Với Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới nhất, các quy định về việc lập và phát hành hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng đã có những điều chỉnh cốt lõi. Yêu cầu mọi nhà thầu và doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt. Để hạn chế tối đa rủi ro, kế toán xây dựng nên thực hiện theo quy trình 5 bước được phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giới thiệu ngay trong bài viết bên dưới. 

1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Theo điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các hoạt động xây dựng, lắp đặt thuộc nhóm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Các nội dung cốt lõi trong quy định như sau: 

• Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục/khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp xây dựng thường dùng hóa đơn điện tử không mã (nếu đủ điều kiện hạ tầng, giao dịch điện tử với thuế) hoặc hóa đơn điện tử có mã (phổ biến với nhà thầu vừa-nhỏ, hộ kinh doanh).

Theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026, hóa đơn phải có các chỉ tiêu cơ bản (tên/số/ký hiệu, thông tin người bán-người mua, tên dịch vụ, giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán, thời điểm lập, thời điểm ký số, mã CQT nếu có mã…).

2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Thời điểm xuất hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt được quy định cụ thể như sau: 

• Xây dựng, lắp đặt trong nước: Bắt buộc xuất hóa đơn ngay khi nghiệm thu, bàn giao toàn bộ công trình hoặc từng hạng mục/khối lượng hoàn thành (nếu hợp đồng quy định nghiệm thu theo từng giai đoạn).
• Không phụ thuộc vào dòng tiền: Việc chủ đầu tư chậm thanh toán hay chưa trả tiền không phải là lý do để hoãn xuất hóa đơn. Đã ký biên bản nghiệm thu là bắt buộc phải lập hóa đơn.

Lưu ý quan trọng: Quy định xuất hóa đơn khi thu tiền trước chỉ áp dụng cho một số dịch vụ đặc thù có danh mục riêng. Đối với xây dựng – lắp đặt, nguyên tắc Nghiệm thu là xuất hóa đơn là căn cứ pháp lý bất biến.

Xem thêm: 05 cách xử lý chi phí nhân công trong xây dựng

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Để hạn chế tối đa sai sót và phục vụ tốt cho công tác quyết toán thuế, doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình 5 bước sau: 

• Bước 1: Xác định thời điểm lập: Căn cứ vào ngày ký Biên bản nghiệm thu/bàn giao (toàn bộ hoặc theo hạng mục/giai đoạn).
• Bước 2: Chọn loại hóa đơn: Xác định xuất HĐĐT có mã hay không có mã theo hình thức đã đăng ký với Cơ quan Thuế.
• Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm: Nhập chính xác mã số thuế, tên, địa chỉ người mua; mô tả chi tiết dịch vụ xây dựng; giá trị, thuế suất và tổng tiền. Khởi tạo ngày lập khớp với ngày nghiệm thu.
• Bước 4: Ký số và gửi khách hàng: Thực hiện ký số (bảo đảm hiển thị thời điểm ký) và phát hành hóa đơn. Gửi file XML/PDF cho chủ đầu tư và đối chiếu tra cứu trên hệ thống CQT.
• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ đồng bộ: Kẹp chung HĐĐT với Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu, Bảng xác nhận khối lượng để phục vụ công tác thanh tra, quyết toán.

4. Cách ghi hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Hóa đơn điện tử phải có tối thiểu các chỉ tiêu sau (Điều 10 NĐ 254/2026):

• Tên hóa đơn, ký hiệu, ký hiệu mẫu số; số hóa đơn.
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã đơn vị/người mua phù hợp).
• Tên hàng hóa/dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa thuế; thuế suất; tiền thuế; tổng tiền thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn; thời điểm ký số; mã CQT (nếu là hóa đơn có mã).
• Các khoản chiết khấu, khuyến mại, phí-lệ phí (nếu có).

Đặc thù riêng đối với hóa đơn xây dựng

Theo Phụ lục Nghị định 254/2026, do đặc thù nghiệm thu theo giai đoạn/khối lượng, hóa đơn xây dựng, lắp đặt (và xây nhà bán thu tiền theo tiến độ) không nhất thiết phải có các tiêu chí: Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá.

• Cách ghi Tên dịch vụ: Cần chi tiết phạm vi và hạng mục để đối chiếu.
  • Ví dụ đúng: “Dịch vụ xây dựng – Hạng mục thi công móng công trình X – Giai đoạn 1”.
• Thuế suất thuế GTGT: Hoạt động xây dựng trong nước thông thường áp dụng thuế suất 10% (trừ các trường hợp đặc biệt thuộc đối tượng 0%, 5% hoặc không chịu thuế theo quy định riêng).

Tìm hiểu ngay: Quy trình quản lý hóa đơn cho nhà thầu và nhà thầu phụ toàn diện nhất

5. Những trường hợp đặc biệt khi xuất hóa đơn xây dựng

Dưới đây là một số tình huống hay gặp và cách xử lý theo quy định mới mà bạn có thể tham khảo: 

• Nghiệm thu theo giai đoạn/hạng mục: Xuất hóa đơn từng lần tương ứng khối lượng/hạng mục đã nghiệm thu, không cần đợi quyết toán toàn công trình.
• Thanh toán theo tiến độ nhưng chưa nghiệm thu: Việc thanh toán trước không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn; hóa đơn vẫn lập khi nghiệm thu/bàn giao khối lượng.
• Tạm ứng hợp đồng xây dựng: Từ 01/7/2026 có quy định mới về tiền tạm ứng trong một số dịch vụ, nhưng với xây dựng – lắp đặt, nguyên tắc “nghiệm thu mới xuất hóa đơn” vẫn là gốc; cần phân biệt tạm ứng với thanh toán khối lượng đã hoàn thành.
• Công trình ở nước ngoài / khu phi thuế quan: Có thể áp dụng thuế suất 0% hoặc quy định riêng về chứng từ; cần kiểm tra hồ sơ hợp đồng và quy định thuế GTGT cụ thể.
• Giao dịch ban đêm: Nếu nghiệm thu/ký biên bản trong giờ làm việc ban đêm, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo liền kề (quy định mới 2026).
• Ủy nhiệm, đại lý, đồng bảo hiểm…: Không phải trọng tâm xây dựng, nhưng nếu có bên ủy nhiệm thực hiện nghiệm thu – thanh toán, hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

6. Những sai lầm thường gặp

Những sai lầm này thường gặp trong việc xuất hóa đơn ngành xây dựng mà các kế toán nên tránh: 

• Xuất hóa đơn sai thời điểm: Xuất trước khi nghiệm thu để lấy doanh thu hoặc gom lại xuất sau vì chủ đầu tư chưa chịu trả tiền.
• Không xuất hóa đơn theo khối lượng từng đợt: Dù có biên bản nghiệm thu từng đợt nhưng dồn lại đợi thanh lý hợp đồng mới xuất 1 hóa đơn tổng.
• Thông tin trên hóa đơn không khớp biên bản: Diễn giải chung chung (“Chi phí xây dựng”), giá trị trên hóa đơn lệch với bảng xác nhận khối lượng.
• Dùng sai thuế suất hoặc Ký hiệu hóa đơn cũ: Áp dụng sai thuế suất GTGT hoặc quên cập nhật ký hiệu hóa đơn năm mới.
• Hạch toán Doanh thu – Chi phí lệch thời điểm: Ghi nhận doanh thu khi nhận tiền nhưng chi phí nguyên vật liệu lại tập hợp theo ngày nghiệm thu.
• Hồ sơ quyết toán thiếu đồng bộ: Thiếu các chứng từ kết nối dẫn đến khi thanh tra thuế bị bác bỏ chi phí hoặc giảm trừ quyết toán.

Để hạn chế sai sót khi lập và quản lý hóa đơn xây dựng, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử có khả năng hỗ trợ kiểm soát quy trình và cập nhật kịp thời các quy định mới. EasyInvoice giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc lập, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử, đồng thời hỗ trợ kế toán chủ động hơn trong quá trình xử lý nghiệp vụ và kê khai thuế.

Hiểu đúng và làm chuẩn hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng từ ngày 01/07/2026 sẽ giúp kế toán chủ động trong công tác lập báo cáo và giải trình thuế. Doanh nghiệp cũng nhờ đó mà có thể tối ưu quy trình quản lý tài chính, phòng ngừa rủi ro bị truy thu, xử phạt thuế không đáng có. 

EasyInvoice giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ phát hành hóa đơn chính xác, kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế và tối ưu quy trình bán hàng cho nhiều ngành nghề.

EasyInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên máy tính tiền.
• Hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến Hệ thống thông tin quản lý thuế của Cục Thuế 24/7.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS và nhiều phương thức khác ngay sau khi phát hành.
• Hỗ trợ tạo, phát hành và quản lý hóa đơn trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Đăng ký dùng thử EasyInvoice ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật theo quy định mới nhất.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Video giới thiệu Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn