công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán thực tế được sử dụng khi doanh nghiệp nhận thông báo từ cơ quan thuế yêu cầu làm rõ tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào.
Nội dung mẫu bao gồm các phần quan trọng như: danh sách hóa đơn mua vào, tờ khai thuế GTGT, chứng từ thanh toán, thông tin hàng hóa bán ra và cam kết pháp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chứng minh giao dịch là có thật và được hạch toán đúng quy định.
Tải ngay: Mẫu công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán thực tế
4. Nội dung cần có trong công văn giải trình hóa đơn rủi ro
Khi lập công văn giải trình hóa đơn rủi ro, doanh nghiệp cần trình bày chi tiết, rõ ràng, có dẫn chứng cụ thể để đảm bảo tính thuyết phục. Nội dung công văn nên bao gồm:
Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
- Thời gian lập công văn, người đại diện ký tên.
Thông tin hóa đơn cần giải trình
- Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp bán hàng.
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn.
Mô tả giao dịch thực tế
- Nguyên nhân phát sinh giao dịch: nhu cầu sản xuất, kinh doanh, đầu tư…
- Quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng: thời gian ký hợp đồng, nội dung hợp đồng, đơn giá, số lượng.
- Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt, đính kèm chứng từ liên quan.
- Phương thức giao hàng: địa điểm giao nhận, người giao, người nhận, thời gian cụ thể.
Chứng từ chứng minh đi kèm (scan hoặc bản sao có đóng dấu)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ.
- Biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
- Chứng từ thanh toán: ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng.
- Vận đơn, hóa đơn vận chuyển (nếu có).
- Hình ảnh lưu kho, nhật ký sản xuất, nếu có.
- Cam kết của doanh nghiệp
Lưu ý: Việc trình bày công văn giải trình hóa đơn rủi ro càng rõ ràng, chi tiết thì khả năng thuyết phục cơ quan thuế càng cao, giúp giảm thiểu nguy cơ bị loại hóa đơn, truy thu hoặc xử phạt.
Xem thêm: Bộ Tiêu Chí Đánh Giá Rủi Ro Về Hóa Đơn
5. Hình thức xử phạt đối với hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp như thế nào?
Việc mua bán hoặc sử dụng hóa đơn trái pháp luật bị pháp luật thuế hiện hành nghiêm cấm. Tùy vào mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể phải chịu hình thức xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, cụ thể như sau:
5.1. Xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn sẽ bị xử phạt như sau:
| Hành vi vi phạm | Căn cứ pháp lý | Mức phạt tiền | Biện pháp khắc phục hậu quả |
| Cho, bán hóa đơn đặt in chưa phát hành;
Cho, bán hóa đơn đặt in của khách hàng đặt in hóa đơn cho tổ chức, cá nhân khác. |
Điều 22 NĐ 125/2020, sửa đổi tại NĐ 102/2021 | 15 – 45 triệu đồng | Buộc hủy hóa đơn; nộp lại khoản lợi bất hợp pháp |
| Cho, bán hóa đơn (không thuộc 2 trường hợp nêu trên) | Điều 22 NĐ 125/2020 | 20 – 50 triệu đồng | Buộc hủy hóa đơn; nộp lại khoản lợi bất hợp pháp |
| Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn | Điều 28 NĐ 125/2020 | 20 – 50 triệu đồng | Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng |
| Sử dụng hóa đơn không hợp pháp để làm giảm nghĩa vụ thuế, nhưng chứng minh được lỗi thuộc về bên bán | Điều 16 NĐ 125/2020 | Phạt 20% số thuế khai thiếu | Buộc nộp đủ thuế thiếu; điều chỉnh lại khấu trừ thuế GTGT nếu có |
| Sử dụng hóa đơn không hợp pháp làm tăng hoàn/mmiễn/giảm thuế xác định là hành vi trốn thuế nhưng chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự | Điều 17 NĐ 125/2020 | Phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm (mức phạt tăng dần theo tình tiết tăng nặng của vụ vi phạm). | Buộc nộp đủ tiền trốn thuế; điều chỉnh thuế GTGT đầu vào nếu có |
5.2. Truy cứu trách nhiệm hình sự
Theo Điều 200 và Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017), hành vi trốn thuế hoặc in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn có thể bị xử lý hình sự nếu:
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp để kê khai giảm nghĩa vụ thuế, mức phạt từ 100 triệu đến 500 triệu đồng hoặc phạt tù đến 7 năm với cá nhân; pháp nhân bị phạt đến 10 tỷ đồng hoặc đình chỉ hoạt động.
- In/mua bán trái phép hóa đơn ở dạng phôi từ 50 số đến dưới 100 số, hoặc hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số hoặc thu lợi bất chính từ 30 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng, sẽ bị phạt tiền từ 50 triệu đến 500 triệu đồng hoặc phạt tù từ 6 tháng đến 5 năm; pháp nhân bị phạt tiền đến 1 tỷ đồng.
Ngoài ra, tòa án cũng có thể áp dụng hình phạt bổ sung như cấm hành nghề, tịch thu tài sản, hoặc cấm huy động vốn trong thời hạn nhất định.
Xem thêm: Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền EasyInvoice
Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Mẫu Công Văn Giải Trình Hóa Đơn Rủi Ro“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật đúng quy định thuế mới nhất
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:
- Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
- Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
- Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
- Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
- Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
- Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
- Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
- Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY
Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử
Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams
Website: https://easyinvoice.vn/
Email: info@softdreams.vn
Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn
8 Tháng 10, 2025 
