Phiếu xuất kho là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa và xuất nhập kho của một doanh nghiệp.Tuy nhiên, có một thắc mắc phổ biến mà nhiều người thường gặp phải là liệu phiếu xuất kho có cần đóng dấu không? Điều này có thể gây ra sự bất tiện và thậm chí gây lúng túng trong quá trình thực hiện các giao dịch xuất kho. Trong bài viết sau đây của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giải đáp thắc mắc về việc phiếu xuất kho có cần đóng dấu không.

1. Phiếu xuất kho là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa định nghĩa/mô tả về phiếu xuất kho. Tuy nhiên, dựa trên công dụng, thông tin mà phiếu xuất kho chứa đựng, có thể hiểu như sau:

• Phiếu xuất kho là mẫu phiếu ghi lại thông tin về số lượng công cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa xuất ra từ kho của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước;

Công dụng, chức năng của phiếu xuất kho có thể dễ dàng nhận thấy là:

• Việc sử dụng Phiếu xuất kho sẽ giúp quản lý, theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu xuất kho, làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất – tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư;
• Ngoài ra, với việc ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu Phiếu xuất kho giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh và kiểm soát;
• Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của các đơn vị;

Vì thế, việc lập mẫu Phiếu xuất kho cần được đảm bảo sự hợp lệ, chính xác, đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ;

Lưu ý: Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho 01 hoặc nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí;

Như vậy, hiểu đơn giản, phiếu xuất kho là tài liệu, giấy tờ để xác nhận hàng hóa, sản phẩm, vật tư, trang thiết bị … của đơn vị đã được chuyển từ kho sang cho người nhận/người lĩnh/người mua…

Việc lập, ký phiếu xuất kho cần phải tuân thủ quy định của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật trên mẫu phiếu xuất kho như chúng tôi trình bày dưới đây.

>>>>> Tìm hiểu ngay Mẫu Phiếu Xuất Kho Mới Nhất

2. Quy định về cách đóng dấu phiếu xuất kho

Cách ghi phiếu xuất kho như sau:

Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, bộ phận xuất kho.Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chỉ phí hoặc cùng mục đích sử dụng.

Phiếu xuất kho cần ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị; Số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thề bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.

Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3) 

Dòng cộng : Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.

Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên. Sau khi phiếu lập xong, người lập

phiếu và kế toán trường sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng. Sau khi hàng hóa được xuất, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.

Khi này Liên 1 sẽ được lưu ờ bộ phận lập phiếu, Liên 2 được thủ khi giữ đề ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán đề ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán. Liên 3 sẽ được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để có thể theo dõi ở bộ phận sử dụng.

>>>>> Có thể bạn quan tâm Biên Bản Giao Nhận Hàng Hóa Kiêm Phiếu Xuất Kho

3. Quy định cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP

3.1 Ký tên

* Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Cách thức: Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

* Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

– Cách thức: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

* Ký thừa ủy quyền

– Đối tượng áp dụng:

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

– Cách thức: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

* Ký thừa lệnh

– Đối tượng áp dụng:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.

Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

– Cách thức: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

3.2 Đóng dấu

* Đóng dấu chữ ký

– Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

– Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

– Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

* Đóng dấu treo

– Cách thức đóng dấu: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

– Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

* Đóng dấu giáp lai

– Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

– Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.

VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).

Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020.

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về phiếu xuất kho có cần đóng dấu không. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc và giúp bạn tự tin hơn khi tham gia vào các giao dịch với công ty nước ngoài.. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn