Hóa đơn điện tử đem đến cho kế toán nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng kế toán không thể tránh khỏi những vướng mắc. Vì vậy, bài viết này Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ làm rõ 8 điểm cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Nội dung bài viết
Theo Nghị định 123 đã quy định rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”. Vì vậy, hóa đơn, chứng từ điện tử là phương thức bắt buộc khi giao dịch với Cơ quan thuế.
Ngoài ra, những tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 (Áp dụng với hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2022.)
>>>> Giải đáp: Nên chọn tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 nào?
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định. Căn cứ vào Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
Ngoại lệ: Những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019
Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
>>> Hướng dẫn tra cứu, xác định hàng hóa, dịch vụ được áp dụng mức thuế GTGT 8% tại đây
Ngôn ngữ định dạng văn bản sử dụng trong hóa đơn điện tử: XML (extensible Markup Language)
Định dạng hóa đơn điện tử: có 2 phần:
Yêu cầu khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:
Lưu ý:
Các nội dung của hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ chính xác, tránh việc hiểu sai lệch, người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Một số các trường hợp sau đây Cơ quan thuế yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã:
Những hành vi lập hóa đơn điện tử để mua bán, sử dụng không hợp pháp hoặc trốn thuế khi Cơ quan thuế điều tra hoặc phát hiện, các doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm và bị xử lý theo pháp luật.
Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123 đã nêu rõ những trường hợp hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là:
Về mặt nội dung, khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn
Về mặt giá trị:
Ngoại lệ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính có tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định
>>>> Bài viết có liên quan: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Thứ nhất, đối với các đối tượng thuộc khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
Thứ hai, đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT của đơn vị để thực hiện:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.
>>>> Bài viết có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế
Ảnh: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
>>> Xem thêm: Mẫu hóa đơn khi triển khai HĐĐT được khuyến khích sử dụng theo Nghị định 123
Trên đây, EASYINVOICE đã nêu ra 8 điểm lưu ý mà kế toán cần nắm chắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng thông tin này hữu ích cho các bạn tránh sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử. Mọi thông tin hay thắc mắc nào về hóa đơn điện tử có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo số hotline: 1900 3369 – 1900 56 56 53. Đội ngũ nhân viên của SOFTDREAMS luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách hàng 24/7 kể cả ngày lễ Tết.
==========
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.
Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ
Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53
Website: https://easyinvoice.vn/
Email: contact@softdreams.vn
Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn
EASYINVOICE – TOP 1 PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KẾT NỐI THÀNH CÔNG VỚI TỔNG CỤC THUẾ
Product SKU: GTIN - Global Trade Item Number
Product Brand: Phần mềm kế toán EasyBoooks, Hóa đơn điện tử EasyInvoice
Product In-Stock: InStock