Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý và phát hành hóa đơn không còn phụ thuộc vào giấy tờ truyền thống. Thay vào đó, hóa đơn điện tử đã trở thành giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Vậy hóa đơn điện tử là gì và ai bắt buộc phải sử dụng? Bài viết sau của Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào?

Trước đây, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC, các đơn vị kinh doanh bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 31/06/2020. Tức là: bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện tối đa cho các doanh nghiệp trong chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, thời hạn áp dụng đã được lùi lại. Điều này đã được quy định chi tiết trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020.

Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định cho bãi bỏ Khoản 2, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Quy định này đồng nghĩa rằng, quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi HĐĐT chậm nhất vào ngày 01/11/2020 sẽ chính thức được bãi bỏ.

Thay vào đó, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ được chuyển sang ngày 01/07/2022. 

Xem thêm: Top 5 Đơn Vị Cung Cấp Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Uy Tín 2025

3. Ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) về những trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)

(2) Ăn uống; nhà hàng; khách sạn;

(3) Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;

(4) Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam)

Hiện nay, tại Điều 11  Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế như sau:

Điều 11. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, hiện nay, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc. Tuy nhiên, từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải, giải trí… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Xem ngay: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

4. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ tiết kiệm chi phí, thời gian đến nâng cao hiệu quả quản lý và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh

• Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Bạn không cần lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng hóa đơn.
• Tăng tính chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp hạn chế sai sót nhân sự do nhập liệu thủ công. Mọi giao dịch được ghi nhận và kiểm tra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Thuận tiện trong quản lý và tra cứu: Với HĐĐT, doanh nghiệp có thể lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng bất kỳ lúc nào. Việc tìm kiếm, xuất báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tuân thủ quy định pháp luật: HĐĐT đã trở thành quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 32/2025/TT-BTC. Sử dụng HĐĐT đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.
• Hỗ trợ kết nối với hệ thống cơ quan thuế: HĐĐT có thể tích hợp với hệ thống kế toán, hỗ trợ gửi dữ liệu tự động đến cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý thuế.

5. Cách đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử theo các bước:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Tìm hiểu thêm: Những Thay Đổi Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

6. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Câu 1: Có bao nhiêu hình thức đơn điện tử?

Có 3 hình thức hóa đơn điện tử gồm: 

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Câu 2:Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân phải làm gì? 

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Câu 3: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua đảm bảo yêu cầu gì ? 

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Câu 4: Tên hàng hóa, dịch vụ thể hiện trên hóa đơn đảm bảo yêu cầu gì? 

Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ, trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ. 

Câu 5: Doanh nghiệp tôi có được sử dụng tiếng nước ngoài trên hóa đơn không? 

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice để khám phá giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi, tích hợp tạo hóa đơn từ máy tính tiền cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Điện thoại: 0869 425 631

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn