Khi giao hàng bên giao và bên nhận phải ký nhận về số lượng hàng đã giao nhằm xác định quyền và trách nhiệm đối với bên còn lại. Trong trường hợp này, các bên cần phải có văn bản xác nhận với nhau, ở đây các bên sẽ sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Cùng Hóa đơn điện tử Easyinvoice tìm hiểu chi tiết tại bài chia sẻ hôm nay

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản giữa hai hoặc nhiều bên thể hiện việc một bên đã bàn giao hàng hóa, và một bên đã nhận hàng trên thực tế. Văn bản này được lập căn cứ theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó có thể là tỏa thuận miệng, có thể là ký hợp đồng…

Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên.

Trên thực tế hiện nay thì pháp luật không có quy định cụ thể về Biên bản bàn giao hàng hóa. Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp, cá nhân có thể tự lập mẫu văn bản phù hợp với mình. 

2. Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản cần phải được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau. Biên bản giao nhận hàng hóa có những đặc điểm như sau:

Biên bản sẽ được lập ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.

Khi bên bán đã thực hiện giao đủ số lượng hàng hóa, sản phẩm cho bên mua và bên mua sẽ kiểm tra lại và ký xác nhận vào biên bản.

Biên bản giao nhận hàng hóa phải chứa đựng đầy đủ các thông tin của các bên thàm gia (như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người đại diện) và thông tin hàng hóa (tên loại hàng hóa, chủng loại, số lượng…)

Biên bản bàn giao hàng hóa thường có những nội dung chính như sau:

• Thông tin của bên bán hàng, bên nhận hàng (và bên giao hàng nếu  có);
• Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
• Bên nhận hàng: tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại điện, chức vụ
• Bên giao hàng: Tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại diện, chức vụ
• Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
• Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên.

Mỗi một biên bản giao nhận hàng hóa sẽ có những sự khác biệt nhất định tùy thuộc theo điều kiện, loại hàng hóa và theo ý chí của các bên nhưng phải đảm bảo đúng thủ tục và không trái với quy định của pháp luật.

>>>>>> Tìm hiểu thêm: Sử dụng hóa đơn điện tử phải xuất trình thế nào khi vận chuyển hàng hóa

3. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Đây là một dạng biên bản giao nhận theo hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai công ty, đối với những trường hợp việc mua bán hàng hóa nhỏ lẻ nhiều, các bạn có thể lược bỏ những nội dung không cần thiết và in thành quyển (có 03 liên) để sử dụng thường xuyên. 

Đối với những hàng hóa có mức độ phức tạp cao hơn, cần lập biên bản giao nhận càng chi tiết, càng cụ thể thì càng đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

Dưới đây là mẫu  biên bản giao nhận hàng hóa chung

4. Hướng dẫn cách viết biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa được viết theo hướng dẫn sau:

• Phía trên cùng bên tay trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”
• Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa
• Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.
• Thông tin của các bên giao hàng và nhận hàng.
• Thông tin hàng hóa được mua bán, giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, ghi chú.
• Chữ ký xác nhận của các bên.

>>>>>> Xem thêm: Xác định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 

>>>>>>  Tìm hiểu ngay: Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

5. Lưu ý khi lập và ký biên bản giao nhận

Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, người thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:

Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện…)

Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi làm hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận. Bởi nếu để thực hiện cuối cùng thì sẽ không bám sát được quá trình mua bán giao nhân và dễ xảy ra sai sót hơn.

Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02. Nếu không có phần chữ ký người đại diện và đóng dấu của cả 02 bên hoặc thiếu một trong hai bên thì biên bản sẽ không có giá trị pháp lý.

Biên bản giao nhận hàng hóa cần được sao thành hai bản, bên bán và bên mua mỗi bên sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý nếu có tranh chấp không may xảy ra.

Mỗi một biên bản giao nhận hàng hóa sẽ có những sự khác biệt nhất định tùy thuộc theo điều kiện, loại hàng hóa và theo ý chí của các bên nhưng phải đảm bảo đúng thủ tục và không trái với quy định của pháp luật.

Một điểm cần lưu ý nữa khi lập và ký biên bản giao nhận đó là biên bản giao nhận sẽ là chứng cứ chứng minh cho việc thực hiện hợp đồng. Do đó, khi lập biên bản giao nhận cần căn cứ vào nội dung của hợp đồng mua bán để có thông tin chính xác về việc giao nhận hàng hóa.

>>>>>>>> Cách Khôi Phục Mã Số Thuế Của Doanh Nghiệp. Xem ngay tại đây.

>>>>>>> Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Tìm hiểu ngay.

Hoạt động mua bán hàng hóa là một trong những hoạt động phổ biến trong kinh doanh, có liên quan trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp nên mọi giai đoạn đều phải được làm cẩn thận để tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Hy vọng bài viết trên đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp bạn đọc có thêm thông tin để thực hiện chuẩn theo mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất.

==========

Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPIT – Phần mềm kê khai đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Đáp ứng đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 37/2010/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu, đảm bảo việc nộp chứng từ đúng hạn
• Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán Easybooks và chữ ký số EasyCA
• Hỗ trợ báo cáo theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ chứng từ
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM KÊ KHAI EASYPIT

Video giới thiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN EASYPIT

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn