Hóa đơn điện tử là gì? Luật quy định mới nhất về HĐĐT 2020

Hóa đơn điện tử là gì? Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2020

Bởi EasyInvoice.vn - 23/10/2019 7315 lượt xem

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mà các tổ chức kinh doanh hàng hoá, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng và trong thời gian tới và nó sẽ thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy kể từ ngày 1/11/2020.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần nắm rõ những điều quan trọng về loại hóa đơn này, đặc biệt là những bạn làm kế toán, quản lý hóa đơn, thuế cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ chia sẻ những điều bạn cần biết về hoá đơn điện tử một cách chi tiết nhất.

Tuy nhiên, trước đó chúng ta cần phải hiểu hơn về khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (tên tiếng Anh là Electronic Invoice hay E-Invoice, E-Invoicing, E-Invoices) là một hình thức hóa đơn trên nền tảng điện tử, đã được sử dụng phổ biến tại nước ngoài từ rất lâu.

Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử mới được đưa vào sử dụng và hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh vẫn chưa 100% chuyển đổi sang sử dụng, nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp này ngại thay đổi, dù cho hình thức hóa đơn này rất tối ưu và mang lại nhiều lợi ích.

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử.

Loại hóa đơn này được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang chứng từ hóa đơn giấy khi cần thiết. Để biết cách chuyển đổi hóa đơn, các bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết về hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Các loại hóa đơn điện tử

Thừa hưởng đầy đủ tính chất của hóa đơn giấy, hoá đơn điện tử cũng bao gồm các loại:

+ Hóa đơn xuất khẩu;

+ Hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Hóa đơn bán hàng;

+ Các loại hóa đơn khác như: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp sử dụng:

– Tiết kiệm chi phí (so với chi phí lớn về vận chuyển và bảo quản hóa đơn giấy).

– Độ an toàn và tính bảo mật cao: Các hoá đơn điện tử được lập, quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm, có thể trích xuất trực tiếp trên phần mềm, nâng cao độ an toàn, tránh rủi ro hỏng hóc, cháy nổ và đặc biệt là đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn.

– Tiết kiệm thời gian (so với việc phải tiến hành các thủ tục hành chính tại Cơ quan thuế thì nay bạn chỉ cần ngồi một chỗ và thực hiện toàn bộ công việc qua mạng online).

– Gửi hóa đơn theo nhiều phương thức (tin nhắn SMS, email…).

Tuy vậy, hóa đơn giấy và hoá đơn điện tử cũng có những điểm khác biệt. Và để chúng ta có thể hiểu rõ hơn sự khác nhau đó, Easyinvoice mời bạn đến với phần đầu tiên của những điều doanh nghiệp cần nắm rõ về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?

hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Một số so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

Đặc điểm so sánh Hóa đơn điện tử Hóa đơn giấy
Ký hiệu/Số Serial VC/15E VC/15P
Liên Không có liên

GTKT0/001

Có 3 liên GTGK3/001:

  • Liên 1, liên 3: Giữ lại
  • Liên 2: Giao khách
Chữ ký Sử dụng chữ ký điện tử Ký tay
Hình thức lưu trữ Lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy. Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy.
Tra cứu hóa đơn Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng  Thông qua kho lưu trữ

Như vậy, thông qua bảng so sánh có thể thấy được sự khác biệt cũng như một số ưu điểm của hoá đơn điện tử như:

– Chỉ có một bản duy nhất (không có các liên như hóa đơn giấy): Giảm bớt quy trình thủ tục

– Sử dụng chữ ký điện tử (công nghệ hóa).

– Lưu trữ và tra cứu trên các thiết bị điện tử (tránh hỏng hóc, mất cắp, rủi ro về hóa đơn không đáng có).

Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Có thể sử dụng đồng thời

Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
                                       Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn sử dụng song song 2 loại hóa đơn này cần có những lưu ý sau đây:

– Người làm kế toán không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn đối với 1 đơn hàng.

Ví dụ đơn hàng này đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được sử dụng hóa đơn đặt in, tự in và ngược lại.

– Có thể sử dụng song song hoá đơn điện tử và hóa đơn giấy với các đơn hàng hay dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: Mặt hàng B sử dụng hóa đơn điện tử trong khi mặt hàng A lại sử dụng hóa đơn giấy.

– Lưu ý về mặt thời gian và quy định để tránh những vi phạm không đáng có.

Các giai đoạn sử dụng hoá đơn điện tử

Lộ trình các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được chia làm các mốc rõ ràng từ ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành (tức ngày 1/11/2018) cho tới khi 100% doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lộ trình này sẽ được chia làm 2 giai đoạn cụ thể đó là:

– Giai đoạn từ 1/11/2018 tới ngày 31/10/2020.

– Giai đoạn từ ngày 1/11/2020 trở đi

Để biết chính xác các hoạt động tại mỗi giai đoạn, mời bạn đọc tại bài viết lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử cũng được Chính phủ quy định rất rõ trong Nghị định 119, cụ thể bao gồm 2 nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đó là:

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử trả phí thông thường, bao gồm:

Nhóm 1: Các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị.

Nhóm 2. Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa và dịch vụ.

Nhóm 3. Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng.

Nhóm 4. Các hộ và cá nhân kinh doanh đã thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên với doanh thu hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên các lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng và 10 tỷ đối với lĩnh vực thương mại và dịch vụ.

Các hộ và cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán cũng như có nhu cầu thì vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã).

Nhóm 5. Hộ và cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, bán lẻ hàng tiêu dùng, có cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi thì phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế từ năm 2018.

Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc.

Nhóm 6. Hộ và cá nhân kinh doanh không đáp ứng được điều kiện như ở nhóm 4 nhưng vẫn cần hóa đơn để giao cho khách hàng.

Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã để giao cho khách hàng với từng lần phát sinh và hộ, cá nhân phải khai và nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử dựa theo Mẫu số 6 Phụ lục Nghị định 119/2018.

Nhóm đối tượng được miễn phí khi sử dụng hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế, bao gồm:

1. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ, cá nhân kinh doanh và hợp tác xã thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hay đặc biệt khó khăn.

2. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong khoảng 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

3. Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ trở nên thuộc lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng hoặc 10 tỷ đối với lĩnh vực thương mại và dịch vụ theo quy định như nhóm thứ 4 ở trên trong thời gian 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

4. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo giới thiệu của Ủy ban nhân dân tỉnh các thành phố trực thuộc trung ương cùng quy định của Bộ tài chính, trừ các doanh nghiệp đang hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp và khu công nghệ cao.

5. Một số trường hợp doanh nghiệp cần khuyến khích khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực hay còn được gọi là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được CQT cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi CQT cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực, bên cạnh đó doanh nghiệp sẽ không cần phải lập báo cáo  tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử có mã này.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Để bắt đầu sử dụng, cần phải tiến hành đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với Cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế Việt Nam.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được chia làm 2 phần chính đó là:

– Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

– Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã

Chi tiết về đối tượng của từng loại hoá đơn điện tử cũng như hồ sơ và thủ tục các bước cụ thể bạn có thể tham khảo trong bài viết: Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hóa đơn điện tử

Những câu hỏi thường gặp

Có lẽ trên đây là những điều chưa đủ để các bạn hiểu hết về hóa điện tử, EasyInvoice đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử, và bạn cũng có thể dễ dàng tiếp cận hơn trong chuyên mục: Bạn hỏi – EasyInvoice trả lời.

1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 119/2018 của Chính phủ, toàn bộ các doanh nghiệp sẽ phải chuyển qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.

2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Chúng là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương đương với một bản hóa đơn giấy thông thường.

3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?”

Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.

4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy định. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang đầy đủ tính pháp lý.

5. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với suy nghĩ đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện lợi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán có thể dễ dàng sử dụng.

Bên cạnh đó, Easyinvoice còn có cả một chuyên mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết chi tiết dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, các hỗ trợ viên luôn sẵn sàng hỗ trợ bất kì lúc nào.

Trên đây là bài viết tổng hợp một số thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Nếu như các bạn còn điều gì thắc mắc vui lòng để lại góp ý ở phần bình luận hoặc gửi inbox tới fanpage của EasyInvoice nhé.

 

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Sử dụng ngay
Hóa đơn điện tử Easyinvoice

Tư vấn hóa đơn điện tử

0981 772 388 0919 510 089

Hỗ trợ kỹ thuật & CSKH

1900 56 56 53 0961 949 588
0981 772 388