Một doanh nghiệp không thể tiếp tục vận hành và tồn tại được nữa với tư cách là một chủ thể kinh doanh sẽ phải giải thể. Việc giải thể sẽ bao gồm nhiều thủ tục khác nhau. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Hóa đơn điện tử Easyinvoice tìm hiểu phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp. 

1. Cần hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?

Cần thực hiện hủy hóa đơn khi phát hiện có sai sót thuộc một trong những trường hợp dưới đây. Đồng thời, các đơn vị, tổ chức kinh doanh cũng phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Cụ thể gồm:

• Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng cả người mua lẫn người bán chưa thực hiện kê khai thuế.

Cùng với đó, theo Điểm a, Khoản 1, Điều 21, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp:

Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

Còn theo Điểm b, Khoản 2, Điều 29 của Thông tư này: Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Như vậy, nếu doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động kinh doanh thì trước khi giải thể phải thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn của công ty. Tiếp đến sẽ làm công văn gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp để xin đóng mã số thuế và giải thể.

Đây là thủ tục mang tính chất bắt buộc mà mọi công ty khi giải thể đều phải chủ động thực hiện theo đúng quy định hiện hành, tránh phát sinh những vướng mắc không đáng có.

Trường hợp sau khi giải thể, doanh nghiệp mới tiến hành xử lý những tài sản tồn tại thì sẽ không còn hóa đơn để chứng minh cũng như xuất bán các tài sản đó. Lúc này, doanh nghiệp phải chịu xử phạt do đã vi phạm quy định hủy hóa đơn.

>>>>>>>>>>> Tìm hiểu thêm: Tìm Hiểu Hóa Đơn Trực Tiếp

2. Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp 

Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định như sau: 

• Doanh nghiệp quyết định giải thể hoặc ngừng sử dụng mã số thuế thì đơn vị đó sẽ ngừng sử dụng những hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc tiến hành hủy hóa đơn. 
• Doanh nghiệp bắt buộc hủy hóa đơn chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày thông báo giải thể với cơ quan thuế. 
• Đối với trường hợp hóa đơn hết giá trị sử dụng, đơn vị bắt buộc hủy hóa đơn trong vòng tối đa 10 ngày kể từ ngày thông báo giải thể. 

>>>>>>>>> Có thể bạn quan tâm: Giao Kết Hợp Đồng Thương Mại Điện Tử

3. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp

3.1.Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử

Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp giải thể bao gồm các giấy tờ cần thiết sau:

• Biên bản hủy hóa đơn
• Văn bản Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
• Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy gồm: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (cung cấp các trường thông tin về loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số; lý do, ngày giờ, phương pháp hủy.)

Hồ sơ hủy hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu lại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

>>>>>>>>>> Xem thêm: Tính Pháp Lý Của Hợp Đồng Điện Tử

3.2. Quy trình hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp 

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn 

Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau: 

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn 
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. 

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

>>>>>>>>>>> Hướng dẫn: Cách Lập Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNCN

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy 

Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau: 

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)” 

Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên. 

Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn 

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như: 

Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số … Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt 

Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn. 

>>>>>>>>>> Tìm hiểu ngay: Thời Điểm Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn 

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: 

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này” 

Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Trên đây là phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc và giúp bạn áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

==========

Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPIT – Phần mềm kê khai đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Đáp ứng đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 37/2010/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu, đảm bảo việc nộp chứng từ đúng hạn
• Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán Easybooks và chữ ký số EasyCA
• Hỗ trợ báo cáo theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ chứng từ
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM KÊ KHAI EASYPIT

Video giới thiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN EASYPIT

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn