Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không? 03 lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử | Phần mềm Hóa đơn điện tử EasyInvoice

Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không? 03 lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Bởi EasyInvoice.vn - 20/12/2021 103 lượt xem

Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không là câu hỏi của rất nhiều kế toán, do đó để giúp kế toán thuận lợi hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và không gặp một số rắc rối trong quá trình lưu trữ. Tại bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ những lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử và trả lời thắc mắc nêu trên.

Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Thực tế, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử 10 năm tương tự như hóa đơn giấy (căn cứ theo 02 luật: luật kế toán và luật giao dịch điện tử). Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định giúp doanh nghiệp:

  • Có cứ pháp lý cần thiết khi có đoàn kiểm tra thanh tra
  • Chứng cứ quan trọng khi có những tranh chấp với bên mua/bên bán

Đối với bên mua, bên bán là đơn vị kế toán hoặc các tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như là USB, CD, DVD hoặc sao lưu trực tuyến.

Theo đó, doanh nghiệp không cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ mà thực hiện lưu trữ trực tuyến hoặc lưu trữ qua các thiết bị nhớ.

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Việc lưu trữ hóa đơn vô cùng quan trọng, do đó doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến việc lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử có nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật tốt tránh tình trạng bị đánh cắp dữ liệu hóa đơn hoặc virus tấn công.

  • Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào

Để thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu vào, kế toán cần thực hiện lưu trữ theo hướng dẫn dưới đây:

– Có sẵn tổng hợp danh bạ email các nhà cung cấp (điều này giúp kế toán dễ dàng tra cứu hóa đơn khi cần)

– Thực hiện lưu vào một email riêng với mục đích nhận email hóa đơn từ bên bán.

– Trên email nhận hóa đơn, lập một thư mục google driver

– Khi nhận được hóa đơn từ bên bán qua email, thực hiện tải về trên máy tính hoặc sao chép sang ổ cứng (để dễ dàng tìm kiếm bạn cần đổi tên file hóa đơn đó theo MST, tên bên bán, số hóa đơn

– Tiếp đó, bạn tải file vừa lưu lên thư mục google driver theo tháng, quý, năm

– Cuối cùng, thực hiện đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên google driver

Với các bước nêu trên, bạn đã thực hiện lưu trữ xong hóa đơn điện tử đầu vào một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, việc lưu trữ nêu trên vẫn còn thủ công và thiếu tính an toàn.

Để có thể lưu và dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào một cách an toàn và hiệu quả bạn nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào. Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán:

– Lưu trữ thông minh, linh hoạt và an toàn tuyệt đối

– Tự động thực hiện các nghiệp vụ phân tích, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, lưu trữ hóa đơn đầu vào

– Đồng bộ và tích hợp với các phần mềm kế toán giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

Hiện tại, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIn giải pháp an toàn, hiệu quả và giá thành tốt.

  • Cách lưu trữ hóa đơn đầu ra

Để thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu ra, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

– Hãy lưu hóa đơn đầu vào tại 1 thư mục trên máy tính

– Cần tạo 1 email riêng biệt dể xuất hóa đơn cho khách hàng và lập thư mục google driver ngay trên mail đó

– Theo đó, bạn hãy sao lưu dữ liệu hóa đơn lên google driver hoặc sao chép sang ổ cứng.

Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử kế toán nào cũng cần biết

Lưu trữ hóa đơn điện tử cũng cần có những lưu ý nhất định và phải đáp ứng được các điều kiện dưới đây:

– Nội dung hóa đơn điện tử có thể truy cập được và thực hiện tham chiếu bất cứ lúc nào

– Hóa đơn điện tử được lưu trữ đúng định dạng và thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn đó

– Đối với hóa đơn lưu trữ phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và xác định được cả ngày giờ gửi/nhận.

Trên là câu trả lời cho thắc mắc “có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không”, hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra và những lưu ý cần biết. Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích.

EasyInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử TOP 1 thị trường hiện tại

Giải pháp đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tiêu chuẩn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

– Bảo mật dữ liệu hóa đơn an toàn tuyệt đối với công nghệ Blockchain

– Lưu trữ dữ liệu hóa đơn 10 năm trên server của Softdreams

– Đáp ứng mọi tính năng từ cơ bản đến nâng cao

– Hỗ trợ 24/7 mọi lúc mọi nơi

>> Video: Hướng dẫn đăng ký sử dụng HĐĐT EasyInvoice theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

>> Giải đáp: 91 câu hỏi về HĐĐT theo Tổng cục Thuế

>> Hướng dẫn: 05 bước đăng ký chuyển đổi HĐ ĐT sang Thông tư 78/2021/TT-BTC

——————-
EasyInvoice – TOP 1 Phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thành công với Tổng cục Thuế
☎ Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089
📮 Email: contact@softdreams.vn

Tags:

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 5881900 57 57 54 (Nhánh 2)
0981 772 388